如何与信息化系统做好配合（学会运用信息化的工具来服务自己）

信息化时代给我们的生活带来无数的便利服务，同时也迫使我们每个人去学会运用信息化的工具来服务自己，我来为大家科普一下关于如何与信息化系统做好配合?下面希望有你要的答案，我们一起来看看吧!

如何与信息化系统做好配合

信息化时代给我们的生活带来无数的便利服务，同时也迫使我们每个人去学会运用信息化的工具来服务自己。

随着时代进步，大数据时代的来临，数据批处理、云计算、数据库、便携式移动设备等等新时代名词层出不穷，计算机、手机、平板电脑、APP等已经成为我们生活中不可或缺的组成部分。在这个数据大爆炸的时代，大量的信息化数据源涌入我们的日常生活中，动车购票、银行网上转账、美团外卖、网上购物等等，各项生活服务都凝聚于信息化的设备之上。先让我们回首过往，相比过去，在上个世纪，还没有信息化技术服务支持的旧时代，人们还在为买张归家的车票而苦苦熬夜排队，银行转账还要拿着纸质支票去柜面办理转账，吃饭、购物从来都只能逛几条街、跑几家店面处处寻觅，哪曾想现在，动动手指，车票就买好了，在网上简单输输密码自助转账就完成了，点开APP，各色小吃、衣物、日用品都一览无余，付款送货到家，足不出户天下我有的归属感由然而生，而这些都是信息化时代给我们生活带来的无数便利服务，但同时也迫使我们为了获得这些便利服务去努力开动大脑学习，主动学习如何去运用、使用这些信息化工具，大家反思下，这些信息化的服务是如何融入我们的生活中的呢？信息化服务从来都是嫁接在网络大数据服务平台上，而计算机、手机、平板电脑、APP等都仅仅是这些服务的访问工具，不夸张的说，这些都是“接口”，是我们通往便捷高效的幸福生活的“接口”，通过计算机我们访问互联网数据，通过手机应用我们购买车票，通过APP我们搜索各色小吃，如果我们因循守旧，不愿开动大脑花时间去学习使用这些工具，那又如何能够享受到这些便利的服务呢？最终的结果只能是继续生活在旧时代背景下，看着新时代高速发展，继续过着旧时代的生活。你会体会到处处不便，别人只花几秒钟就完成动车票的网上订购，你却要在售票厅花排5-15分钟的队买动车票，别人动动手指就把款汇出去了，而你只能在营业大厅守着号码牌，等待叫号办理转账结算，别人无感支付停车费，出停车场就像出自己家门，而你只能耐心排队，依次等待人工付费离场。数据信息化服务提供的便捷性不可或缺，它正飞速改变着我们的工作方式、生活方式，不断提高生活带给我们的舒适感，要想获得信息化时代的便捷服务，首先需要我们每个人学会运用信息化的工具来服务自己。

就拿我们银行来说，银行是金融数据服务的载体，是典型的信息化机构，贷款、存款、各类支付结算等数据都集中汇聚在银行，涉及到信息化工具的使用频度较其他行业也相对更高，时常需要进行各类金融数据分析，从过去的手打算盘统计计算到现在的计算器运算，再到使用电脑进行会计电算化，其信息化服务快速提高，工作效率与准确率直线上升。但这个过程中也不乏遇到些许困难，那就是人的需求和信息化程度发展的不匹配。人们在不同时期对数据的展现分析需求时常各式各样，分析需求的维度和系统能够直接提供的展现形式多多少少没法完美契合，这就可能造成各类信息化的应用系统无法完全满足所有人不同时期，不同想法，不同维度的数据分析需求，但就银行来说，其流水化的作业模式产生的底层业务数据，基本能够完整体现业务的发展明细情况，借由底层数据的支撑作用，通过数据加工的方式基本能够获得所需要数据分析结果，也就是数据加工能够作为不同维度数据分析需求的另一种补足措施。但也需要注意，数据加工的方式需要耗费一定的人力、精力、时间，在日常工作中，时常碰到大量需要手工统计的报表数据，而且上报及时度要求高，数据筛查范围大，造成人工统计时长过长、差错率高，而且人工统计很大程度上依赖于各统计人员对统计方式方法的思索，若仅是依赖于逐条数据手工筛查计算，比如用计算器手算或者逐条业务明细肉眼筛查，工作量巨大，少说耗时半小时，多则1天，且极容易出现人工统计差错，导致汇总数据准确度受影响的情况时有发生。以我们机构概况为例，粗略估算，总行27个部室，省级分行31个，地市级分行338个，县级支行1693个，合计2089个机构，每个机构下又涵盖客户业务部、信贷风险管理部、资金计划、会计结算部、财务会计部、办公室、信息科技部、内控合规部等等对应条线部室，粗略地按每个机构对应6个条线部室来估算，也就是2089*6=12534个部室，按每个条线部室专门分配1人进行数据人工统计工作，也就是12534人，全行系统现有员工约5.2万人，也就是说需要全行20%以上的员工专门进行数据处理工作，也就是说只要下达1项人工数据统计任务，便需要动用全行20%的人力资源进行工作，这就耗费了大量人力、时间、精力，造成人力资源的消耗。

