如何做好法律法规贯彻工作（法律工作如何提升资料安全和工作效率）

——执业律师的群晖NAS使用心得

法律类工作其实也是需要大容量的存储空间的。比如，虽然最终形成的“法律文档”容量很小，但用于制作法律文档的各类“原始案件材料”，可能是“照片、视频、音频、扫描件”等形式存在的多媒体资料，时间长了，数量多了，会占用大量空间。又如，为了适应“移动办公”、“线上办公”的趋势（注：现在很多法庭都使用“微法院”等小程序接收和送达材料了，各类纸质办公资料早就已习惯扫描成PDF格式，好处是可以随身携带大量资料，随时随地快速解答客户问题，但这类资料多了，需要占用较多空间。

为了存储、处理不断增加的各类办公资料，这几年手机、电脑的升级换代非常频繁，但使用一段时间后，容量方面依然会“捉襟见肘”，需要定期将资料转移备份到移动硬盘、云盘等处。但在2020年初，一个新买的移动硬盘突然损坏，丢失了大量的照片、工作文档、讲座视频（注：部分照片可以从云盘找回，部分文档可以从还没删除原始资料的原电脑中找回，或者重新扫描纸质资料创建，部分讲座视频也可以重新下载，但许多其他资料就很难找回了，损失比较惨重），让人对传统移动硬盘的安全性、耐用性感到担忧。

在选购一款新的、更可靠的移动硬盘的过程中，接触到了“NAS”的概念。这类设备可以固定放在家里或单位，完全通过网络访问，无需担心“震动、供电不足、突然断电”等导致的意外损坏，可以使用比较好的专用硬盘，且硬盘容量还可以不断扩充，既可以为“手机、平板、电脑”提供额外的存储空间，减少手机、电脑的升级换代频率，还可以实现多种办公设备之间的数据同步、自动备份、远程访问等功能。

抱着试试看的态度，在2020年3月入手了一台群晖DS218play，并给它配备了4T容量的NAS专用硬盘。使用一段时间后，有种“相见恨晚”的感觉，目前的常用用途主要有三种：

（1）将分散在手机、电脑、移动硬盘的资料集中备份到NAS；

（2）通过NAS的同步功能，让多台电脑之间实现资料同步，多台设备之间也可以接力办公；

（3）通过NAS直接给同事、客户分享资料，无需通过微信中转（避免了手机微信、电脑微信的“容量膨胀”），同时避免了部分资料通过云盘中转时被云盘错误锁定或误删的情况。

在与同事交流时，发现其实很多人都有“数据备份、数据同步”方面的困扰。如，某同事因为电脑容量不足（注：某些新款电脑，硬盘是板载的，无法自行升级大容量硬盘），非常依赖U盘和移动硬盘，导致电脑的USB-C接口因为频繁使用而老化或损坏；又如，某同事的电脑在过保后硬盘突然崩溃，支付了高昂的维修费，但资料依旧找不回来，最终只从云盘找回少量资料。再如，某同事主要办刑案，但发现有些云盘会误删刑案资料，从此不敢用云盘存储重要的案件资料，但电脑空间又非常有限。此外，还有很多同事同时使用台式机和笔记本电脑办公，但电脑间的资料同步主要是手动完成，有时会出现遗漏，比较影响工作。

因此，除了自己用NAS，有时也会向同事推荐NAS（注：推荐了2个同事入手NAS），也觉得有必要写一下NAS使用方法方面的文章，供大家参考。刚好今年7月份新配备了一部群晖DS420 ，在熟悉这台NAS的过程中，也正好可以详细介绍一下NAS设备的安装、使用方法，也欢迎大家交流指正。

一、笔者使用的NAS

注：笔者2022年新升级的DS420 ，主要放在单位使用

（一）外观情况

NAS的外观有点像一个小主机，整体比较方正，可以安装多个硬盘，并通过网线上网。通过网络，可以实现不同设备的数据备份、数据同步。

1.正面：

（1）硬盘插槽：

可以看到4个硬盘插槽，每个硬盘插槽都使用了免螺丝的“易拆式”设计，可以随时安装新的硬盘，或者临时拆下硬盘带走。此外，每个硬盘仓上还有“锁孔”，可以用NAS配的专用钥匙，对每一个硬盘仓上锁固定，增强安全性。

