领导会议记录如何做 学会这几个方法

我们在工作过程中参加一些会议是免不了的,但不同的人员在参加会议这件事情上的表现也是截然不同的。

有的人参加会议连笔记本都不带,有的人带了笔记本,但会议结束后也没有把会议的重要信息记录下来,而有的人就能很完整的记录好会议内容,不管是自己回头翻阅或者需要提交给领导,掌握会议记录的方法,对于职场中的我们都是非常重要的。

领导会议记录如何做 学会这几个方法(1)

具体要怎样做好会议记录,在交流具体方法前,首先要知道为什么要做会议记录?

会议记录的目的一般有两个,一是向领导汇报工作,二是作为后续会议决议的执行参考。

从汇报工作层面来说,领导不想看到一堆没有重点的内容;在执行层面来说,清晰的要求才能有效的指导执行。

因此好的会议记录要求这就很明确了,内容要准确、条理要清晰、重点要突出。

围绕这些要求,做好会议记录的各个步骤有以下注意事项。

领导会议记录如何做 学会这几个方法(2)

做好记录准备工作

根据会议记录的内容要求设计一份会议记录模板,模板的作用是将会议记录的格式固定下来,记录过程中只需要在格式中填内容就可以了,这样做就可以将记录变得简单而且高效。

会议记录模板中必不可少的内容有以下几个,时间、地点、会议主题、主持人、参会人员、记录人员。

领导会议记录如何做 学会这几个方法(3)

会议前了解会议信息

这次的会议的主题是什么,会讨论哪一些内容,了解会议信息可以避免我们在做一些会议记录的时候一头雾水,提前了解相关背景,还能对会议内容的框架有一个认识,明白会议的重点是什么。

领导会议记录如何做 学会这几个方法(4)

要把握会议过程中的要点

为什么很多人拿着会议记录模板却做不好这份会议记录,我们有必要了解一下会议记录的语言组织和内容表述要求。

在会议内容的记录上有两种方式,一种是按照会议的议程时间顺序进行记录,一种是按照会议过程中讨论的内容主题进行记录。

当然大多数情况下会议议程和内容主题是同步的,逻辑清晰的记录会议内容,将讨论的事项以及后续的跟进要求、跟进人员及完成时间等等信息进行一个有序的记录。

这样不管是自己还是他人,在看到会议记录的时候都能很清晰的知晓会议的内容是什么。

很多人会在会议记录内容过程中走入一个误区,事无巨细地写会议记录,担心遗漏会议中的每一个细节,所以就将每一个人的发言都写上。

其实除非有特殊要求,一般来说公司内部会议只要写明讨论内容、问题现象和事项决议就好了。

具体讨论过程是怎么样的,不需要记录。

换一个角度来说,当你把一份很长的会议记录发给领导的时候,领导那么忙,哪有时间去看这一份信息。

所以会议记录切记芝麻绿豆一把抓,没有重点。

因此做好一份会议记录有两个能力是必不可缺的。

领导会议记录如何做 学会这几个方法(5)

一是速写能力,快速的记录会议重点信息,避免遗漏。

二是总结和提炼的能力,这是做好一份会议记录最为重要的能力要求。

很多人经常会感觉自己记录出来的内容和领导认为的要点有差异,核心就是我们对于会议内容的总结和提炼能力不足。

其实抓住会议的精髓以下两个部分。

第1步是如何更好的听会议,理解关键信息。

第2步是快速表达出会议的关键精髓,要做到听懂会议,开会前可以多问自己几个问题,会议的背景和主题是什么,会议要达到的目的是什么,在记录过程中有哪些要点,数据是否需要量化,当这些问题你都了然于胸,那么对于会议的重点你就有了一个比较好的判断。

领导会议记录如何做 学会这几个方法(6)

在快速表达出会议的关键精髓上,我们可以注意以下2点。

结论最关键

每个问题或者相关人员的表述和结论是什么,每个人的观点是什么,最后是否确定是可行的正确的。

领导发言时多半是又举例又总结,有时还会扯得非常远,所以记录时也要有的放矢,一旦抛出他们的结论的时候,这就是记录的重中之重。

途径手段有哪些

例如问题解决的思路手段是什么,通过什么渠道,与会人员或部门需要负责哪些具体事项,协助资源和需要解决的事情有哪些,还有哪些遗漏的问题需要后续跟进等等。

虽然除了助理或秘书等岗位,绝大多数的人的工作职责中是不会有会议记录内容要求的,但作为一项人人都可能会接触到的职场事项,做好会议记录的过程,也是不断去提升我们的逻辑思维与语言表达的过程,还是需要我们在工作过程中加以练习的。

,

免责声明:本文仅代表文章作者的个人观点,与本站无关。其原创性、真实性以及文中陈述文字和内容未经本站证实,对本文以及其中全部或者部分内容文字的真实性、完整性和原创性本站不作任何保证或承诺,请读者仅作参考,并自行核实相关内容。文章投诉邮箱:anhduc.ph@yahoo.com

    分享
    投诉
    首页