工作时间管理技巧：如何提升工作效率

说到时间管理，你可能会想到斯蒂芬·柯维的著作《高效人士的7个习惯》。

他在书中提出了“要事第一”这个习惯。他告诉我们，想要提高工作效率，你首先要把事情按重要性和紧急程度分成“重要/不紧急，重要/紧急，不重要/紧急，不重要/不紧急”这四类。

然后，你每天需要用大部分的时间来做那些“重要/不紧急”的任务，这样“紧急”的任务就会越来越少，而不重要的任务可以授权他人或者直接放弃，这样你的效率就会大幅提升！这个叫做“时间管理优先矩阵”：

但现在很多人却说这个管理矩阵过时了，因为你并不知道重要的事情是什么，所以这种方式无效...

Emmmm...

这个就好比说，iPhone已经过时了，因为它太贵了，我买不起，而且有很多功能我也用不来，因此我觉得它没用...

但这并不是iPhone的问题啊，这是…我的问题。

并不是这个管理矩阵过时了，而是我们需要拥有“识别重要性”的能力。

具有累计效应的事情？对未来影响更深更远的事情？对其他任务有巨大影响的事情？

那这些事情是什么呢？

我们可以把所有的任务大致分成两类：一类叫做“建设类任务”，一类叫做“运营类任务”。（当然，还有一类叫做“结束类任务”，这里暂不做讨论）

一、建设类任务

所谓“建设类任务”就是指那些你要“开启/建造”某个“系统/项目”的任务。比如说，你要造一栋楼，那么“选址、买地、设计、建造、装修...”等等这些都是建设类任务。

建设的标的有很多，不仅可以是建设一栋楼，也可以是建设一个APP，建设一个团队，还可以是建设自己的知识体系，建设自己的家庭，建设自己的社交圈子等等...总之，它是你把一个东西从0到1打造出来的过程。

有一本书叫做《用户体验要素》，它是讲怎么建设一个网站的，但我们可以把其中的核心框架（用户体验要素的5个层面）剥离出来，迁移到任何“建设类”的项目中，小到一篇文章，大到一栋大厦、一个软件系统，你都能通过这个框架，非常清晰的看到整个建设过程中各个任务的主次轻重之分。

这个核心框架从下到上分别是：

• 战略层：为什么要建设这个系统/项目，对方能获得什么，我能获得什么？也就是这个项目的战略定位，它为什么而存在？
• 范围层：在这个系统中需要包含哪些内容，要什么，不要什么？比如要建设一个游乐场，里面需要包含哪些设施？摩天轮、旋转木马、过山车、还有肯德基、冰激凌店、消防、巡警、急救中心...
• 结构层：有了这些内容，现在该如何把他们互相连接起来，组成一个完整的系统？这时候你就需要对整个系统进行功能布局、结构设计、动线规划等等...然后出设计图、施工图。
• 框架层：这里开始就是用户能直接感触到的部分，比如大楼的实体钢结构、水泥墙、楼道、水电消防...比如软件的界面布局、信息排列等等，这个层次相当于未装修的毛坯房。
• 表现层：最上方的这层是美化的部分，比如房屋的外墙设计、软装布置，软件的视觉样式等等，这是对方最能直观感受到的部分。

这个就是建设类任务的五个阶段。如果你面对的是建设类任务的话，首先应该意识到：建设任务无小事，任何阶段都应该非常专注，因为每一处细节都会影响最终的成败，一颗螺丝钉，就可能毁了整架飞机！

但其中的任务也是有先后轻重之分的，一颗坏螺丝所在的位置，带来的影响程度也是不同的：

这5个阶段逐级递进，先做好下面一层，上面一层才不会跑偏。比如你“结构层”里的设计图画好了，发现“范围层”里有些功能没加进去，或者“战略层”根本就定错了，那就得推导重来，甚至直接放弃...

