陌生企业如何拜访（500强员工如何开展商务拜访）

疫情当下，企业的生产经营受到了很大影响。

被停工的企业，以及被隔离的人群，无不期待早日恢复生产；而那些尚能正常开展业务的企业，则抓紧时间四处奔走、积极寻求商机开展业务。

企业之间的商务拜访形式多样：从客户交流，到生意回顾会议，再到各种重要合作与签约发布仪式……作为职场的商务人员，一定要对以上各种类型了如指掌。

常言道：谈判永远不是靠口才，而是靠准备——要想有一个完美的商务拜访，必须要做好方方面面的工作，赢在执行、赢在细节。

常见的商务拜访，往往分为以下几类：

一、参观交流

同行或异业间开展，也就是我们俗称的“学习之旅”，主要是登门学习优秀经验和成果，常见于各种高新技术和独角兽企业、以及大型国企和500强企业。

二、业务沟通

包括业务交流和生意回顾会议，有明确的主题和待解决问题，规模大小不等，频次相对较高，是最常见的类型。

三、商务谈判

双方或多方就未定的事宜进行专项讨论，最终目的是要达成共识、拿出方案、匹配资源、落地推动。

四、仪式性拜访

往往具体业务人员把条款和细节谈好了，双方大Boss最后露面一锤定音：它是一种确定性的、成果性的、有里程碑意义的。

此外、这类拜访，往往还伴随着签约合作、启动仪式、媒体采访等对外环节，对场面、流程和仪式感要求更高。

作为职场人，企业之间的生意回顾会议，便属于典型的业务沟通。我们以此为例，假定自己是会议发起人和业务对接人，按照时间顺序，看看应该如何准备。

第一部分：会议前

一、明确目的

常见的生意回顾会议，一般围绕以下几种目的：

1、总结上阶段并部署下阶段；

2、解决某些问题；

3、达成某些共识并获得支持；

4、明确彼此关系和态度。

明确目的之后，就可以相应地确定会议形式、落实资源，进入具体准备环节。

二、确定基本信息

首先要落实6个基本要素：时间、地点、人物、行程、主题和议程。

基本要素需要逐一进行确认。关于行程，在上一篇文章中，我们详细介绍了商务公干的衣食住行几个方面，具体可参见《商务出差：要想优雅淡定、就看衣食住行》。

三、议程设计

生意回顾会议的议题相对固定，一般而言包括三个部分：前期复盘（数据通报、亮点与机会点）、当期重点（目标与举措）、待处理问题（待解决问题与所需支持）。

此外，会议往往还伴随有其他环节，比如：产品参观与展示、员工关怀与激励、签约启动仪式等——设计流程时，内容安排是一个重点，各环节之间的衔接则是另一个重点。

四、材料准备

如果你是会议发起者，那就要开始准备材料：包括会议资料和会前生意简报。

PPT是商务交流中最常见的会议资料呈现形式，它体现的不仅仅是数字、文字和图片，更是体现了你的逻辑水平与思考层面，是职场人应该熟悉驾驭的最基础工具。

如何做PPT就不展开讲了，这里仅提示一个商务细节：除了选择与会议主题、基调相符的模板之外，提前在母版设置里加入参会双方的Logo，也是细节的体现，会拉近会谈时彼此的举例。

