最新会计档案电子化管理（电子会计档案01采集归档无难事）

“大智移云物”等新技术引领的科技革命推动了财务的信息化、智能化和数字化变革，提单、审批的移动化，财务审核的智能化，数据分析的实时化，都在重塑财务工作新模式。

会计档案是企业经营记录的直观反映，档案室更是任何一家企业或单位都不可避开的一个“实体空间”。然而，在越来越多的财务工作开始线上高效处理的趋势下，随之产生的大量数据信息，也亟需一个“虚拟空间”来实现电子档案的归档存储。

传统实体档案室

在档案管理上，通过建立电子档案系统，打通财务信息化建设最后一公里，就可以将纸质归档模式中的如下痛点问题“一网打尽”。

前有技术驱动，后有政策引导。档案电子化浪潮开启自2013年12月——国家发改委、财政部、国家税务总局、国家档案局四部委联合下发《关于组织开展电子发票及电子会计档案综合试点工作的通知》，明确推动电子发票的接收及归档保存。经过数年的政策完善，财政部、国家档案局今年3月底发布重磅文件《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，规定了“来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力”、“单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证”、“符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力”等内容，明确了电子会计档案的法律效力，为数字化时代电子档案管理提供良好的应用环境。

大势所趋，时不我待。中兴新云电子档案系统，为企业会计档案收集、鉴定、整理归档、保管、借阅、鉴定销毁的全流程的数字化管理提供有力支撑。

下图为中兴新云电子档案系统的功能架构图。本篇我们主要介绍的功能为档案采集、凭证匹配和分册归档。

中兴新云电子档案系统功能架构

• 档案采集

除正在逐步进行电子化推广的发票外，会计凭证、会计报表、账簿、银行回单、银行对账单、合同、证照等会计档案，都可通过电子档案系统，以电子数据取代传统纸质载体。电子档案系统可以通过多系统集成实现会计资料采集自动化，确保电子档案的完整性。

电子档案系统可以与票联系统对接实现电子发票的采集验证；与电子影像系统对接可以获取电子影像文件；与会计核算系统对接，实现会计凭证的采集；与银企互联系统对接完成电子银行回单的获取；针对纸质文档，系统支持扫描仪批量扫描上传和手动新增的方式维护财务资料信息。

• 凭证匹配

电子档案系统内置编码规则，根据编码信息确定同一项业务各单据之间的关联关系，因此，发票、报账单、记账凭证和银行回单等可依据编号之间的映射关系，在后台自动完成匹配，但也可保留档案管理员手动匹配的权限。

档案管理员可以通过系统操作，进一步确认电子影像和电子凭证的匹配情况，保证单据、影像、凭证的准确对应。

• 分册归档

分册归档是档案管理的“重头戏”，如何实现实物档案和电子档案的顺利归档呢？电子档案系统能够发挥怎样的作用呢？我们可以从以下三个方面来一探究竟。

• 单据匹配成功后，将通过电子档案系统进行凭证分册。电子档案分册信息与实物档案保持一致。
• 档案上架入库后，可在系统中维护具体的库位信息，包括城市、仓库、架位等详细信息，确保电子档案和实物档案的对应关系。
• 借助条码技术，可以保障电子档案和实物档案的一致性，实现档案库存的虚拟化管理和档案盘点的自动化。

本篇我们介绍了解了电子档案系统的整体定位，主要探索了电子档案管理过程中的三项基础功能。下期我们将介绍中兴新云电子档案系统的更多功能：借阅管理、统计分析和联动管理，为您全面展示档案“云化”管理的新工作模式，欢迎继续关注！