为什么其中一封邮件不能回复（为什么对方不回你邮件）

我们的办公室越来越安静了，同事们打电话的声音越来越少，噼里啪啦的打字声越来越多。大事写邮件，小事用微信，电话渐渐成为了一个摆设，文字取代了声音成为了沟通的主旋律。但是，文字沟通无法传递表情和语气，这让沟通缺少情感，不容易建立人与人之间的链接。

有什么办法可以让文字沟通更富有情感呢？

有，那就是像跟朋友聊天一样写作的古典风格。这不是说用古典风格写成的文字，都是一句一句的对话，而是你在写作时，要假设在和对方聊天，把自己当作博物馆的解说员那样，向游客介绍藏品。我不是在教导你，也不是在论证什么，我是一位平等的导游，你跟着我，一路边走边看。

你可能觉得听起来，学会古典风格并不难，聊天谁不会呢，但实际做起来好像又没那么容易，那么我们应该怎么掌握这种风格呢？

我们要有一个意象：“对面有人”。写作时，你要想象你面对的不是屏幕，而是另外一个人；而且他也在关注着这件事情，你们两个人对这件事的看法会相互影响。比如，你向领导汇报这项工作有困难，需要增派人手，那么领导自然会问，有什么困难，需要增派多少人手，为什么要增派？如果你在写报告时，就想到了领导会产生的疑问，领导自然会觉得你思虑缜密，更容易同意你的请求。

有的时候，我们要说的事情比较复杂，可能说着说着对方就抓不住重点了，需要你重头再说一次。为了避免这种情况，我们需要用一个论点引出另一个论点，让对方紧跟出场的事物，抓住主题，领会重点。具体方法有以下几种：

一、建立文章的组织结构

人的记忆是有限的，大多数人一次最多只能记住7项内容。这就好比我们的大脑只有7个抽屉，装满了，就很难再装了。

那么，人是怎么记住大量信息的呢？说来也不复杂，就是“组块化”。

比如下边有 14 个字母，你可以试一试，想要一下记下来，非常不容易：

C、P、U、I、C、B、C、N、B、A、F、I、F、A

是不是已经快记不住了？

可是没有人规定，大脑里的每个抽屉只能装一个字母，所以我们可以把 14 个字母分组：

CPU：电脑的中央处理器；

ICBC：中国工商银行的缩写，网友调侃读作“爱存不存”；

NBA：美国职业篮球联赛；

FIFA：国际足球联合会的缩写，也是一款特别好玩的游戏。

这样，我们只用四个抽屉，就能把这些字母装进大脑。这个过程，就叫“组块化”。大部分提高记忆的小技巧，背后的原理，都是组块化。

组织文章也是同样的道理。你可以先把脑海中的观点记在纸上或者索引卡片上，随意一些也没关系；然后把看似相关的观点放在一起，形成一个组块，然后把相关的组块再放在一起，形成一个更大的组块，最后你将拟出一个树形的提纲。写作时，再将树形的提纲转化为线性的文字。

二、开头点明主题

心理学家约翰·布兰斯福德和玛西亚·约翰逊做过一个经典实验，表明为什么让对方尽早知道主题非常关键。他们要求实验参与者朗读并记住以下段落。

此项过程实际上非常简单。首先要将它们根据不同成分进行分组。

当然，这也取决于数量有多少，有可能一组就够了。

如果你由于缺乏设备而不得不去别的地方，那是下一步了，否则就已经准备就绪了。

不要过度努力，这是很重要的，也就是说，每次宁少勿多。

短期看来这似乎并不重要，但一次处理太多，后遗症可能会很快显现。

一次错误的代价也可能很大。

操作方法不言自明，此处不再赘述。

起初，整个过程可能看起来复杂，不过很快它就会变成生活的一部分。

目前还无法预测在不远的未来，这样一项任务的必要性会否消失，但谁也说不好。

不必说，这段文字对实验对象来说毫无意义，我想对你来说也是一样。他们基本记不住什么词句。另一组人拿到了同样的段落，但在他们读这个段落之前，得到了一个小小的主题指引：“你将要听到的这段话，是关于洗衣服的。”于是，他们的记忆水平翻了一倍。第三组则是读完之后才知道主题，这基本于事无补。

所以，对作者来说这是一个明确的原则：为了理解文章，读者必须要知晓主题。

三：用相同主语形成主题链

每部电影中都有一个主角，文章也是；并且文章中尽量把这个”主角“放到主语的位置，让读者的视线随着主角移动，串联起所有的观点。

请阅读以下这段话：

美国北方和加拿大是苍鹭生活繁育的地方。在此地过冬有其优势。大蓝鹭主要生活在美国北部。当寒冷天气来临时，苍鹭会飞向南方。越早抵达繁育地点的苍鹭越占优势。科德角的冬季相对温和许多。

