office技巧分析（这8个office技巧会让你的工作效率呈现递增趋势）

在工作中，当我们使用office时，常常会发现一些难题，我也会被人问道这样的问题，今天给小伙伴们总结一点office办公干货，也是被小伙伴们问到最多的问题。希望可以帮助到大家。

01 Word转PPT

Q1：当你遇到有很多字的Word格式的演讲稿时，如果想要将它变成一份PPT，怎么办？

A1：Word变PPT？我们可以利用PPT中的大纲来实现，将Word内的文本划分成大纲样式，就可以将Word以大纲的方式导入PPT。

①打开Word，在【开始】菜单的样式里，将Word文本划分样式；

②打开PPT，切换到【开始】菜单，选择【新建幻灯片】-【幻灯片(从大纲)】；

③然后选择选择需要转换成PPT的Word文档，点击【插入】。

当我们将Word转换成PPT后，可能还是有问题让你苦恼，比如：

Q2：转入PPT中的文字内容字号排版大小不可控，有些甚至超出文本框范围。怎么办？

A2：哦，这可是一个麻烦事儿，不过你可以这样操作试试。

将光标放在文本框中，可以在左下角看见一个按钮，点击【自动调整】按钮，选择【根据占位符自动调整文本】。

02 PPT变Word

Q3：打印PPT课件？怎么转换成Word进行打印？

A3：按电脑快捷键【F12】（如果是笔记本电脑，按F12没反应，可以按Fn F12），然后选择【保存类型】-【大纲/RTF文件】-【保存】，最后使用Word打开进行打印即可。

03 Word转Excel

Excel数据复制到Word

Q4：将Excel数据直接复制到Word时，是不是每次都超出纸张范围或是排版混乱呢？

A4：光标放在要复制内容中的任意单元格，【Ctrl A】选中，【Ctrl C】复制数据，然后切换到Word文档中，点击【粘贴】-【选择性粘贴】。

注：如何想要同步更新数据，可以在选择性粘贴中，点击【粘贴链接】-【Microsoft Excel工作表对象】，确定。设置完成后，当Excel数据修改时，Word中的数据也会自动更新。

04 Word转Excel

Word表格转Excel完美转换

Q5：Word转Excel总会出现各种问题，表格溢出，数据错位等，该怎么办？

A5：快捷键【F12】，在【保存类型】中选择【网页文件】；然后在Excel表格中，点击【文件】-【打开】-【这台电脑】，找到刚刚保存的网页文件，点击【确定】，就可以将Word表格完美转换成Excel表格了。

05 Word修改前后

如何在查看Word的修改情况？

Q6：当我们需要修改Word文档，且想要知道修改的位置时，怎么办？

A6：可以提前打开Word的修订功能。

切换到【审阅】选项卡，在【修订】菜单中，选择【显示标记】-【批注框】-【在批注框中显示修订】。

Q7：如果Word文档已经被别人修改过了，但没有留下修改痕迹，但是想要直知道修改了哪里，这时候怎么办？

A6：我们可以比较两个文档，查看出文档之间的差别，就可以直接修改的部分了。

切换到【审阅】选项卡，在【比较】菜单中，选择【比较】，然后选择添加【原文件】和【修改文件】进行比较即可。

06 工资条/奖状/证书批量打印

公司搞活动，奖状、证书、邀请函还有座位卡少不了，打印这些东西真的很烦！！！

如果你是做这方面工作的话，你会深切地体会到那种烦躁，别着急，我们可以批量打印。

Q8：如何批量打印奖状/证书/邀请函？

A8：合并邮件。

合并邮件的原理就是：

①把所有相同的内容，做一份Word模板；

②把所有不同的内容，做一份Excel信息表；

③然后将Excel信息表中国你的列表格，以域的形式插入到Word模板中；

④完成设置后，就可以预览到每一份奖状的最终效果；

⑤一键发送到打印机，就可以一次性打印出成百上千份；

⑥如果下一次要用，无需修改模板，直接修改Excel表格中的人员信息就可以啦。

这一招适用于：工资条、证书、胸卡、座位牌、信封、请柬等等等……

具体操作如下：

①在Word中选择【邮件】-【选择收件人】-【使用现有列表】；

②选择准备好的Excel信息表，打开它；

③然后【插入合并域】，选择目标字段，用预览效果检查下，批量打印即可。

PS：该操作的视频版可以查看底部相关文章。

OK，今天的技巧到这里，上海阴天带雨，我感到了丝丝冷风吹。

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