因此，重要性也是越早的阶段越重要，比如“战略层”的重要程度就是五颗星，它是这里最重要的任务，甚至也是你所有任务中最重要的任务，它决定你要建什么，为什么要建这个，一旦战略层错了，后面的努力都是浪费精力，这个也是我们第25课重点讲的内容，好的开始是成功的一半；而“表现层”的重要程度就要低很多，样子好不好看直观感受最强烈，但对最终的成败影响却是最小的。

所以，当你遇到一个建设类任务时，你可以拿出这个框架来对照一下，你就能很快明确它们的重要程度，从而决定你对某个任务应有的投入度。比如：

小锤要和女友小美结婚，“筹备婚礼”就是一个建设类任务。

从什么都没有变成一场完美的婚礼。那小锤需要重点跟进的任务是什么？

首先是战略层：

也就是小锤，小美，双方家长这几个核心成员对婚礼的要求，比如婚礼的时间、地点、规模、预算；形式是中式还是西式？需要向来宾们展示一种什么样的氛围？带去什么样的感受？主题是浪漫感动，还是热辣激情？场面是尊贵奢华，还是低调朴实？…

这些看上去很虚，但他们却是整个婚礼的基石，如果在这个环节上大家达不成共识，后期就会有无止境的修改、返工，甚至争吵、伤心。

因此，平衡各方要求，对婚礼的定位达成共识是小锤最重要的任务。

然后是范围层：

为了实现“战略层”的这些要求，需要放入哪些“要素”？比如婚礼中需要包含哪些环节，需要哪些道具？需要找什么风格的司仪？需要请哪些亲朋好友？吃什么晚餐？配什么烟酒糖？等等…

这是小锤、小美其次重要的任务。

准备好了这2层，整个婚礼就不会跑偏，满分是100分，现在至少拿到了60分。如果时间充裕，小锤可以继续往上走深入各个细节，但现在时间有限，那么他就可以把剩下的三层分包出去，比如：

• 把“结构层”分包给婚庆总指挥，让他帮小锤把这些人、事、物串联起来，变成一个整体；
• 把“框架层”分包给司仪，让他把所有的环节串联起来，变成一台连贯的晚会；
• 把“表现层”分包给小美，让她来决定各个环节的服装配饰、舞台灯光、视频配乐；

这样，小锤在整个过程中需要参与的环节就会大大减少，却又能最大程度确保婚礼的质量。

一场完美的婚礼，即将上演…

二、运营类任务

我在专栏第20课《如果你能穿越，现在会变得更好吗？》中讲到过“系统”和“系统性思维”的概念，你看的见的人、事、物叫做“要素”，但它们不是孤立存在于这个世上的，他们之间有一种看不见的“关系”把彼此连接在一起互相影响。把这些“要素”以一定的“关系”组合在一起，具有某一特定功能的“整体”，就叫做“系统”。

人体是一个系统，APP是一个系统，公司是一个系统，一幢办公大楼也是一个系统，建设类任务就是从0到1建设一个系统，而运营类任务就是要保证这个系统能正常甚至更好的运行。比如说APP上线后的技术维护、用户运营、营销推广...公司的日常管理，财务、人事、进销存…等等这些就是运营类任务。

那你该如何在这些多如牛毛的运营类任务中找出关键点呢？

他们看上去都稀松平常、杂乱无章，但其中就埋藏着一些对整个系统的未来能起到决定性作用的工作，想要找出这个关键点，你就需要先看到整个系统的全局。

这时候，你就需要拿起“系统性思维”这把思考利刃来进行一次解剖，比如把锤子奶茶店日常运营的主要部分简化成如下的一个系统图：

注：此处省略绘制步骤，关于“系统性思维”的具体方法了，请点击此处回顾专栏第20课。

有了系统图，那关键任务在哪呢？

1. 推动增强回路

一个以增长为目标的系统，首要任务是找到能推动增长的关键环节，比如你要经营一个奶茶店，那么你的核心目标是盈利，而盈利就需要不断增长的客户量，那么整个系统就应该围绕“客户量”这一关键变量来搭建，所有工作是围绕它来展开的。