硬盘仓支持3.5寸或2.5寸硬盘，如果家里有闲置的硬盘，不管是3.5寸，还是2.5寸，都可以装上去继续发挥余热——但在预算充足的情况下，个人更推荐使用全新、专用的NAS硬盘。

（2）USB3.0接口

正面有1个USB3.0接口，可以用来连接U盘、移动硬盘等各类存储设备，将U盘、移动硬盘的资料备份到NAS，实现集中存储。

（3）电源、状态、硬盘指示灯

右上方，有5个指示灯，分别是“STATUS”标识的“状态指示灯”，以及从DISK1至DISK4的“硬盘状态指示灯”，可以直观地看到电源、硬盘的工作情况。（注：如果是个人使用，偶尔才需要备份和同步的，可以设置硬盘自动休眠。在休眠状态下，只有电源指示灯是亮的，其他指示灯则处于熄灭状态，让你可以直观地知道NAS正处于“休眠”状态。）

2.硬盘插槽内侧：

有一个内存插槽，最大支持4G容量的DDR4笔记本内存，可以和机身自带的2G内存组成6G内存。

NAS其实也是一台小主机，可以安装很多程序，甚至虚拟机来实现一些比较复杂的功能，增加运行内存，可以让NAS的运行速度更快。

3.侧面：

是镂空的进气口，有利于硬盘的降温。

4.背面：

（1）两个散热风扇：

有利于硬盘的降温——在硬盘高负荷运转，或者气温比较高的夏季，主动式的散热设计对硬盘的正常运行，以及硬盘寿命的延长，都是很有好处的。

（2）两个网线接口：

NAS是通过有线网络访问的，普通的NAS只有1个网线接口，DS420 有两个网线接口，支持“故障转移”和“链路聚合”功能，前者可以在一个网线出现故障时自动启用另一根网线，后者则可以合并两根网线的带宽以提高网络访问速度。

（3）一个USB3.0接口：

与前置的USB3.0接口功能相似，可以用来连接U盘、移动硬盘，并将U盘、移动硬盘的资料集中备份到NAS。

另外，这个USB3.0接口还具有与UPS（不间断电源）通讯的功能，——NAS本身可以接在UPS上取电，同时通过USB数据线与UPS进行通讯。在遭遇突然断电时，UPS可以继续给NAS继续供电一段时间，同时UPS还会通过USB数据线，向NAS传输“关机信号”，让NAS自动关机，避免UPS电量用完后意外断电，对硬盘的不利影响。

（4）安全插槽：

如果NAS放在单位（或其他临时场地）使用时，可以在NAS的安全插槽上加上一个“防盗锁”，增强安全性。

（5）电源接口：

NAS使用的是专用的两段式电源适配器。

5.底部：

有两个M.2接口2280规格的NVMe固态硬盘插槽。

群晖DS420 可以加装两个NVMe固态硬盘，但并非用于增加空间，而是作为硬盘缓存，提高硬盘的反应速度、读写速度。

（二）NAS的上手（安装系统、软件）

群晖NAS的上手其实非常简单，只需根据《快速上手指南》的步骤，装好系统，注册账号，然后再注册一个QuickConnect的账号（当你和你的NAS不处于同一局域网的时候，可以通过这个账号远程登录NAS），就可以在电脑、手机或平板上访问NAS了，界面中有一步步的引导，跟着照做就好，没有什么难度。

群晖NAS的系统安装好后，就可以安装套件了。群晖套件有网页端、电脑客户端、手机App，不管在哪里，都可以进入到自己的NAS。只要在手机、平板上安装好App，登录QuickConnect的账号，出门在外也可以随时存取NAS中的文件，访问速度也很快，非常人性化。

二、NAS的备份、同步功能

NAS有强大的备份、同步、还原功能，且可以通过Drive、Cloud Sync、Active Backup for Business等套件进行自动备份。在介绍这几个套件之前，我想先讲一下我对普通移动硬盘的使用感受，以及我选择NAS的原因。

