五个excel常用函数的格式和功能(一个功能抵得上4个函数)

快速填充功能是Excel 2013及以上版本才拥有的,它可以根据当前输入的一组或多组数据,参考前一列或后一列中的数据来智能识别数据的规律,然后按照规律进行数据填充,这样可以提高数据处理的效率。

Excel中的快速填充功能主要体现在添加字符、提取数据、规范数字格式和合并字符4个方面,如下图所示。

五个excel常用函数的格式和功能(一个功能抵得上4个函数)(1)

添加字符

当需要向已知的字符串中添加字符,如为员工编号添加公司代码、为电话号码添加分隔符“-”、为日期添加斜杠“/”等,手动添加效率会非常慢,而且容易出错,但利用快速填充功能,则可自动根据输入的数据特点,识别你的填充意图,快速填充需要的数据。

例如,在“员工基本信息表”中为手机号码添加“分隔符(-)”,具体操作步骤如下:

步骤01:在工作表的“联系电话”列后面插入一列空白单元格,在K2:K3单元格区域中使用分隔符区分好的收手机号码,选择K3单元格,单击【数据工具】组中的【快速填充】按钮,如下图所示。

五个excel常用函数的格式和功能(一个功能抵得上4个函数)(2)

步骤02:即可根据前一列数据,自动快速填充数据,效果如下图所示。

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提取数据

在Excel 2013以前的版本中,提取字符串中的字符只能通过LEFT、RIGHT、MID、FIND等文本函数来提取,而在Excel 2013及以上版本中,通过快速填充功能则能快速搞定。

如果要将下图中的字符串中的数字提取出来,由于源数据缺乏规律,使用函数无法提取出来。

五个excel常用函数的格式和功能(一个功能抵得上4个函数)(4)

这时就可以使用快速填充功能来实现,在各字段下的第1行中输入提取的数字,选择第2行中的单元格,按【Ctrl E】组合键,就能根据第1行的提取规律将内容提取出来填充到单元格中,如下图所示。

五个excel常用函数的格式和功能(一个功能抵得上4个函数)(5)

专家点拨

在填充数据时,按【Ctrl E】组合键后,若打开如下图所示的提示对话框,表示Excel不能根据输入的数据识别出填充规律,我们需要重新输入带规律的数据,或多输出几组数据,更好地识别出填充规律。

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比如要提取身份证号码中的出生年月,相对于使用MID函数而言,使用快速填充功能提取速度更快。但需要注意的是,使用快速填充功能提取出来的是字符,所以在提取出生年月时,需要先设置单元格的日期格式。具体操作步骤如下:

步骤01:在表格中选择G2:G21单元格区域,打开【设置单元格格式】对话框,将数字分类设置为【自定义】,将类型设置为【yyy/mm/dd】,单击【确定】按钮,如下图所示。

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步骤02:在G2:G4单元格中输入前3位员工的出生年月,选择G5单元格,按【Ctrl E】组合键,将根据前面3个单元格中数据的规律,智能提取员工的出生年月,如下图所示。

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专家点拨

当“快速填充”的结果不准确时,可以多给出两个示例,这样就能更准确地识别。就拿本例来说,如果只输入一位员工的出生年月,填充的员工出生日期全部是“25”,输入前两位员工的出生年月,识别出的员工出生日期将全部是“15”和“25”,只有输入三位员工的出生年月,才能正确识别出员工的出生日期。

规范数字格式

如果在表格中输入了“2011.11.12”和“11.11.12”这样的日期格式,但Excel并不能识别这样的日期格式,所以,对于这样的日期格式既不能通过格式转换为日期,也不能参与日期的计算,针对这一情况,我们可以使用快速填充功能来实现。在不规范的日期格式后面插入一列空白列,根据前一列数据输入一组示例,按【Ctrl E】组合键,将前1列不规范的日期格式转换为规范的日期格式,如下图所示。完成正确转换后,可将不规范数字格式的那列数据删除即可。

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专家点拨

不管是不规范的日期格式,还是不规范的数值格式、货币格式等都能通过快速填充功能进行规范。

合并字符

当需要将工作表中多个单元格中的数据合并到一个单元格中时,很多人习惯使用合并字符“&”来实现,其实,通过快速填充功能也能轻易实现,并且合并时,还能对多列数据的顺序进行调整。

例如,当需要将员工基本信息表中的“街道”和“市区”列合并到“住址”列,并按“市区à街道”的顺序进行合并时,可先在“住址”列的第1个单元格中输入正确顺序的员工地址,选择第2个单元格,按【Ctrl E】组合键,即可快速合并字符,并填充在单元格中,如下图所示。

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