那如何让一个变量在系统中不断增长呢？

你需要推动一个“增强回路”，增强回路就是一个系统中的A能增强B，而B又能反过来增强A，他们两者能形成一个互相增强的循环。

那在奶茶店的经营过程中，什么能与“客户量”形成增强回路？

是“宣传量”。

宣传量越大，奶茶店的知名度就越高，就会吸引越多的人来购买；而越多人购买，奶茶店的现金流就会变得越多，你就可以不断拿钱去做更多的宣传，这就形成了一个增强回路。

因此，你在运营类任务中的第一个关键任务就出现了，就是要重点去做那些能提高“宣传量”的工作，比如找中心化媒体投放广告，找网红自媒体做定向推荐，设计自传播活动让用户分享裂变等等...一圈圈持续推动这个增强回路。

全球第一大饮料公司“可口可乐”，能保持100多年兴盛不衰的核心秘密之一，就是永不停歇地投入大量的广告来推动这个增强回路，其发明人彭伯顿曾说：“如果我有25000美元，我愿意花24000美元来为可口可乐打广告，再用剩下的1000美元来进行生产。”

2. 消除风险因素

所谓风险因素，就是指会限制系统增长，或者导致一个负增长循环出现，甚至会让整个系统崩溃的因素。

比如刚才锤子奶茶店系统图里的风险因素就是“次品率”，次品率越高，用户口碑就越差，客户就会流失的越多。

如果对“风险因素”放任不管而继续增加宣传量或快速扩张，那么就会带来更多的负面评价，口碑进一步下跌，客户流失会更加严重；而客户量的减少，收入也会跟着跌，没钱打广告，知名度也会随之下降，这又导致新客的获取越来越难，收入继续锐减...进而走入一个恶性循环。

所以，运营类任务中第二重要的，是找出系统中的“风险因素”并想办法控制甚至消除，让系统至少可以正常运行而不至于崩溃。

比如，为了解决因“管理复杂度”增加而带来的“次品率”提升，小锤可以改变分店的经营模式，从加盟变成直管，甚至直营；强化品控，将奶茶的制作从依赖经验变成依赖流程，提供统一的原料供应，提前压缩好茶饮配方，设立严格的监管机制等等。

再比如，老化的煤气管道，积油的抽油烟机，损坏的电源电器等等...这些是消防的“风险因素”，如果放任不管就会越来越严重，最终酿成大祸。因此，日常排查的重要性要远远大于火灾来临时的紧急施救，等风险发生，整个系统会迅速崩塌，损失急速扩大，多年的心血付之一炬，届时再想挽回已杯水车薪，为时已晚。

短期成功靠增长，长期成功靠安全。

放入矩阵，精简任务

总结一下，有3类任务非常重要，你需要把它们从众多任务中挑选出来重点对待，成为你每天工作的重心，他们是：

• 第一，建设类任务。特别是前三层：战略层、范围层、结构层的任务，他们对系统的最终成败影响巨大；
• 第二，能推动增强回路的任务。这是你的核心推动力，它能让系统快速的发展；
• 第三，能消除风险因素的任务。比起救火更重要的是防火，不做防范，风险因素就会演化成真正的危机，让你苦心建起的大厦瞬间崩塌。

如果此时，你竟然发现自己手头并没有以上这三类任务，那你目前最重要的任务就是去找到它们：或去开启一个建设类任务；或去构建一个增强回路；或去寻找到可能的潜在风险...

好，知道了什么事情重要，你就可以应用“时间管理优先矩阵”来精简并管理自己的任务，把每天的注意力都聚焦在这些最重要的事情上了。

第二步：梳理日程

大脑是无法同时思考多件事情的（因为需要的背景知识不同），注意力在同一时刻也只能聚焦在一点上。因此，如果要处理多件事情，也得一件一件事情挨个做，如果非要同时面对，你的大脑很可能就会死机，什么事情也推进不了。