（一）普通移动硬盘备份的不足

普通的移动硬盘，确实可以通过较低的成本实现较大容量的存储，但是一般无法扩容。如果需要存储不断增长的数据，势必需要准备多块移动硬盘，从而导致文件的存储比较分散、混乱。如果需要经常携带移动硬盘外出，还可能遭遇移动“硬盘丢失”。另外，移动硬盘是很脆弱的，如果使用不当（比如使用时有震动、供电不足、突然断电等情况），也会导致硬盘的突然损坏。

比如，笔者在2019年选购了某知名品牌的一款4T 容量的2.5寸移动机械硬盘，并随身携带使用。结果，仅仅使用了一年，这款移动机械硬盘就在毫无征兆的情况下突然损坏，里面的重要工作文件难以恢复。可能是由于随身携带，经常遭到震动损伤，也可能是由于长期接在各类扩展坞上使用，存在“供电不足”的情况（注：现在的很多超薄电脑都取消了USB A接口，需要通过扩展坞，才可以连接移动硬盘使用，如果扩展坞没有额外供电，有时会出现“供电不足”的不利情况，时间长了，会导致机械硬盘出现坏道），或者是曾经不慎意外断电，最终导致损坏。

将数据保存在移动硬盘，可能存在以下缺点：

1.资料过于零散

有些移动硬盘容量比较小，会导致资料分散保存，找起来比较麻烦。

2.移动机械硬盘容易损坏

如果用的是“移动机械硬盘”，在使用时要非常小心，需要保证充足的供电、避免震动，否则很容易损坏，丢失全部资料。

3.移动固态硬盘资料恢复难度很大

如果用的是“移动固态硬盘”，在删除资料、格式化时要非常小心，因为一旦删除，往往无法恢复，难以找回。

4.移动硬盘没有远程访问功能，只适合本地访问

有些长期备份的资料，需要临时查阅，但移动硬盘没有远程访问功能，如果每天都带在身上，比较累赘，且容易丢失或损坏。

5.移动硬盘容易受到病毒感染

如果需要在不同的电脑或陌生的环境中使用，移动硬盘可能遭受到病毒感染，导致全盘资料无法使用。

（二）我为何选择群晖NAS

与移动硬盘相比，使用NAS备份资料，至少有以下好处：

1.可以实现资料的集中管理，可以直接搜索，迅速找到——可以提高工作效率（NAS的容量较大，且可以不断扩充，资料不会分散于多个移动硬盘）；

2.可以通过网络的方式访问，不用担心供电、震动问题——无需小心翼翼地使用移动机械硬盘；

3.可以将固态硬盘的资料，定期备份到使用机械硬盘的NAS上——无需担心移动固态硬盘的资料误删、不慎格式化，难以恢复。（NAS上的回收站、多版本功能，都可以很方便地找回误删软件）

4.NAS的备份是自动化的，而且可以备份多个版本以防万一

比如，使用Drive的备份功能，可以自动化备份、连续备份，并生成多个版本。比手动备份要省事省心。

比如，使用Cloud Sync的备份功能，可以将云盘的资料自动化备份到NAS，即便云盘里面的资料被不慎锁定、删除，NAS上也有备份。

5.NAS的资料可以很方便地恢复到任何一台电脑上，工作不容易中断

比如，使用Drive的备份、同步功能，可以将NAS上的资料还原、同步到任何一台电脑上，即便主力电脑故障，也可以在备用电脑上继续开展工作。

6.NAS有应对病毒威胁的方法

对于重要的文件、照片，为了防止病毒感染，还可以采取一些比较特殊的备份方式。比如，可以使用ABB和快照功能，直接对整台电脑或者整个NAS系统备份，也可以拍摄某一时间点的“快照”，在遭到比较严重的病毒感染时（注：比如“勒索病毒”感染），可以选择恢复整机，也可以选择恢复某个关键文件，使工作可以正常进行。

