工作如何记笔记才能条理清晰(一支笔三种笔记)

从小,老师就教导我们“好记性不如烂笔头”,要求我们课上认真做笔记,课后积极复习。当时我的笔记基本上就是把老师的板书快速的抄下来。高考之后,这些笔记再也没有打开过,闲置一段时间之后都被我送进了回收站。

今年,在工作闲暇之余,我开始学习写作,但是效果并不理想,写作与本职工作、家务等时间冲突大,我尝试过用笔记本进行时间安排,但是效果并不理想。由于可用于写作的时间少,文章质量不高,自己对文章也不甚满意,阅读量并不高,积极性受到打击。恰好,我在书店买了这本《麦肯锡笔记思考法》,书中提出了麦肯锡流笔记术,将笔记作为思考的工具,边书写边思考,轻松整理思绪、精确解决问题。

工作如何记笔记才能条理清晰(一支笔三种笔记)(1)

《麦肯锡笔记思考法》的作者大岛祥誉,曾就职于麦肯锡公司,从事开拓战略类咨询项目,现为Senju Human Design Works 公司董事长,从事咨询服务。作为一位资深的咨询师,大岛祥誉将他多年的工作经验写成书,出版了《麦肯锡笔记思考法》、《麦肯锡入职培训第一课:让职场新人一生受用的逻辑思考力》、《麦肯锡工作法:个人竞争力提升50%的7堂课》、《麦肯锡工作法 : 麦肯锡精英的39个工作习惯》等一系列图书,系统的介绍他的工作方式,并强调思考的重要性。

在《麦肯锡笔记思考法》一书中,他指出,我们的一切工作都是为了“解决问题”,而笔记则能够搭建起思考和解决问题之间的桥梁,起到“整理思路”和“建立假设并验证”的重要作用。他提出:只要有一支笔和三种笔记本,按照四个步骤,就能够解决一切难题。

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一、三种笔记本是万能的吗?

三种笔记本是万能的吗?当然不是,要不然人人都买了这三种笔记本,岂不是人人都能够正确做笔记了吗?笔记本是“器”,而如何做笔记则是“术”,在书中,作者分析了对笔记的误解,并且介绍了做笔记的三个心态和三种笔记本。

1、对笔记的误解

很多人对笔记的误解就是单纯的记录,他们一般都是这样使用笔记的:

总之先记下来;

单纯的记录和议事录;

思维混乱;

看起来很整洁但实际上空洞无物。

对于这些人来说,记录本身就是目的,一旦将这些信息记录到笔记本上,他的工作就完成了,而这些笔记起到的作用也仅仅是记录已发生的过去,对将来没有帮助或者帮助极小。

问题就出在“思考”上,这种错误的笔记使用方法中,最大的问题就是记录者仅仅只是在单纯的记录,并没有加入自己的思考,更无从谈起解决问题了。作者指出,所谓的“麦肯锡流笔记术”,最重要的目的是为了创建更好的未来。为了达到这个目的,要先构建三个心态。

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2、三个心态

1)一边思考假设一边做笔记

我们想要在记录中加入自己的思考,一个大前提是:做好假设工作。在没有假设的情况下,我们很难对信息进行分析和筛选,在收集信息时很可能会存在遗漏,也很难在记录中加入思考进而解决问题。因此,解决问题的第一步应该是:设定问题和进行假设工作。在做笔记中进行思考,对假设进验证,进而提出解决方案。

2)追求成果

我们为了解决问题进行做笔记,但是笔记不仅仅能够作为我们自身思考的工具,更可以作为我们的工作成果,向上司、同事或客户进行方案提交。这样,我们在做笔记时,能够时刻保持这种“汇报”的意识,将笔记导向“解决问题”的正确方向。

3)用故事线思考

所谓的“故事线”,指的是探索目标事物的线索和路径。麦肯锡流笔记术要求做笔记时,不能只关注于某一个点,而是要从整体出发,进行思考和记录,进而解决问题。作者提出的故事思考来解决问题,包含了以下流程:

设定问题和Issue

整理课题并分解其结构

搜索现场的信息

建立解决方案的假设

验证假设

决定解决方案

实行解决方案

3、三个笔记本

1)横线笔记本

横线笔记本是我们日常接触最多的笔记本,主要用来收集信息时使用。横线笔记本,由于每页都已经印好了固定的横线,使用者不自觉的会将思路进行收敛,从而能够更好更全面的收集信息,避免在信息收集阶段就进行判断。

2)方格笔记本

方格笔记本是为了更好的把握问题和解决问题,进行思路整理时使用的。方格笔记本,由于每页上印有小方格,可拓展性强,使用者可以在方格上写字、绘制图标,对于整理思绪,对问题进行分析很有帮助。

