excel打印怎么让每一张都有序号(Excel办公实操进行给特定行)

在工作簿的打印输出过程中,用户可能会有一些特殊的需求。如在一个较长表格打印中,希望每一页都会显示标题行或者标题列,可有时又希望某些含有特殊信息的行不被打印出来。通过本技巧的学习,用户就可以轻松应对这些打印难题了。

特定行(列)的重复打印

如果需要在打印时能够在每一页的顶端或左侧打印出标题,可以进行以下设置。

依次单击【页面布局】→【页面设置】组的对话框启动器按钮,在打开的【页面设置】对话框中单击【工作表】选项卡。

如果要指定在顶端重复的一行或连续的几行,单击【顶端标题行】文本框右侧的按钮,然后在工作表中选取相应的区域。

如果要指定在左侧重复的一列或连续的几列,单击【左端标题列】文本框右侧的按钮,然后在工作表中选取相应的区域,如图所示。

excel打印怎么让每一张都有序号(Excel办公实操进行给特定行)(1)

单击【确定】按钮完成设置,并关闭【页面设置】对话框。

设置完成后,打印文档的每一页就都会有相同的标题行和标题列。

除了在页面设置中设置标题行和标题列外,还可以使用定义名称的方法在工作表中快速指定。

遗憾的是在Excel中只能设置顶端标题行或左侧标题列,而不能设置底端需要重复的行,如每页的说明文字。笔者在遇到这些难题时通常这样解决:把需要重复的文字直接输入页脚中,或者利用Excel的摄影功能把这些内容保存为图片,插入页脚中。

避免打印特定行(列)

如果要避免一些特定行(列)出现在打印页面中,有以下两种方法。

方法1 使用自定义视图

在工作表中隐藏不想被打印的行或列。

依次单击【视图】→【工作簿视图】组的【自定义视图】按钮,在弹出的【视图管理器】对话框中单击【添加】按钮。

在弹出的【添加视图】对话框中输入名称,如“HidView”,单击【确定】完成视图的添加,如图

excel打印怎么让每一张都有序号(Excel办公实操进行给特定行)(2)

一定要勾选【打印设置】和【隐藏行、列及筛选设置】复选框。如果取消勾选,那么最终打印的是整个工作表。

重复以上操作可以为多个不同的打印页面添加自定义视图,以方便随时调用。

使用“分级显示”功能

如果工作簿中至少包含一个表,【自定义视图】命令则呈灰色显示。在这种情况下,可以创建一个分级显示来达到特定行(列)取消打印的目的。

Excel的【组合】和【分级显示】功能是控制任何数量的行(列)的隐藏与显示状态的快速方法。如图中展示的工作表,第5~8行、14~18行、23行及K~N列限制打印。

excel打印怎么让每一张都有序号(Excel办公实操进行给特定行)(3)

选中第 5~8 行。依次单击【数据】→【分级显示】组的【组合】命令,在弹出的列表中单击【组合】(或按<Alt Shift 向右方向键>组合键),如图所示

excel打印怎么让每一张都有序号(Excel办公实操进行给特定行)(4)

选中第14~18行,重复以上操作,或按<F4>键。

分别选中第23行、第K~N列,重复以上操作,或按<F4>键。

现在一个分级显示创建完成,分级显示符号会出现在工作表左边和顶端。单击显示符号区里的“数字1”按钮隐藏所有被分组的行(列),如图所示。

excel打印怎么让每一张都有序号(Excel办公实操进行给特定行)(5)

打印完成后,单击“数字2”按钮就能快速显示所有的行和列。

如果用户不喜欢看到分级显示符号,可以按<Ctrl 8>组合键来切换它们的开启和关闭状态。即使符号被关闭,分级显示功能依然有效。

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