word怎么批量打印证书(Word操作技巧简单3步)

在前两天的文章中,我已经向大家展示了邮件合并的强大功能,轻松实现批量打印邀请函和工资条。

我相信大家只要稍作练习,就可以轻易掌握这些操作,成为高效办公的职场达人。

但是,前面的内容,我们都只是在用邮件合并处理文字内容,并没有涉及到图片的处理。

今天,我继续跟大家分享邮件合并功能的高级使用技巧,实现批量打印工作证,显著提高我们的工作效率!

只需要简单3个步骤:

1、准备数据和照片

2、设置工作证模板

3、细节调整

就可以解决批量打印工作证的问题。

步骤1:准备数据和照片

这是一份员工的信息表,里面列出了每个员工的部门和职务明细。

与一般的表格不同,我们还需要增加一列放置员工的照片,然后把员工照片导入到Excel中。

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这是我们准备的员工照片,放置在同一个文件夹内。

word怎么批量打印证书(Word操作技巧简单3步)(2)

我们根据员工的照片名称,对Excel表格中的员工照片这一列进行文字填充。

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这样,工作证的数据和照片就准备完成了。

步骤2:设置工作证模板

(1)制作Word模板

工作证的尺寸一般为8.6 * 5.4CM,所以我们也用Word制作一个这样的页面。

新建一个Word文档,点击【布局】选项卡中的【纸张大小】,在打开的对话框中,调整纸张的宽度和高度。(如果提示页边距过大,就把页边距都调整为1cm)

word怎么批量打印证书(Word操作技巧简单3步)(4)

(2)插入表格

在【插入】选项卡下,点击【表格】,插入一个3列5行的表格。

然后对表格进行一些处理,合并单元格,并输入一些员工信息,调整位置,方便我们后续制作工作证。

word怎么批量打印证书(Word操作技巧简单3步)(5)

(3)插入合并域

跟我们之前的操作相同,点击【邮件】选项卡中的【选择收件人】,然后选择【使用现有列表】。

在打开的【选取数据源】对话框中,找到我们准备好的员工信息表,然后点击确定。

在表格中相应的空格处,插入合并域,但是左下方放图片的空格处先不处理,就可以得到下图所示的结果。

word怎么批量打印证书(Word操作技巧简单3步)(6)

(4)插入图片

把鼠标放在图片的位置处,在【插入】选项卡中,找到【合并部件】,点击【域】。

在打开的对话框中,找到域名【IncludePicture】,因为我们是要插入多个图片文件,所以不能直接写入文件名。

在文件名处输入 “占位”,点击确定。

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然后,调整图片大小到合适的位置,现在图片还不能够显示出来。

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按住Alt F9,然后把引号中的 “占位”删除,然后点击【插入合并域】中的【图片】,这样就把图片的路径插入到域代码当中了。

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再按住Alt F9,恢复正常状态,点击完成并合并,在【邮件】选项卡中点击【完成并合并】下的【编辑单个文档】,在打开的对话框中,勾选【全部】,点击确定。

这样就批量生成了每一个员工的工作证,但是员工的照片还不能正常显示。

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按住F12,把这个文档另存到我们存放员工图片的文件夹内。

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再按住Ctrl A ,全部选中文件中的工作证,然后再按住F9键刷新文档,所有图片都可以正常显示了。

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步骤3:细节调整

这个工作证现在看起来,还比较单调,我们可以为它添加一些背景。

在【插入】选项卡下,点击【图片】,选择我们已经准备好的图片,插入到文档中,然后调整布局格式为浮于文字下方,并调整图片的大小。

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然后,再对文档进行一些细节处理。

word怎么批量打印证书(Word操作技巧简单3步)(14)

再重新进行一遍文档合并操作即可。

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总结:

1、准备数据和照片:数据表需要添加照片列,名称与照片一模一样,表格要和照片放在用一个文件夹

2、设置工作证模板 :工作证尺寸一般是8.6 * 5.4CM,我们需要插入一个3*5的表格

3、图片域:插入图片域名要选择IncludePicture,文件名先任意填入,起到占位的作用

4、保存位置:打印文档要保存到照片所在文件夹

5、快捷键:Ctrl A:全选;Alt F9:隐藏域代码;F9:刷新

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