报表统计人员对这类工作最有体会，一部分报表统计人员，时常因为上级下发的一些临时统计任务需要进行人工统计工作，少说耗时半小时，多则1天，耗时、耗力不说，时常因数据量过大无法及时完成统计上报工作，精力无法全部集中在业务拓展上面，最终造成员工疲于日常，时常加班加点，身心疲惫，不堪重负，甚至有些人产生了消极怠工情绪，随意凑数上报，而无暇对未来创新发展思路产生思索实践，这不仅影响全行汇总数据的准确性，如果是报送给银监局、人民银行的外部监管机构，其后果将直接影响银行考核及声誉，更进一步说，这是对银行未来精细化管理与高质量发展的限制。但俗话说的好，凡事都有两面性，并非所有报表统计人员都对这类工作感到一筹莫展，部分统计人员还是能够在较短时间内，较轻松的完成数据处理及上报，准确度也相对较高，甚至因数据处理得当受到表彰。那为什么同一项工作，对工作时长及结果会有如此大的差距呢？这很大一部分要归功于对业务基础数据的了解以及信息化工具提供的便捷服务。

就如前面所述，人们对不同时期数据的展现需求时常各式各样，各类应用系统无法完全满足所有人不同时期、不同想法、不同维度的数据分析需求，但借由底层数据的支撑作用，通过数据加工的方式，基本能够对系统无法直接生成的数据分析结果起到一定的补充处理，因此，对于部分数据的展现分析需求不可避免的需要经过数据加工处理。倘若大量数据处理单纯依赖人工徒手进行运算加工，必然会消耗大量人力、时间、精力，而且准确度低，效率低下是不可避免的。其原因分两方面分析：

1、首先是对系统提供的数据源的程度的了解程度；所有的数据加工处理都需要基于信息系统数据源中提供的一定层次的明细数据，对系统提供的基础数据源内容的不了解，必然导致筛查范围无限扩大，或者无从下手进行下一步的统计运算，反之如果了解系统数据源的构成，就能较快捷的找出所需的那部分明细数据，接着只需导出数据进行简单加总运算，稍作加工统计就能够完成数据处理工作；举个最简单的例子：银行若要对有贷款客户和无贷款客户在某一时间段的账户管理费收取情况进行区分统计，那么就要在系统中对于每个客户在该类账户管理费收费情况通过特定科目的登记记录，我们只要从系统中筛选导出该科目发生明细数据，再通过后期手工简单筛选区分有贷款客户和无贷款客户，并进行简单加总统计就能够完成统计任务。若对于系统数据筛选支持的程度不了解，则很可能扩大筛查范围，筛查范围可能扩大到所有客户账户每日发生额，这将导致人工筛查工作量巨增，导致事倍功半，统计任务效率低下。

2、其次是对计算机、办公软件等这类工具所能实现或提供的功能程度的了解，如对word、excel等办公软件的筛选、公式、函数等等所能提供的功能有较全面的了解运用。对计算机、办公软件等这类工具了解得越全面，越透彻，在后续的工作中就能越快速便捷的进行数据处理操作。还是拿前面对有贷款客户和无贷款客户在某一时间段的账户管理费收取情况进行区分统计的例子来说：在获得系统提供的全客户账户管理费发生明细数据后，我们如何筛查出有贷款和无贷款客户呢？人眼识别比对？这样工作量显然过大，如果运用excel的筛选功能与检索匹配函数功能，将达到事件半功倍，我们只需要通过筛选条件功能，筛选出贷款余额大于0的记录，就能1秒进行区分统计，轻松完成数据处理任务。又例如：我们在写毕业论文，是不是都需要在首页展示每个章节的目录页码，后期每次对章节内容稍有修改都会批量的影响目录的所有页码，纯手工逐一修改？不，这样一次最少也需耗费5-15分钟不等的工作时间，修改一次15分钟，10次就是150分钟，费时费力。但如果运用word里的目录自动生成功能，则能借由系统1秒更新对应目录。可见，人工数据处理效率低下，很大程度上都是对信息化系统数据源不够了解，对计算机这些信息化工具的功能不了解、不熟悉造成，最终才导致了日常工作效率低下，疲于奔命。

