怎样快速打印成批的奖状，大量奖状请柬会议通知

EXCEL进阶课堂成长过程中，得到了各位粉丝关注和支持，给了严Sir持续更新的动力，谢谢大家。

通过私信，陆续有小伙伴提出了工作当中的实际问题，严Sir从中选取了一些有典型代表意义的问题进行发文回复，希望能给大家带来一定的启示，举一反三。

有位小伙伴，是学校教务处的员工，9月份开学时，学校要为200名学生颁发上期各项活动获奖的奖状，要求他把这些奖状打印出来，做好相应的准备工作。

拿到各部门上报的获奖名单后，他感觉非常为难。为什么呢？

学生姓名不一样，参加活动不一样，获得奖项不一样，200人，一个一个打，既累又麻烦。有没有好的方法，让这件事情变得简单且高效呢？于是他给进阶君发来了求助私信。

这是一个常见的问题，解决的方法有多种。进阶君综合考虑后，挑选一个学习成本低、容易掌握、通用性强的方法来讲解。这个方法叫做“邮件合并大法”。学会这一技能，以后再遇到批量生成大量基本格式相同的文档时，你一定会如鱼得水，会飘飘然的。

1 什么是邮件合并？

邮件合并是WORD里面的一项功能。对，你没有看错，是WORD不是EXCEL里面的一项功能。

word2010截图

邮件合并功能：根据已有数据，批量生成具有固定格式的文件。

如何理解？生活当中写婚宴请柬是一个很好的例子。请柬的格式是固定的，除了被邀请人的姓名不一样之外，其它的内容都一样。我们的把被邀请人的姓名抽出来，放在一个单独的文件中（数据源），将请柬的固定格式做成一个文件（模板），然后用邮件合并功能，快速地、自动地将数据源和模板结合在一起，生成每个人的请柬。

通过上面的描述，我们明确了邮件合并有三个组成要素：

第一：数据源，就是不一样、变化的内容，这个我们通常在EXCEL中去建立；

第二：模板，就是固定格式内容，这个我们在WORD去建立；

第三：生成结果，就是最后生成的文件，也是我们需要实现的目标。

2 怎样进行邮件合并？

第一步：建立数据源，在EXCEL完成。

进阶君以小伙伴提问有基础，以序号、姓名、活动名称、获奖等级四项内容在EXCEL中建立了工作表，完成了数据源的构建。最后工作簿存放在桌面上，取名为 学生获奖情况表。

第二步：建立模板（奖状上的固定内容），在WROD里面完成。

（1）完成页面设定

这是一步非常重要的操作。奖状、请柬等纸张的大小与A4大小是有很大不同的，所以需要对页面大小、边距设定等做好设置，在实际操作中，经常会用尺子去测量，并且试打几次，确定页面设定的准确。

（2）设计固定内容

进阶君根据小伙伴的描述，大体上思考了一下奖状上的固定内容，然后在WROD里面完成了模板的设计，最后文档存放到桌面上，取名为 奖状模板。

模板样图

模板中的三个横线部分，会被分别填上姓名、活动名称、获奖等级三个内容。

第三步：完成邮件合并，在WORD里面完成。

模板完成保存以后，我们不需要关闭，直接在这个文档里面进行下一步操作。

（1）打开邮件合并向导（这个向导对于初学者非常友好）

依次点击邮件菜单、开始邮件合并、邮件合并向导，就会在屏幕右侧出现向导界面。

（2）选择文档类型

这里共计有5种类型，每种类型会有一些差异，因为篇幅的问题，不在此展开，直接选择信函类型即可。点击一步。

（3）选择开始文档

所谓的开始文档，就是模板，当前打开的文档就是模板，所以选择使用当前文档即可。点击下一步。

（4）选择收件人

在这里显示 选择收件人 的原因是因为前面的类型选择是信函。选择收件人，就是选择数据源。数据源是一个单独的文件，我们选择 浏览 来确定位置和文件。这一步非常重要，直接决定着邮件合并是否能成功。

具体的操作过程如下动图所示：

（5）撰写信函

进入撰写信函界面，选择其它项目，弹出插入合并域窗口。

然后根据模板当中的设定，将姓名、活动名称、获奖等级三个数据库域插入到指定的位置。在这里一个地方需要说明，就是在弹出 插入合并域 窗口的情况下，在模板里面是无法移动光标的，所以我们可以先把所有需要一起插入，然后再来拖动它们的位置即可。

具体的操作过程如下动图所示：

接下来修改一下文档格式，如将下划线取消、相应部分的字号放大等，最后的操作的效果图如下所示：

（6）预览信函

点击下一步 预览信函 后，可以看到做出的效果，并且可以通过移动收件人来查看每个人的情况。

（7）完成合并

确认信函无误后，下一步就要 完成合并 。完成合并时，有两个选项：一是打印，表示直接将结果发送到打印机上面打印出来；二是编辑单个信函，表示将生成的结果存为另外一个文档。

通常情况下，我们会选择 编辑单个信函。这个案例，我们选择编辑单个信函，将生成的结果存为 奖状打印。

具体操作如下动图所示：

到此，我们就完成了邮件合并，得到了想要的结果。扫尾工作只需要将 奖状打印 文档打印出来即可。

3 总结与注意

通过前文的描述，我们明确了邮件合并一般来说有三个组成要求：1.数据源 ；2.模板 ；3.合并结果。

邮件合并的过程就是把数据源当中的每条记录贴到模板上，为每条记录生成单独一页的过程。

如果发现做出的内容有错，如果是模板有错，就去改模板，如果是数据有错，就去改数据源，改完以后，重新去完成邮件合并。

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为方便小伙伴们学习，进阶君将原始素材共享出来，获取素材的方法：

第一步：关注 Excel进阶课堂。

第二步：私信 Excel进阶课堂，因为设定的是自动回复，所以内容一定要准确

私信内容：练一练

第三步：根据得到信息打开网盘，找到 答粉02学生获奖情况表 工作簿 自行下载

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