工作是一个集体离不开大家的支持（用好这位帮手工作得心应手）

在我们的日常工作当中，邮件是一种必不可少的工具，这件工具,协助我们攻破了很多口头表达上无法绕过的阻碍。

第一，发邮件能够让很多信息变得直观清晰。有的时候光靠口头阐述，很难把一件事情或者是一些带有数据图像的信息表达清楚，而如果通过邮件往来的话，则可以让这些信息很直观的呈现在纸面当中，这样利于接收邮件的人提高理解事情的效率。

第二，邮件的往来可以让我们避免语言交流上可能造成的冲突。有些时候，我们在工作中压力较大，对对方的态度也会相对生硬和严肃。这时候，如果双方进行语音沟通，很可能会触发不良情绪，影响双方的关系。而如果我们通过邮件，明确提出要求，既达到了工作目的，又缓冲了双方可能产生的摩擦和碰撞。

第三，邮件能够让上级更快地了解到我们工作中的困难。多数时候，我们很少有机会能和一些上层领导面对面交流，即便能够进行口头对话，也不会交流过于繁复冗长的信息，因为太复杂的口头交流容易产生意思表达不明确，让人有所误解等问题。而如果我们通过邮件，直接呈现事情的来龙去脉，那么无论是领导还是其他相关方,都能较为容易地把握我们工作中问题的症结所在，利于我们推进问题的解决。

第四，邮件有着很重要的存档作用。有时候，我们收到的邮件非常的杂乱，何为主何为次，哪些邮件是围绕同一件事情来进行交流的，对这些内容我们都要有数。那么，怎样才能够让我们有条不紊地处理邮件，并且通过这些邮件高效的把握我们工作当中的重要事宜呢？我们可以通过在电脑桌面上建立文件夹，对我们所收到的邮件按照事件重要程度等顺序进行分类管理。这样做，一来能够帮助我们自己对各种事项的前因后果进行梳理；二来，如果我们以后有需要重新阅读这些邮件内容，可以及时快速地搜索出曾经的信息，帮助我们自己温故而知新。

第五，邮件可以充当保留证据的工具。单凭语言表达的内容，容易产生空口无凭、事后查无实据的麻烦，进而给我们的后续工作带来困扰。如果我们把重要的信息通过邮件来记录，白纸黑字的好处，显而易见。注意留存重要邮件，今后，当我们需要字据佐证的时候，也就拥有了非常有力的依据。

在我们的日常工作当中，“邮件”，就是这样一个看似寻常的工具，对清晰传递内容、软和人际关系、有效解决问题、及时存档、留证等方面都有着积极的作用。用好邮件，常常能使我们事半功倍。

那么在使用邮件的过程当中，我们又要特别注意些什么呢？

第一，要注意抬头、正文和落款的规范书写。一封正式的邮件，应该具有抬头、正文、落款等三部分内容，尤其是当我们向外部门发送邮件，或者是向我们的合作单位发送邮件时，这三部分缺一不可。这样既能够体现出我们对所述事件的重视程度，又能够强化我们自身的业务素养。因此，不管我们与邮件接收方之间日常关系的亲疏远近，邮件的基本格式，要力求完整到位。

第二，我们在进行邮件书写的时候，要注意内容罗列的清晰完整，意思表达的简洁干练。如果我们需要表达的内容太多，一两句话说不清楚，可以通过分点罗列的方式，按照“12345”等序号把自己要讲的几层意思，分条列明，这样，让阅读者感到一种基本的逻辑层次感；如果句子太长，可以在中间多使用逗号，让长句分隔成几个小分句，增强句子的可读性。

第三，我们需要把邮件抄送给领导的时候，要注意抄送对象的职权范围。通常情况下，我们的业务内容，需要让直接领导全面、完整地了解。而直接领导的顶头上司，也许只需要了解事情的起因和结尾，也就是说，我们只需要把陈述事情起因的第一封邮件和代表着事情结果的最后一封邮件抄送给上层领导，关于中间过程的邮件，让直接领导看到即可。

第四，如果我们已经发送的邮件中存在错误，需要另发一封邮件来进行更正，则应该让阅读者便捷地捕捉到我们更正的内容。这时，要注意两点，首先，在修正邮件的开头向邮件接收者表示歉意，让对方感受到友好的态度；其次，要清楚明了地通过颜色或者特殊记号，表示出自己之前写错的地方，以便阅读者快速高效地把握我们更改的信息，而不至于因为重复阅读之前的内容，造成时间和精力的浪费。

第五，我们收发邮件，都要及时消化其中的内容。我们对自己所发出去的邮件，尤其是带有附件的邮件内容，要有比较完整的把握。举例来说，作为服务性部门的工作人员，有时候，我们的邮件转发有类似于“二传手”的作用，把部门A的信息转发到部门B，那么在我们发送邮件之前，应该对部门A所发的邮件进行阅览，如果发现了明显的，并且自己能够识别的错误，则应该及时的提醒A部门进行纠正。这样做，一来提升了自己的专注力和细腻程度，二来也增强了自身的责任意识和专业化程度。

第六，不确定和不便明说的信息，不要放在邮件中。工作中，不是所有信息都能在邮件里透露。比如说，未经证实的消息，如果在邮件中呈现，事后又发现与事实不符，不仅会影响工作效率，还容易给人以“不稳妥”的印象。再比如，有些情况，我们虽然心知肚明，甚至连邮件的接收方也很清楚，却不宜作为上台面的内容在邮件里提及，否则，对方觉得为难，我们自己更可能陷入覆水难收的局面。

结尾

用好邮件，对我们的工作而言大有裨益。用心、准确地把握邮件使用中的注意点，我们的工作便会更加得心应手。