公文写作10条万能法（用5分钟大幅提升公文质量和水准）

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前面讲过，领导和上级在最短时间内判定一篇公文的质量和水准：一不看结构；二不看标题；三不看起始段或结尾段，而是要看格式。

曾领衔撰写单位的年度工作总结，收上来下面几十个部门的年度总结。有些总结下了功夫，文字通畅、资料翔实，可以不加修改地引用，极具参考价值；有些胡堆乱砌，利用价值不大。

各个部门的材料看多了，发现一个规律：一般而言，一眼看上去格式规整，标题小标宋二，正文仿宋三，标题按“一、”“（一）”“1.”“（1）”依次排下来的，往往文字内容也属上乘；而那些交上来格式乱七八糟，整篇宋体五、字小得看不见的，或者标题零号字，感觉不是在写公文而是在刷标语的，文字内容读来常常也是味同嚼蜡，索然无味。

难道格式是否标准和公文质量高低有什么直接关系？答案是肯定的。

其实，当时请各个单位提供年度总结的时候，并未统一要求格式，但很明显，各个单位还是把自己的一贯工作作风带到了总结里。

那些对格式一丝不苟，无论什么情况下都严格按照公文格式规范塑造自己文字的单位，往往都是训练有素、管理规范的单位，对内容会认真对待，反复推敲，结果就是公文质量高，上级单位满意。

那些对格式随随便便、随心所欲的单位，往往是对公文写作规范十分陌生，人员公务素养欠缺的单位，连格式都弄不好，还能指望他们提供什么出彩的内容呢？

将心比心、以心换心，你在拿格式评判下级单位的工作水准，上级单位也在拿格式评判你的工作水准。

是天平座，懒得很，曾经看不上一些专司文书的同志那处女座一般的、对格式吹毛求疵的态度。

那时觉得，《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》之类的条例和标准，当然很重要，但那是约束正式公文，是约束有法律效力的公文的，而正式公文反正也要经过文书部门的冗长流程，反复修改，他们自然而然会把格式调正确，我干吗要懂公文格式？

坚信，给领导写讲话也好，给单位写总结也好，关键是要把内容打磨好，至于格式，只要字别太小领导看得清就行，干吗非要懂那一套标题几号什么字体，正文几号什么字体，一级标题用“一”，二级标题用“（二）”的条条框框，太烦琐，太形式主义。

直到后来，有一次给上级部门反馈对某规定的意见，很简单的两页纸文字，分管领导看过之后，交代我，没问题，按要求反馈给××部门吧。秉持“马上就办”的精神，迅速地把反馈意见传真给了上级部门。

不一会儿，桌上的电话急促响起，一接，是分管领导愠怒的声音：，你报给××部门的材料格式怎么是乱的？！我一惊，辩解道，领导啊，那不就是个反馈材料吗？连公章都没盖，更不是正式公文，还要求什么格式？

后来才知道，××部门并未经官方途径对反馈的材料提出意见，不过上级部门负责该项工作的××处长和我们领导很熟，私下提醒了我们领导，说我们报的那材料格式乱七八糟，而其他单位的则都是一板一眼，我们的东西在一堆材料里很扎眼，显得极为业余。

××处长还开玩笑说，不像是你们单位一向以来的工作表现啊，是不是最近抓得不紧？搞得我们分管领导脸上相当挂不住。

可见，公文的格式一方面是单位的脸面，别人从这一点来判断单位的工作状态、管理水平。相应地，公文的格式也是办公室人自己的脸面，别人从这一点来判断你个人的业务能力、作风态度。

一个单位发的公文如果格式错误，缺词少字，那么这个单位的管理水平和运行状态必然会遭到强烈质疑。一个人弄材料都不注意格式，随心所欲，那么你的文字水平必然难以让人信服，甚至工作作风也难被认可。

千万不要把遵守格式只理解成对专门核文发文人员的要求，千万不要把格式只理解成对正式印发公文的要求，只要从你手里流出的文字，只要给别人看了，要派上用场了，你都要把它的格式当成自己的脸面。出个门，牙缝里的韭菜总要搞干净吧！

自此，在这里，调好格式就成为修改公文的第一步，数万言的总结、汇报也好，百八十字的通知、谈参、讲话也好，给上级单位或领导精细打磨的成品也好，初步拿出来拼拼凑凑的草稿、靶子也好，都要严格按《党政机关公文格式》调好格式。

时间长了，发现把格式先调好，绝对是四两拨千斤的划算买卖，甚至因为这个经常轻易获得表扬，似乎连文字内容也跟着沾了格式的光。

有时候拿出来的东西，别人还没细看内容，就先表扬一句，“很规范啊”“很是那么回事啊”“看着没啥大问题”，一下子就把作者判定为一名在文海遨游多年的老笔杆子，带着一种认可乃至敬畏去审的稿子，修改意见明显提得少多了，认可度明显高多了。

前面扯了半天，主要还是提高认识层面的东西。如何快速掌握公文格式规范？当然最好是去把好几十条的《党政机关公文格式》背下来，如果实在力所不逮，版头套印这类格式你可以不掌握，但正文格式一定要清楚，至少要记住以下四个方面的要点：

并非越大越好，千万别用黑体！一般用2号小标宋；在顶端或红色分隔线下空二行位置；分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当；标题排列应当使用梯形或菱形，工字型简直丑得不能看！若有副标题，破折号之后用3号楷体。

关于标题的摆布还有一个值得注意的小问题，那就是排版的时候尽量要把每一部分的标题和其下的内容安排在同一页纸上。很多人在排版时不注意这一点，标题放在第一页最后一行，内容却从第二页第一行开始，明明是同一部分的内容，作为旗帜的标题和作为支撑的内容却被硬生生拆散了，这样容易给读者阅读、理解该部分的内容造成不便。正确的做法应是敲下回车，把标题安排在第二页的起始，这样标题和内容就“无缝衔接”了，阅读时感觉会顺畅许多。

仿宋！仿宋！仿宋！不是仿宋自己打屁股，最基本的都不懂。一般用3号仿宋；每个自然段左空二字，回行顶格。

按照规范，文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字；都是三号，都不加粗！

规范要求的是排版每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。在Word里如何达到呢？一是调页面设置，页边距上3.3，下3.3，左2.9，右2.6，页脚边距2.9；二是调行高，固定值29磅。注意，这些数值并非一成不变，可以根据稿件的实际微调。

有些人弄完材料，从来不记得加个页码，四五十页的汇报材料，页底端也是光秃秃一片。殊不知，这会给领导，有时甚至会给自己造成极大不便。讲话稿没有页码，领导念着念着就不知道念到哪去了；总结稿没有页码，打印装订时出了问题都无从发现；上报材料没有页码，上级收到一大堆搞不清顺序的传真，简直要吐血。调材料格式，一定记得加上页码，最好是在每页显示一共几页，本页是第几页。

做到以上几点，一眼看上去，公文的格式就基本规范了。当然，其他关于附件、署名、日期等都有相应要求，这个就不再赘述，请大家在《党政机关公文格式》（见附录）里翻查吧。

总之，公文写完了，先别急着发邮件、交领导，花五分钟，把格式认认真真调一遍，敢说，即使一字不改，这篇文章在别人眼里的水准，也高了不少。