（三）我是如何在工作中使用NAS套件的

1.Drive——同步电脑、平板间的文件

Drive软件是笔者使用最多的软件，既可以备份资料，也可以同步资料。

（1）Drive的备份功能

Drive的备份功能，可以将电脑上的一些“已经办结、需要长期归档”的资料，单向备份到NAS中保存，可以腾出电脑上的空间，需要时再登录NAS查看或下载。

其中，Drive可以实时备份，也可以计划备份，还可以多版本备份——最多可以保留32个历史版本，并根据需要，随时恢复到某一个历史版本（注：有些文档改到后面，发现之前的版本更适合，此时可以恢复到早期的某个版本）。

（2）Drive的同步功能

Drive的同步功能，可以将电脑上的一些“正在办理，需要经常使用”的资料，双向备份到NAS中保存——即，电脑上有一份资料，NAS上也有一份完全一致的资料。

如果同时使用多台电脑，则每一台电脑上都有一份完全一致的资料。

此外，通过手机端的Drive软件，还可以将电脑的资料同步到手机上。对于一些常用的文件，比如法条、合同模板、正在办理的案件，可以随时随地在手机上实时查看——可以在网络比较好的时候同步资料到手机，这样即便到了网络较差的地方（比如地铁、高铁、从深圳往返珠海的海上航线上、一些偏僻的法庭……等），也可以直接在手机上查看提前同步好的资料。

电脑上的Drive客户端：

手机端的Drive软件：

工作使用场景1：同步台式机、笔记本电脑

某同事同时使用台式机和笔记本电脑，本来以为两台电脑一起使用可以提高效率，但发现资料分散在两台电脑，效率反而降低了。通过U盘、移动硬盘在两台电脑之间同步，有时会遗漏文件，或者导致多个版本共存，无法分辨。

现在，通过Drive的同步功能，资料可以继续在笔记本电脑上处理，而且每次完成处理完文档后，资料会自动同步到台式机电脑上——笔记本电脑和台式机电脑上的资料完全一致，且NAS上还有一个同样的备份。

因此，通过Drive的同步功能，在家里可以使用性能强大的台式机电脑办公，在外则可以使用轻薄的笔记本电脑办公，两台电脑都得到了充分的利用，兼顾了性能和便携。

工作场景2：同步多台电脑、平板，实现在家办公、出差办公

由于电脑升级换代，笔者有多台电脑——两台笔记本、一台平板。

在使用Drive的同步功能前，由于同时使用多台电脑会导致资料分散，效率降低，因此只用一台笔记本电脑办公，这台电脑带来带去，不是特别方便。

在使用Drive的同步功能后，可以在每一台电脑上创建一个同步文件夹，通过NAS同步，其他电脑上都会有一份同样的资料。这样，可以在家里、单位各放一台电脑，家里做了一半的工作，到了单位可以继续完成，接力办公。此外，在临时外出时，还可以随身携带轻便的平板电脑，可以在平板电脑上查看文本资料，完成简单的工作，资料都是完全同步。

在将资料备份、同步到NAS后，这些资料可以随时随地使用手机、平板、电脑进行浏览。

（注：用iPad登录Drive查看资料的效果）

（3）Drive可以轻松分享资料

在外出办公时，有时会被同事、客户临时索要某个文件，以往都尽量随身携带笔记本电脑，然后再用电脑发给对方。但电脑带在身上一个是不轻便，另一个问题是还需要再寻找WIFI或者用手机给它开热点。

现在则可以直接在手机上用Drvie软件分享一个共享链接给同事或者客户。

在给同一团队的同事分享文件时，可以直接分享文件链接给同事，还可以设置读写权限，需要同事一同合作完成的，便设置成“可以编辑”。

在给团队外的同事或者客户分享文件时，可以用Drive App一键生成公开链接，还可以设置密码、有效下载期限等，更加安全。而且，即使对方没有NAS或者NAS账号，也可以直接进行下载。

