寇纪东谈公文写作164（寇纪东谈公文写作164）

172寇纪东谈公文写作164—10：公文格式各要素——附件说明应如何标注

寇纪东

《公文处理工作条例》规定“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、主送机关、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。”从18个方面规范党政机关公文主送机关各要素。如何具体运用，笔者通过认真研读《公文处理工作条例》，结合工作实践，查询有关资料后认为：

一、附件说明标注中存在的主要问题

（一）未标注附件说明。根据《机关公文处理条例》规定，公文有附件就必须标注附件说明，不能简单地写“附件ⅩⅩ份”字样。

（二）标注位置不正确。一是在正文下一行编排,没有空一行;二是未左空两字而顶格编排。

（三）标注方法不正确。一是附件顺序号用汉字“一、二、三……”标注;二是附件名称后标注标点符号;三是文字较长的附件说明回行后顶格编排。

二、附件说明的概念和作用

（一）概念。指公文附件的顺序号和名称，是附件这一公文格式项目要素的标识问题，即对附件的情况作简要标注。

（二）作用。一是强调。作为正文的一部分，为了向受文单位或群体说明这部分内容的客观存在；二是目录。附件说明把所有“公文附件的顺序号和名称”标注在一起,使受文单位或群体一目了然地看到公文有几个附件和每个附件的名称、顺序。

三、附件标注的写法及规定

根据《2012年党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式国家标准》等规定，应做到：

（一）如有附件。在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称，

（二）如有多个附件。使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.×××××”)。

（三）标点符号。附件名称后不加标点符号。

（四）对齐方式。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。