事业单位档案管理的意义（论事业单位文书档案管理的统一性）

蓬溪县城乡居民养老保险局 李文奇，我来为大家讲解一下关于事业单位档案管理的意义?跟着小编一起来看一看吧!

事业单位档案管理的意义

蓬溪县城乡居民养老保险局 李文奇

【摘要】文书档案作为事业单位发展及管理的统一记录描述，对事业单位的建设及发展规划实施有着重要的影响。文书泛指事业单位从成立到发展中的各种文件和信息资料，而文书档案管理是要求事业单位能将各种文件信息资料进行档案化储存和管理，以便于后期查询和研究，具有一定的历史文化意义。从档案中可以追溯到事业单位规划建设等一切变动情况，能够有效衡量事业单位的发展效益。所以加强文书信息搜集和文件档案化管理，对提升事业单位的发展质量有着至关重要的影响。

【关键词】事业单位；文书档案管理；统一性研究

一、文书信息搜集

文书信息搜集作为事业单位文书档案储存和管理的重要环节和步骤，其信息的价值性、权威性和真实性，直接影响着档案的管理质量和管理效率，能否有效的收集文书信息，不仅决定着文书档案管理程序能否按顺序进行，更影响着文书档案管理体系的统一性建设。这就要求事业单位档案管理人员，首先要着重于文书信息的搜集和整理，要针对单位的实际建设规划和实际发展情况，努力的搜集各种文件信息，要在单位内部规划建设成统一的文件信息搜集体系，能够对单位的各组织部分和各部门的建设情况和发展情况进行统一的信息搜集。要确保文书信息的质量和权威性，能够让文书信息有效的反应事业单位的发展变动情况，从根本上来保障文书信息的质量。同时在文书信息搜集的过程中档案管理人员要注重信息的多元化组成，不仅要收集各种纸质文件信息，最重要的音视频信息资料也要有效的收集，保证文件信息的多元化、多样性，能够从根本上反映出本单位的发展历程和变动情况。

二、文书信息的整理和分类

事业单位文书档案管理体系的统一性建设还要注重文书档案信息的分类和整理。档案管理最重要的环节在于按照科学标准进行有效的分类，然后根据各种文件信息的媒介属性、载体性质、保存形式和内容范围进行详细科学化的分类，按照分类标准的不同，对各种类别的文书信息要进行妥善的整理。对于纸质信息文件要建立专门的档案储存室，进行专业化的存储要保障其环境条件，能够长期的进行存储和查询。对于电子化的音视频资料，要能够建立专门的信息数据库，进行统一的分类整理，要根据信息内容的不同，将不同的音视频信息分类到相应数据库中，以便于后期的查询和归纳。文书档案管理人员要严格按照专业化的档案管理步骤对单位内部的文件信息按照规定流程进行处理，要注重档案信息处理细节，从根本上保障信息的完整，确保信息的客观真实。

三、优化文书档案管理体制

文书档案管理的统一性建设还要求事业单位能根据自身内部组织架构的不同，优化档案管理体制能够对各种文书档案信息进行有效的存储。文书档案信息，按照其载体性质的不同，可分为纸质文件、音视频资料、电子文件、数字编码文件等。要想从根本上对各种不同媒介属性的文书档案信息进行统一的存储和管理就要依据媒体性质的不同，分门别类的进行存储。档案信息的存储是档案管理的前提。如果不能对各种档案信息进行有效的存储，就不能对信息实施有效的管理。这就要求事业单位要建立专门的电子数据库，对各种电子文件、数字编码文件及音视频资料进行统一的存储，要注重电子文件的备份保存和加密处理，对于机密的电子文件信息要适当的写入加密程序，防止泄密事件的发生。其它类型电子文件要结合文件性质的不同进行不同形式的备份，真正做到有备无患，从根本上保障文书档案信息的安全。纸质文件要建立专门的档案信息管理室进行纸质文件的保存，要协调专门人员对各种纸质文件进行统一的管理和存储，从根本上提高文书档案管理效率。

四、将文书档案管理部门独立出去

文书档案管理作为事业单位的发展依据和文化保障部门，记录的事业单位的发展历史，其职能管理及人员工作制度管理，应该是严密而创新的。所以，加强文书档案管理的统一性建设就要求事业单位能够将文书档案管理部门独立出去，不归于其它组织部门职能之下，要根据其部门的特殊性重新调整管理方式，对于前来查阅资料的群众也应该设置相应的查阅权限，允许文书档案管理的工作人员有合理的弹性工作时间，并且让其承担起文书档案的监督工作，从根本上来保障档案信息的安全，提高其档案管理效率。

五、结语

在事业单位内部要进行文书档案管理体系的统一化建设就要强化文书信息搜集机制的建设，加强文书信息的整理和分类，优化文书档案管理机制，着重提升文书档案管理效率，促进事业单位内部形成完善的文书档案管理机制。

【参考文献】

[1]浅析事业单位文书档案管理[J]. 金朝阳. 兰台内外. 2016(01)

[2]机关事业单位文书档案管理强化途径探讨[J]. 刘铮. 经营管理者. 2017(09)