这就好比原始的石器时代与现今的工业时代，石器时代的原始人只会使用石头制作成的石斧、石铲，只能徒手去挖掘、伐木造房，创造力低下，只能住着简陋的石洞，而信息化新时代的我们，用铁斧、挖掘机、推土机各种工作工具，轻松开山破土，效率直线上升，分分钟做到平地起高楼，这与学习使用高效的工作工具密不可分，反之，就算把我们的信息化工具给石器时代的原始人使用，其知识层面的欠缺也很难达到工作效率提升的目的，而计算机就是工作中的高效工具，它更是智慧的结晶，关键是需要使用者学习熟练运用工具带来的功能，以此提升工作效率。信息化工具的使用在认知中应该作为每个人的工作技能来认识，当平时的你有意识的加强信息化工具的研习，必然会增加对信息化工具的了解与运用，对工具所能提供的功能越全面，后续的工作便得心应手，达到事半功倍的效果，这不仅减少了自己的人工工作量，而且数据准确率也会大幅提升，因为随着时间成本大大减少，你将有更多剩余的时间可用于休息、数据检查和其他事项的处理上，可谓一劳永逸，受益终身。

先进行可行性分析，从硬件上看，现在的我们正处在大数据的信息化时代，大数据所能够提供的数据服务已经基本较为完善，其借由底层数据的支撑作用，通过数据加工的方式基本能够获得所需要的数据分析结果；从办公人员构成上看，办公人员多数都是经过素质教育的公职人员，均具备一定的学习提升能力，就拿我们银行来说，我们所有职员77%以上有本科以上学历，都是新时代具备较高学习能力的受过高等教育人才，头脑灵活，想法多样化，多数都是新一代的青年人，学习应变能力较强，能够快速适应新事物和新环境，对于信息化设备的使用早已得心应手。因此，信息化时代的我们更应该去主动学习如何运用信息化工具，享受信息化时代带来的无数便利服务。就拿数据处理举例来说，我们可以从以下3方面进行加强：

1、下级机构的工作人员要从意识上认识到学习信息化工具的使用是一项服务自身的基本技能。提升自身办公技能，能为后续自身的办公任务提供诸多便利，是提升自身工作效率的一种工作捷径，是为未来的自己充能，减轻未来自身工作量。对信息化的办公工具了解得越全面，越透彻，对后续工作效率的提升帮助越大，工作量越小，节约的时间成本与精力越多，可谓一劳永益，受益终身。下级工作人员要在日常工作中加强学习运用办公设备及信息化工具、软件功能，熟练掌握了解其使用技巧与所能提供的功能特性，作为日常办公运用的基本必备技能。

2、上级机构应尽可能减少手工报表的产生。手工报表的生产耗时费力，既消耗了大量人力、物力、精力，又容易因层层数据汇总差错，将导致数据失真，在精确度上存在较大差错可能，不利于数据统计分析使用。上级在下发手工报表数据前，应充分考究了解系统数据服务能力，可以通过系统筛查的数据尽可能通过系统直接筛查，由系统数据进行数据筛查可保证数据准确度，避免人工差错的发生，其次，通过学习各类计算机工具功能，便于对各类系统导出数据进行个性化处理，从数据源直接进行汇总数据加工，避免层层机构重复工作，提升准确度与效率的同时，也减轻下级机构数据处理压力。

3、加强信息化工具使用培训教育。增加办公软件等信息化工具的培训使用介绍，增强工作人员的信息化知识水平，即使不能立竿见影立即将所学运用到实践工作中，但至少能够让直观的知悉信息化工具各项功能捷径的存在，在后续遇到类同的问题时，能够引发思考，直接联想起有这种信息化工具或功能的捷径可以使用，进而着重去学习、思考对应功能的使用方法，最终达到提升工作效率的目的。

综上所述，信息化时代给我们的生活带来无数的便利服务，同时也迫使我们每个人去学习如何运用信息化的工具来服务自己。信息化工具的使用是一项服务自身的基本技能，对信息化工具的了解越全面，未来的工作便越得心应手，事半功倍，不仅能达到减少工作量的目的，还能相应提升数据准确率，随着时间成本大大减少，工作人员将有更多剩余的时间可用于进一步的学习和对未来优化业务流程产生的思考与探究上，对未来的探究将反过来促进人的学习，从而达到可持续发展的良性循环。（林颖生）