这个就好比是一个倒放着的细口瓶子，瓶里有许多小球，每一个小球都代表一项任务，而这个瓶口的大小一次只能让一个小球通过。

那么，如果代表“任务”的小球都堆在一起，小球掉出瓶子的速度就会非常慢，甚至完全卡住不动。

想要让所有小球快速离开瓶子，你就得把所有小球按顺序排成一条直线：

这样，小球掉出瓶子的速度就能快很多。

因此，你任务再多，也必须把它们排列成一个有序的队列，然后挨个执行才能将效率最大化。

那具体该怎么排呢？

一、用GTD，梳理任务顺序

要让任务变得有序，你首先要熟练运用任务管理的神技：GTD。

什么是GTD？它的英文全称是：Get Things Done，意思是把事情做完，这是由戴维·艾伦在他的著作《尽管去做》里提出的一套移动硬盘式的任务管理方法。

注：我们在专栏第22课《做计划！不是列一份愿望清单…》中详细讲过它，如果你不记得了可以点击此处回顾一下全文。

输入杂乱的任务，结合“时间管理优先矩阵”，用软件进行自动整理，输出一张有序的任务列表，这是GTD最擅长的事情。

有了这张任务清单，你只需要按顺序逐个执行即可，效率就会立刻变得很高，这项技能你必须学会并熟练运用。

二、用生物钟，设定执行时段

你可能会感觉，这篇文章看上去是在讲“时间管理”的，但是到目前为止并没有出现过“时间管理”一词（除了引用了“时间管理优先矩阵”这个斯蒂芬·科维提出的概念），为什么？

那是因为时间是不能被管理的，它只是一个度量单位，你不能对它做任何修改。

时间不能管理，但你却可以管理自己身体内的另一个“时间”，它叫做“生物钟”。

什么是生物钟？

人体的生物钟，是由下丘脑中的“视交叉上核”来控制的，你的体力、智力、情绪、血压、经期等等都会呈现出周期性的变化，它是生物体生命活动的内在节律。

清晨，即使没有闹钟，你也会自然醒来，大脑逐渐清澈，你开始变得充满活力，你能轻松背出演讲的稿件，保持高度专注，灵感不断迸发...而在下午1~2点的时候，你想专注做一些有创造性的工作，困意却会强行袭来，你提醒自己要坚持，要打起精神，拿起牙签去撑眼皮...但注意力就是很难集中。

都是1小时，效率可能差出五倍。

清晨的记忆力，上午的专注力，午后的乏力，晚饭前的运动活力...这些都是生物钟导致的。

从这里你可以看到，身体能量、精神状态、注意力的集中度、大脑的活跃度等等...在每天各个时间段都是不一样的，它们呈现出一个周期性的变化。如果我们能理解自己的生物钟，并让任务的安排顺应这个节律，那工作效率必将大幅提高。

具体应该怎么做？

要顺应生物钟，你就得理解生物钟，以下是我根据某位医生列出的一张生物钟时刻表简化而来，方便你作为参考：

注：每个人的生物钟各有差异，你可以根据自己的实际情况做一些调整。

有了这个生物钟参考表，我们可以把一天的工作时段，进行重新分配，比如：

1. 专注2个工作区：8点~12点；15点~18点。这2个时间段大脑最为活跃，思维敏捷，注意力容易集中，你应该把最重要、最需要创造力的工作安排在这2大段时间里进行。

2. 设立2个学习区：6点~9点；20点~22点。这是你记忆力最旺盛的时期，如果你用这段时间来刷剧、刷朋友圈，那大脑中就会充满影视剧情、明星八卦和好友动态，忘都忘不掉...这是学习的黄金时间段，千万别浪费了。

3. 安顿2个休息区：13点~14点；23点~5点。晚上11点上床睡觉，中午1点睡个午觉，或者做一次冥想，它们能保证你全天的精力充沛。

除这3个区域之外的时间段，你可以用来处理一些不那么重要和紧急的事情。

你可以把生物钟的周期性看成是一家“注意力”供货商，有时候它输出的“注意力”充足，有时候少一些，有时候则需要“补货”。而你的工作成果都是通过注意力交换得到的，有些工作需要的注意力多一些，有些则需要的少一些。

因此，顺应生物钟的规律来工作，你其实就是在调节它们之间的供需匹配，适合的时间，做适合的事，会让你始终处在适配的状态，有四两拨千斤的功效，你的工作效率就能大幅提升！

最后，祝你复工大吉，愿疫情早日散去，武汉加油，中国加油！

看完三件事：

如果你觉得这篇文章对你挺有启发，我想邀请你帮我三个忙：

1. 点赞 转发，让更多的人也能看到这篇内容
2. 关注我， 让我们成为长期关系
3. 关注公众号「富研社」， 免费学习完整专栏

谢谢你的支持！

,