电子专用发票需要存电子版吗(电子发票归档保存)

迄今为止,发票电子化已基本全面实施。随着电子发票的推广和实施,财会人员在发票管理方面的手段也随之改变。

就拿原件归档来说。根据《财政部 国家档案局 关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》财会[2020]6号的要求,明确企业以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证

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通俗讲,就是在报销时将发票的电子版原件进行归档保存。

可以使用《电子发票查重工具|员工版》,员工通过原件识别上传发票,格式不正确的发票原件,是根本无法通过识别上传的!格式正确的原件,可以直接识别上传。

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上传后,会计就可以使用《电子发票查重工具|财务版》进行审核,审核通过后系统自动保存并生成台账,完美解决了原件归档问题。如果会计配置完善相关功能后,还可以审核时对发票进行查重、自动验证真伪,这样操作下来,就可以做到查重、验真、原件归档。完成了国家对电子发票报销入账的全部要求!

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这个方法能够排除90%不是原件的发票源文件。剩下的10%,就需要会计收到发票后,就需要会计自行判断。

那么什么样的文件才是合规的原始版式文件呢?

根据财政部、档案局、税务总局的要求,保存电子发票的原文件电子档案,是开具电子发票时才能获取的,含有电子签名信息的,没有经过任何格式转换的,具有多重电子防伪技术的pdf或者OFD格式文件!任何第三方都不可能凭空生成电子发票原文件的。

换言之,下面这些“发票原件”都不是电子发票原件!

一、直接拍照、截图的

拍照和截图的,文件格式为jpg或png,这种不是国家要求归档的原件。

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二、将上述图片格式转换为PDF或ofd格式的

虽然原件只有PDF和ofd格式,但是不是所有的这种格式的发票文件都是原文件,将图片转换为PDF格式或ofd格式,都不是原件。

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除了上面这两种,还有一种是大家经常会搞错的。那就是新版发票的原件!

首先给大家说一下,新版电子发票,是取消了发票章,使用电子签名的ofd格式文件!

之前有朋友问我,说在国税官网把电子专票查询真伪后,然后将发票的电子原件下载下来。可是在使用《电子发票查重工具|员工版》上传原件报销的时候,系统却提示,没有获取到发票号码代码?总不可能国税还能有假的吧?

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看到这里,我恍然大悟

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现在很多人对于电子发票的印象,还停留在电子版原件只有PDF格式的时代,所以在下载发票原件的时候,下意识直接就点击PDF格式下载了。

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但是大家一定要注意!遇到下图这种发票,他的电子原件目前是只有!只有!只有!(重要的事情说三遍)OFD格式的,所以我们应该选择“OFD版式文件下载”!

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而PDF格式,是为了进一步方便纳税人预览和查看电子发票,并不能作为电子发票归档的文件!

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千万不要下载错了哦!

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总之,会计一定要记得擦亮眼睛仔细辨认,不然辛辛苦苦保存的所谓“原件”,却不被税局认可,白忙活一场,还要自己背锅!

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