高效的文件整理方式（整理文件总出错）

最近，市场部的实习生小张着实有点焦虑，起因是公司要办一场晚宴，各部门的需求表都要发到小张这里汇总。面对如洪水般袭来的文档，小张这个职场新人没有太多经验，只能不断重复“Ctrl C”、“Ctrl V”的动作，一遍遍更新着表格。但几乎每个部门每天都有许多细微变动，小张已忙得焦头烂额，生怕遗漏和填错信息。

整理文档大概是办公中最日常和频繁的工作之一了，难度虽小，但想确保高效完成任务且不出错，的确需要一些“功底”。其实，如果借助百度新一代人工智能办公平台“如流”的文档在线编辑功能，复杂的文档整理便会简单高效许多。

例如，当公司收集员工信息、或统计加班、报销等需要汇总多份文件时，与其把相互独立的n份文档交给1个人来合并整理，不如开放多人编辑权限，大家协同办理更加方便快捷。打开如流，点击“上传文件”，选择“在线编辑”，随后在“邀请协作”中添加项目的参与人，即可让项目参与者们同时在线对文档进行编辑。如此一来，每个人都对各自编辑的部分负责，分工明确，避免了像小张这样在整理文档过程中出现遗漏。

(图示：百度如流文档在线编辑功能——查看历史版本和协作记录)

其次，由于系统内的文档是实时更新的，用户打开的永远是最新版本。如果在编辑过程中发现问题，可以点击“筛选”，根据修改时间、修改人和修改细节，查看详细的历史版本和协作记录，了解整体修改进程，避免出现搞错版本的状况。

(图示：百度如流文档在线编辑功能——查看并恢复历史版本)

如果用户想要还原某一个历史版本也十分轻松，可在历史版本列表中选择需要还原的内容，先预览效果，确认无误后再点击“恢复”图标，即可将文档还原为指定版本。当然，只有拥有编辑权限的用户才可以查看和还原历史记录，为的是保护文档数据的安全性。

在如流的文档编辑功能中，除多人协同编辑、查看操作记录、查看和恢复历史版本外，还包括转发分享、一键下载等实用功能，满足企业办公的各项日常需求。

(图示：百度如流文档在线编辑功能——转发副本)

作为AI时代智能办公的引领者，百度如流拥有依托百度大脑建立的强大“AI中台”和“知识中台”，并打造出了可以便捷交互的通讯流、贯穿工作全流程功能的工作流，以及助力企业知识沉淀、加速企业创新的知识流，带给用户高效智能的“流式办公”体验。（一鸣）

来源： itbear