3)麦肯锡笔记本

麦肯锡笔记本为了实际发表成果时使用的,是对方格笔记本的一种改进,每页自上而下依次是标题框、画图表的长方形框以及标明出处的方框。麦肯锡笔记的原则是:一个图表,一条信息。

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可以看出,这三种笔记本各有各的用途,那么如何能够将这三种笔记本更好的用在麦肯锡流笔记术中呢,作者在解决问题的四个步骤中做了详细的使用说明。

二、解决问题的四个步骤

步骤1:定义什么是真正的问题。

关键点:2W1H法:WHERE(问题是什么) WHY(产生问题的原因) HOW(如何解决)

解决问题的第一步,是进行充分的调研,收集大量的信息,在收集信息的过程中,自然是使用横线笔记本了。作者指出,最关键的信息很可能就存在“很随意的一句话”中,因此,为了不错过任何线索,在收集信息的阶段,刨除自己的下意识判断并且不对信息进行总结,只是先将所有调查到的信息进行记录。

在完成信息收集之后,将信息按照WHERE、WHY、HOW来进行分类。在步骤1中,分析信息最关键的就是WHERE:透过表面的现象,找到真正的问题所在,在整理思路时,就可以开始使用方格笔记本了。针对找到的问题,才能进行分析WHY:产生问题的原因,进入第二步,建立假设。

使用笔记本:横线笔记本 方格笔记本

我按照步骤1,列出了目前我写文存在的问题,并进行分类:

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步骤2:建立假设,设定针对问题的暂定解决办法

关键点:分组,将信息分为“事实”、“解释”、“行动”三组。

在书中,作者举了麦肯锡经常使用的“空雨伞”图表来进行说明,在步骤2进行假设阶段,利用“空雨伞”图表可以比较容易的建立起客观的假设。

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我按照“空雨伞”图表,对步骤1收集到的信息进行分组:

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使用笔记本:方格笔记本

步骤3:验证假设

关键点:去现场验证假设时,事先列好提问清单。

我们在对步骤2的假设进行验证时,要带上横线笔记本去现场进行假设验证,在此之前,先针对信息和假设列出提问清单最为重要。若是带着空笔记本前往,在验证过程中,难免顾此失彼,使某些假设难以得到验证,致使最终的结论存在偏差。

在验证时,需要针对WHERE、WHY、HOW三方面的提问来进行验证。如果验证的结果不存在矛盾之处,我们就可以得出结论:这个假设是有效的,能够执行对应的解决方案。反之,如果存在矛盾之处,那么我们就要回头去调整假设。

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使用笔记本:横线笔记本

步骤4:总结成果,制作用来发表的资料

关键点:经常建立概要笔记,对成果进行总结

作者指出,麦肯锡流笔记术的特征之一,是“以取得成果为目标”。我们在完成了收集信息、建立假设、验证假设之后,需要将得到的资料和推导的结论提交给客户,提交的形式一般是ppt。

但是,要注意在整理资料时,不要一开始就打开ppt软件进行资料制作,而是要先用麦肯锡笔记术理清思续,用麦肯锡笔记按照“一个图表、一条信息”的原则制作图表,致力于以准确的数据、清晰的图表将信息传递给客户,使客户接受结论和解决方案。如果一开始就打开ppt,那么制作图表的思路则会经常被制作软件的操作步骤打断,远不及直接使用笔记本来得思路清晰,逻辑性强。

在建立概要笔记时,作者提出了两种概况的方法:“加重号形式”和“金字塔表格形式”。加重号是在导出理由之前加·,金字塔表格形式则是在最上方列出主张,最下方则是导出这个主张的事实依据。

使用笔记本:方格笔记本 麦肯锡笔记本

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我利用大岛祥誉提出的四个步骤,在三种笔记本上对自身情况进行问题信息收集、找到真正的问题所在,并建立假设进行验证,制作出成果的笔记,通过这种方式,我理清了目前自身在写文上存在的真正问题所在,并提出了有针对性的解决方案。

可以看出,在这个跟着作者的步骤进行麦肯锡笔记术的过程中,思考起到了非常重要的作用,在作者的另一本书《麦肯锡入职培训第一课:让职场新人一生受用的逻辑思考力》中,作者极为推崇的逻辑思考,加上本书提出的麦肯锡笔记术,起到了1 1>2的作用,贯穿思考过程的笔记术,能够很好的帮助理清思路,解决难题。如果你跟我一样在工作中遇到了难题,请拿起你的笔和笔记本,从纷杂的问题中理清思路,找到并解决真正的问题吧。

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