（4）Drive可以快速查找资料

手机端的Drive，可以根据文件类型、名称等关键词查找，可以快速找到想要的文件，对笔者从事的这种文档文件繁多的法律类工作来说，帮助非常大。

2.Cloud Sync——公有云同步

Cloud Sync软件，可以将原本放在云盘的资料集中下载到NAS保存。

（1）可以提升公有云盘的下载网速

有些云盘空间较大，可以用来备份资料，但是下载时速度却很慢。对于这类云盘，可以通过Cloud Sync软件，将云盘的资料下载到NAS，之后如果有需要的话，再从NAS下载就好，下载速度有非常大的提升。

（2）比公有云盘更安全、更私密，防止文件资料被误删

有些云盘空间确实比较大，大家习惯把资料或者其他文件存在这些云盘上，但它的安全性、私密性比较一般。

有些云盘的自动审核功能过于敏感，如果用来长期存储资料，过段时间后，可能会发现一些资料突然“消失”了——可能是被电脑误判，被错误锁定或删除了。如果没有及时申诉，可能很难找回来了。

笔者有一次向某网盘上传了一份刑事《控告书》，结果没多久，就被提示“文件违规已被删除”。但这只是一份很普通，很常见的法律文书。可见，某网盘的自动审核功能过于敏感，有时会出现错误审核，不适合存储重要的办公资料。

笔者问了其他同事，同事反映也遇到过同样的问题，认为“资料会被乱删”，所以不敢用来存放重要的资料。

最近热议的某网盘“自动锁定”用户文件的新闻（注：后来据说是网盘的文件被锁定，本地文件并不会受到影响），笔者也不感到奇怪，现在有些网盘的自动审核功能过于敏感，技术上可能还不够成熟。虽然有些文件可以通过人工申诉找回，但申诉期间可能会导致工作中断，影响有时还是蛮大的。

对于这类云盘，可以通过Cloud Sync软件，将云盘的资料自动下载到NAS，防止资料突然被错误锁定及删除——即，NAS可以提升文件安全性，不影响日常工作的进行。

（3）公有云盘费用不低（注：如果长期、多人使用）

NAS的成本仅限于NAS设备本身及硬盘，内部套件不收取任何的许可证费用，没有其他隐性收费。因此，在长期使用、多人使用的情况下，其实用NAS的成本会更低。

为了防止有些公有云盘突然宣布收费，或者涨价，或者变相涨价，可以将公有云盘的资料通过Cloud Sync软件，转移到NAS中，用NAS代替公有云盘。

（注：一些常见网盘的优惠后的收费标准）

（注：一些常见网盘的优惠后的收费标准）

3.Active Backup for Business套件(简称ABB套件)

对于比较重要的工作电脑，最好是对电脑定期备份，甚至整机备份。

通过群晖的Active Backup for Business套件（简称ABB套件），可以对电脑整机或者NAS系统进行备份，如果发生意外，可以快速进行整机恢复或是单个文件恢复，安全且灵活。

通过定期备份，可以在电脑意外感染严重病毒或者电脑遭遇严重故障后，可以随时恢复到感染前、故障前的电脑系统，减少损失。

4.Snapshot Replication

为了抵御勒索病毒，NAS还有一种“双保险”的备份策略。

可以在NAS上安装并启用Snapshot Replication套件，为NAS上的资料拍摄“快照”——最快每五分钟为文件拍摄快照，记录每个时间点的数据状态。一旦NAS不慎被病毒感染，可以选择快速还原到之前未被感染的时间点，提高工作连续性。

俗话说，数据无价。法律工作的文件非常重要，但文件种类繁杂且数量众多，需要一个有效的存储、管理和备份的方法。另外，法律工作出差频繁，过去都是电脑不离身，但熟练使用NAS后，可以在一些短途出差的场景不用一直背着笨重的电脑跑来跑去（注：可以用手机、平板完成）。群晖NAS的丰富套件和功能，让我可以快速同步、备份各类文件，而且同步、备份后，还可以很方便地通过各种设备随时访问、随时分享，方便了移动办公，也提高了工作效率。在面对病毒威胁、系统故障等方面，群晖NAS也提供了比较全面周到的保护方案，文件的安全得到了保障。而且，群晖的DSM界面也非常直观和人性化，基本都有引导，比较好入手，熟悉后也并没有感觉操作很难或者门槛很高，对非IT专业其实也是非常友好的。

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