财务部管理工作流程图(财务部管理手册)

编号:AC2012-012责任部门: 财务部,下面我们就来说一说关于财务部管理工作流程图?我们一起去了解并探讨一下这个问题吧!

财务部管理工作流程图(财务部管理手册)

财务部管理工作流程图

编号:AC2012-012

责任部门: 财务部

操作岗位:

制订人:

批准人:总经理

任务名称: 现金管理

目的:为规范公司现金使用管理,加强财务监督,根据国家财经法规和本单位业务特征,特制定本办法。

具体规定:

1. 各部门日常零星支出金额在1000元以下的事项,可申请用现金支付。超过1000元的事项,原则上用支票支付。

2. 各部门根据实际业务需要,若现金支出事项较多,可申请一定额度的现金备用金。

3. 备用金要根据实际业务需要量,由部门提出申请,经财务总监审核后报总经理批准。

申请备用金   部门经理签字 财务总监审核  总经理批准

4. 部门日常支出可先用现金支付,取得凭证后填制杂项现金报销单,按程序审批报销。

5. 经办人取得凭据后,要按要求将报销单填写清楚,经部门经理签字,由财务总监审核后报总经理批准,凭此单到出纳处报销。

  填制报销单    部门经理签字   财务总监审核   总经理批准

6.未核定备用金的部门,或备用金不足且紧急支出需要,可填写借款申请单。写明用途、金额,经财务总监签字后报总经理批准。

填制报销单 部门经理签字 财务总监审核

  财务总监审核 总经理批准

7.经办人凭批准后的借款单到出纳处借款,取款后应妥善保管,按用途专款专用。

8.经办人借款支用,并取得凭据后,需填写杂项现金报销单,由部门经理签字,财务经理审核,报总经理批准。

9.经办人凭批准后的报销单,到出纳处结清借款。

10经办人使用备用金并取得凭据后,应尽快报销,以便补足备用金。若使用的是借款,原则上七日内须到出纳处报销,不得长时间保留借款。

编号:AC2012-013

责任部门: 财务部

操作岗位:

制订人:

批准人:总经理

任务名称: 支票管理

目的:为加强支票管理,严格银行结算制度,堵塞票据使用管理中的违纪漏洞

具体规定:

1. 各部门日常零星支出金额超过1000元的事项,原则上用支票支付。

2. 各部门费用支出需用支票时,要开支票申领单。填清用途、申请金额。申领审批程序同现金备用金申领相同。

3. 采购物品需填写采购申请单,经部门经理签字,由财务经理审核后报总经理批准方可到财务部申领支票。申领要求同第2条。此时的支票申领单无须总经理再次批复。

4. 填写支票时不得涂改、不准折叠,支票有效期为十天。

5. 领取支票后应妥善保管,不得遗失,如有遗失应尽快报财务部挂失。

6. 支票使用并取得凭据后,经办人须及时到财务报账。

7. 支票填写要规范、准确,不得签发空白支票。

编号:AC2012-014

责任部门: 财务部

操作岗位:

制订人:

批准人:总经理

任务名称: 备用金管理制度

目的:为了加强度假村各营业地点备用金的管理,使备用金合理有效地使用。

具体规定:

前台、餐饮、康乐各营业点的备用金需专款专用,不得挪为他用。

各营业地点需建立备用金领取和交接制度,并进行登记,做到钱款当面交接清楚,交接签字需中文正楷。

工作时要妥善保管好收入及备用金,将钱款放置专用钱柜中,做到人走锁柜,确保钱款安全。

餐饮、康乐在营业结束后,清点备用金,确保准确后将备用金存放在前台保险箱内,不得私自将备用金进行保管。

遇特殊情况,各营业地点备用金不够使用时,需提前申请,在办好借款手续的前提下方可从财务部借款。

各营业地点如有长款需及时上交,不得私自留存或擅自据为己有。

财务部日审组每月将不定期对各营业场所备用金进行抽查,详细记录,并将检查结果上报财务总监。

财务部总出纳将对各部门周转使用的备用金定期进行检查,持有备用金的部门人员在变更时,应及时到总出纳处办理变更手续。

对各营业场所备用金未按制度执行的部门将进行通报,要求整改,以确保度假村财务制度的有效执行。

编号:AC2012-015

责任部门: 财务部

操作岗位:

制订人:

批准人:总经理

任务名称: 前台账目管理

目的:加强账目管理,保证度假村收入及时实现。

具体规定:

客人已离店且账目未付清,前台需将未结算账目转到PF账户中,并建立账目明细登记本,及时联络相关订房人员。

如销售经理同意客人过几日来付款,在客人离店时前台请客人在账单上签字,销售经理需在账单上签字确认说明付款事宜。

在前台挂帐的应收款项,前台需及时联系销售经理催收,保证在七日内付清,如未付清账款需及时将情况反馈市场部总监协助催款。

如在七天内账目仍未付清,将原因详细记录,由前台主管注明原因并签字后,将未付账目转财务部挂应收账款。

前台PF账户的挂账,需设专人每日对挂账的账目进行审核和催收,保管好客人登记单、账单及相关资料,前厅部经理要关注前台挂账的情况,确保账目及时收回。

销售经理同意的挂账账目,需协助前厅部做好催收工作,如账目出现坏账,担保人需承担追款责任。

对于客人已经退房,但是剩余的抵押金并未取走的账务处理,前台收银员应在三天内通知客人来取。如客人在三天内仍未取走6个月后应将此账目转入财务部,由财务部转至相应的应收预存款账户,客人来取款时,应核对押金收据等相关资料,复核无误后将此账再次转入财务部进行调整。

长住客人应做月结。每月的第一天将长住客人前一个月的房账转入财务部,如合同上规定房价以每月计算的,前厅部应在每月月初时对房价进行调整,并保证与合同房价一致(允许有极少的差额),转入财务部后,由A/R在月底时统一调整。对于大型会议在前台预留的抵押金,原则上只可在前台的PF房内保留七天,如七天后仍有余额,应转入财务部,并注明其公司名称。

编号:AC2012-016

责任部门: 财务部

操作岗位:

制订人:

批准人:总经理

任务名称: 店内宴请审批程序管理规定

目的:规范度假村宴请审批程序,节约费用。

具体规定:

各部门店内宴请一律要事先申请,到餐厅消费时必须先出示经审批后的“交际费审批单”方可就餐。有直接签单权的人员在其各自的签单权限内可直接签单,但必须在账单上写明招待单位及人员;若宴请范围超出其签单权限,也要提前办理审批手续,然后持审批后的“交际费审批单”到餐厅用餐。

特殊情况下“交际费审批单”的审批程序

如遇特殊情况需紧急审批的,若财务总监不在可由副经理代签,然后到主管副总或总经理处审批,如主管副总或总经理不在,可找总经理办公室主任先代批,宴请完毕后再补齐审批手续。

节假日期间如遇特殊情况需临时宴请的也应当时填写“交际费审批单”,并由当日的总办驻店值班领导审批后方可执行,事后再将审批手续补齐。

编号:AC2012-017

责任部门: 财务部

操作岗位:

制订人:

批准人:总经理

任务名称: 发放司机费管理制度

目的:根据国家政府有关规定,银行对各企业的现金提取加强了控制。

具体规定:

司机费在1000元以上,且用支票结账的,需在支付支票三天后 方可领取司机费。

消费金额在10000元以下(包括10000元)司机费最高提取额为30%。

司机费额占用餐消费额10%(包括10%)以下不收手续费;

司机费额占用餐消费额10%-20%(包括20%)收手续费5%;

司机费额占用餐消费额20%-30%(包括30%)收手续费10%;

消费金额在10000元以上,司机费最高提取额为20%。

司机费额占用餐消费额10%(包括10%)以下不收手续费;

司机费额占用餐消费额10%-20%(包括20%)收手续费10%;

司机费最高提取额不得超过5000元。

特殊情况突破此限的,必须报总经理批准。

编号:AC2012-018

责任部门: 财务部

操作岗位:

制订人:

批准人:总经理

任务名称: 免费房运作管理制度

目的:为了规范免费房申请程序,加强控制与管理。

具体规定:

各部门凡需要订免费房时,必须填写免费房申请表格,由部门经理/总监签字确认,上报总经理批准后,将原件送交预订部。

预订部接到免费房申请表格进行核实,确认无误后复印一份留存,同时将原件转交前台。

前厅在客人入住登记时,将客人房间号码注明在免费房申请表上,将原件连同客人资料妥善保存。

前台在客人结账时,确认客人免费房申请资料齐全,方可办理结账手续,如手续不齐全,应立即请示值班店总。结账后无论该客人是否有消费,免费单及客人资料一律转交财务部日审组。

凡与市场营销部签有互换免费房协议的,也必须填写免费房申请表格,经市场部总监和财务总监批准后方可生效。

编号:AC2012-019

责任部门: 财务部

操作岗位:

制订人:

批准人:总经理

任务名称: 投款管理制度

目的:为确保营业收入正确上缴

具体规定:

1. 各营业部门每日需将营业收入核实后,将钱款封存并送至保安部办公室进行投款。

2. 投款前需认真将交款明细表上的内容用中文正揩填写清晰完整。

3. 投款人必须看着证明人将投款袋投入保险箱,并用中文正楷签上自己的名字后方可离开。(前厅部明确投款证明人范围及名单)

4. 如投款者未将所有内容填写完整,证明人应督促其填写完整,否则不予签字。

5. 如证明人签字后,投款人未监督证明人将收入投入保险箱,发生问题投款者负全部责任。

6. 下班后应立即投款,不许他人代投。

编号:AC2012-020

责任部门: 财务部

操作岗位:

制订人:

批准人:总经理

任务名称: 减免管理制度

目的:由于员工操作失误所导致的账目多收,调整错误入账,以确保客人无异议,电脑系统账目准确。

具体规定:

1. 减免的范围:员工操作错误导致账目出现异议,以REBATE的形式对以前账目进行调整。

2. 前台大堂值班经理在处理账目异议时,本着实事求是的原则,耐心向客人解释,根据实际情况在合理范围内减免。

3. 大堂值班经理减免权限在200元以内(含200元),超出限额需上报前厅部经理批示。

4. 金额超出200 元、且在500元之内,需由前厅部经理审批。

5. 减免金额超出500元的,还需上报主管副总或总经理签批。

编号:AC2012-021

责任部门: 财务部

操作岗位:

制订人:

批准人:总经理

任务名称: 前台转账管理规定

目的:为避免收银员工作出错给度假村造成损失,特制定此管理规定

具体规定:

1. 信用卡(由信用卡公司做详细培训)

信用卡的卡单、账单以及临时入住登记(RC单)都要有客人的签字。

转账时应附有卡单、账单、RC单及预定单。

客人入住(Check in) 时,信用卡必须过一遍EDC,并用手工压卡机将卡压印在RC单上。

保证账单金额与卡单金额一致。

保证交易金额不超过授权限额。

避免容易出现的错误。

a) Check in 时将预授权(Auth)做成一般交易(Sales)。

b) Check out时将预授权完成(confirm)做成Auth。

确保不做重复交易。有时由于EDC卡纸,至使交易已成功但是未打出卡单,这时候应重新打印,不应再刷一次卡。

结账之前一定要先打印交易明细,发现错误及时更正。

如果有重复交易,在EDC结账之前可以取消。

如果有没用的Auth,一定要及时取消。

2. 挂账(City ledger)

(所有转账必须附有账单、RC单及预定单)

旅行社(Travel Agent)

国外旅行社账单不必有客人签字(特殊除外),应附有单据(Voucher)。

国内旅行社账单不必有客人签字(特殊除外),应附有结算单。

如有国内外地旅行社挂帐,必须将汇款凭证的传真件附后。

公司挂账(Corporate)

有信贷协议的公司。账单必须有协议的授权人签字,如果没有本人签字,必须有该人的 预定单。

预存款(Deposit)的公司或个人。账单必须有授权人签字,并时刻留意该公司或个人的余额情况。

编号:AC2012-022

责任部门: 财务部

操作岗位:

制订人:

批准人:总经理

任务名称: 收款员缴款及账单投放管理制度

目的:为确保营业收入及账单正常上缴

具体规定:

1. 各营业部门收银员下班以后,要认真核实本班次的营业收入,整理账单并填制账单报表,将收入款项放入缴款袋内封好、账单整理整齐放入塑料袋里。电话通知保安员一起到前台指定投款地点。

2. 收银员在投款前要按《收银员缴款汇总表》的项目要求填写齐全,并由保安签字(要求中文正楷)确认后,将缴款袋投入保险柜内。

3. 收银员在账单交接本上按各项要求填写账单登记记录,由保安员签字(要求中文正楷)确认后,将账单投入账单箱内。

4. 收银员必须看着保安员将缴款袋及账单分别投入保险箱和账单箱内,经双方确认后方可共同离开。

5. 款项及账单绝对不允许由他人代投。

6. 如收银员未按要求将投款内容填写完整,保安员应督促其填写完整,否则不予签字。

7. 如保安员签字后,收银员未监督保安员将缴款袋投入保险箱内,一旦发生问题,收银员将负全部责任。

若账单投入后收银员发现问题欲修改账单,须找前台主管打开账单箱,并在其监督下方可更改账单。

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