在会议开始前48小时，建议资料要准备完成，并报上级领导审阅——如需调整，还有足够时间。

五、生意简报

除了开会期间使用的会议资料，我们再着重介绍下生意简报。

生意简报一般A4纸大小，不超过一页纸，正反面打印。

它的作用，是为了方便己方高级别参会人员，尤其是不够了解具体业务细节的大Boss，能够在通往会议室的途中，在2分钟内了解会议重要参考信息和决策建议。

生意简报一定要提前准备好，在微信发送PDF电子版的同时，也要提前打印好——最好亲自交到Boss手上，并在会谈结束后及时收回，做到“阅后即焚”。

六、事先检查

会议材料要反复检查，除了数据、内容要反复核对，细节也不能马虎：对外输出的内容，每一个标点符号都要认真检查——这不仅体现了公司的形象，更体现了个人的教养。

此外，设备也需要提前到场调试，避免会议开始后各种突发情况：包括麦克风的声音，投影仪的尺寸和颜色。如果是远程会议，更要反复调试，尤其是画面、音效、网速以及静音。

七、事先推演

做好以上工作准备后，接着就要开始推演彩排，也就是我们常说的——推沙盘。

推沙盘的习惯，每个职场人员要养成。

俗话说:沙盘上打不赢的战争，在现实中绝对不可能取胜。要想正式会议的时候不出漏子，我们就要事先反复演练，查漏补缺，及时调整。

第二部分：会议中

完成前期准备，我们进入会议环节。

一、议程安排

生意回顾会议，基本可以按照常见议程进行：暖场环节、正式议题、重点讨论、总结结束。

其中，重点讨论部分，需要双方就核心事项、主要问题和面临挑战进行重点磋商，以建设性的心态求同存异，最终达成共识。

涉及到资源配置，则需老板进行拍板。对于一些资源需求较大，不便于当场拍板的，可以采用“虚拟老板”策略，延时反馈。

会议的最后，是总结环节：要不要做、做哪些、谁来做、怎么做、到什么时间出什么结果——把这几个问题确定了，这个会议就算是有初步有成效。

二、角色分工

会议中，每个人都有自己的角色。以下角色，需要在会前安排妥当。

1、主持人

首先纠正一个观点：主持人未必要普通话标准、字正腔圆。

直接业务对接人应该担任主持人——这个角色要求熟悉业务，熟悉双方，其主要作用是引导议程、聚焦问题、控制时间。

2、会议纪要

让级别最低的去做会议纪要是一种常见的误区——人选上，要选择逻辑思维能力强，文笔好的人员担当。

拉卡拉的孙陶然老师曾经有一个观点：开会的目的是输出会议纪要——由此可见这个角色的重要性。

3、现场会务

一名好的现场会务人员，往往能让参会双方忽略其存在——这个道理类似于足球比赛中的裁判。

对现场会务人员而言，端茶倒水只是最起码的要求。除此之外，还需要担当此任者洞察全局、眼疾手快、耳听八方、随时处理各种突发事件，随时做好环节间的衔接过渡。

三、注意事项

一般而言，都会事先明确会议的起止时间——涉及到会后有商务宴请时，主持人要避免拖堂，以免下班高峰期出行拥堵。

此外，会议过程中出现突发情况是难免的，要学会应对。如果你不是有经验的人，那就要找到一个有经验的人，拜托对方随时留意并及时处理。

最后，还要注意营造氛围。不管什么样的会议，双方都要注意“正向建设”，并且最终要力争形成结论。

第三部分：会议后

一般而言，会议筹备期间，就要和领导商量是否需要安排用餐。如要用餐，则需统一安排调度。

会务人员在会议开始前，要根据选定的餐厅，做好就餐人员统计和分车、分桌安排、并及时下发地址导航信息和就餐指引。

相关人员，可以分为大部队和先头部队，先头部队要在会议结束第一时间（或提前）离场奔赴用餐地点，做好点菜、停车位安排并熟悉房间。大部队则要在行进中随时和先头部队同步路况及异常。

会后，如果不涉及用餐，就礼貌道别、各回各家，进入会后跟进阶段。

会后做什么？就个人经验而言，首先整理人员信息。

对于会议期间新扫码添加的人员，及时做好分类和备注，以便日后准确唤醒。

其次，及时致谢。

建议，在拜访结束1-2小时后，要给对方的领导和对接人员、工作人员及时致谢，感谢他们的宝贵时间并予以的各项支持——这是一种基本的商务礼节。

然后，及时输出会议纪要。

企业里不成文的规定是：会议纪要从撰写、审核到发出不要超过48小时。

会议纪要主要包括四方面：基本信息、主要议题、共识与承诺、行动计划。

此外，在发出前，要经过双方共同审核，避免形成一言堂，到时扯皮不买账。

如果在会上，没有明确下次开会的时间，回去以后，还要进一步预约下次会面的时间，做到心中有数。

以上，便是作为会议发起者，从头至尾的生意回顾会议的完整流程。

最后，我们期待疫情尽快结束，企业尽早复工，商业再次繁荣！

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