读起来是不是有点费劲？这是因为每句话的主语都不一样，一会是美国北部和加拿大，一会是大蓝鹭，一会是苍鹭，我们听起来或者读起来的时候，注意力在不停地变换。如果我们把主语归拢一些，马上就不一样了。

苍鹭主要生活在美国北方和加拿大。而大蓝鹭只生活在美国北部，当寒冷天气来临时，一些大蓝鹭会飞向这片区域以南的科德角。大蓝鹭在此地过冬有其优势，因为科德角的冬季相对温和很多。它们越早抵达繁育地点，就越占优势。

这一段话全部用大蓝鹭贯穿，大蓝鹭就是镜头的主角，我们跟着它们生活、迁移、繁育。这就形成了文章的主线，带领读者从一个句子到下一个句子，注意力始终集中在主题上。

四：有逻辑地联系前后陈述

你要把内容有逻辑地连接起来，这样读者才不至于在一个叙述转到另一个叙述时，迷失了方向。常用的联系关系有：相似性、时空性以及因果关系。

所谓相似，就是并列、对比、层层递进这类平行结构，一二三四，综上所述，一方面另一方面，等等。

时空性主要指时间顺序，顺序、倒序、插序之中，首选顺叙，它对读者的认知负荷要求最小。插叙或者倒叙，不仅要用得谨慎，更要达到特别的目的。

因果关系不只是狭义的因为、所以；还包括反驳和限制，比如除非，尽管，但是，等等。

一篇文章完成后，修改是必不可少的。人们常犯的错误有以下几类，改正后，能让读者更容易理解文章。

一、使用术语和专有名词

每个行业都有自己的术语和专有名词，它们帮助业内人快速交流；但对于不了解的人来说，就是天书。

比如，你听官方说：“这次新冠检测中出现了假阴性。”你肯定会想这是什么意思？到底有没有人得新冠。其实，“假阴性”是出现了问题但没有发出警报，所以是有人得了新冠，但没检测出来。

因此，作者尽量不要使用术语或专有名词。如果不得不用，那么一定要进行解释，常用的解释方法是举例子和做类比。

举例子是列举生活中熟悉的案例，让新概念和过去记忆做链接。类比是用一个大家熟悉的概念去链接新概念。

比如，你妈问你：“鹿晗是谁？”

你可以说：“鹿晗，现在特别火！是“新的四大天王”（类比），他的一条微博评论回复过亿，申请了吉尼斯世界纪录（举例）。”

二、滥用元话语

元话语指的是文章中用来标记结构的标记语言，相当于给读者“设置路标”，提醒读者该注意什么。

比如下面这句话：“第一章讨论引起名字流行程度上升和下降的因素”，这就是一个路标。如果这种标记语言太多，读者就不容易理解和记忆。你可以用提问来代替元话语，比如，上面那句话就可以改成：“一个名字流行或者不流行的原因是什么？”。

三、用模糊词汇

模糊词汇指的是“显然”“几乎”“某种程度上”这样的词。虽然这些词有时候是必要的，但绝大多数时候，这些词反而会造成不好的暗示。

举个例子，你怀疑一个人偷了你的钱，并且得到了以下两种说法：第一，这个人是个诚实的人。第二，这个人是个特别诚实的人。听到“特别诚实”的说法时，你会更怀疑这个人。因为对不加修饰的形容词或者名词，人们更愿意接受二元对立的理解，要么诚实，要么不诚实。而添加了修饰词，就会凸显程度的差异，“特别诚实”有多诚实呢？

四、不要使用僵尸名词

什么叫僵尸名词呢？本来可以用具体语言描写的内容，如果非要造一个抽象的词来概括，这就叫做僵尸名词。

不说让别人更信任自己，偏要说提升别人对自己的「可信度」。不说让自己更擅长演讲，偏要说提升自己的「演讲力」。不说让一辆车变得更安全，偏要说提升车子的「安全性」。「可信度」、「演讲力」、「安全性」，这就是僵尸名词。

五、避用人称代词“我”和“你”

为了躲避焦虑和责任，人们会不自觉地逃避使用“我”和“你”。

我们经常看到这样的句子：“基于被搜集而来的数据提供的分析”，“零假设被拒斥的建议可以被做出。”这句话潜台词是这件事不是我干的，它是被得出的。不过，要记住一堆“他”“她”“他们”所代表的角色，需要耗费大量脑力，让人不容易记住文章的重点。“我”“我们”“你”“你们”则不一样，一个人很难忘掉自己以及正在说话的对象。

总结

沟通不仅是为了交流信息，也是为了交流情感。虽然文字不善于传递情感，但我们可以用“古典风格”的写作法，让读者感觉自己和作者在交谈，增加情感的交流，取得读者的信任。

古典风格是作者带领读者一路走一路看，向读者介绍沿路的风景。为了便于读者理解，我们要建立有组织的文章结构，开头点名主题，用相同的主语形成主题练和有逻辑的链接前后内容。写完后，我们可以修改人们常会犯的毛病，提升文章的词句水平，让读者有更好的阅读体验。

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