如何发邮件邮件格式有什么要求（一封好的邮件到底是什么样的）

假设你收到一封这样的电子邮件：邮件标题是“你好”，发件人姓名是“还好只是近黄昏”你料想这是一封垃圾邮件，正准备删除，但为了稳妥起见，还是打开瞟了一眼结果，这封邮件居然是供应商发过来的方案和报价你赶紧翻到邮件末尾，准备下载方案和报价附件，可却什么也没找到你去问对方怎么回事，对方回复一句：“啊忘了添加附件了我再发一遍”，今天小编就来聊一聊关于如何发邮件邮件格式有什么要求?接下来我们就一起去研究一下吧!

如何发邮件邮件格式有什么要求

假设你收到一封这样的电子邮件：邮件标题是“你好”，发件人姓名是“还好只是近黄昏”。你料想这是一封垃圾邮件，正准备删除，但为了稳妥起见，还是打开瞟了一眼。结果，这封邮件居然是供应商发过来的方案和报价！你赶紧翻到邮件末尾，准备下载方案和报价附件，可却什么也没找到。你去问对方怎么回事，对方回复一句：“啊！忘了添加附件了。我再发一遍。”

你会怎么看待这位供应商？换作是我，我会觉得能不合作就不合作，因为太不靠谱。

我建议管理者做一个测试：找5名与客户打交道最多的员工，随机抽取他们的工作往来邮件，注意一下邮件的标题、问候语、文字分段、措辞、字体、颜色和署名等。估计管理者看完后会出一身汗——原来客户是被我们自己逼走的啊！

1999年，我以工程师的身份加入了微软。当时，微软雇了十几位语言专家校对每一封邮件。对于邮件的每个细节，他们都有十分严格的标准：邮件标题怎么写，怎么问候，第一句话写什么，什么时候用阿拉伯数字“1、2、3”，什么时候用英文单词“ONE、TWO、THREE”，如何署名 等。不仅单词和语法不能错，还要讲究“信、达、雅”。所有工程师都会经历一段被语言专家折磨得死去活来的时期，等到圆满“毕业”之后，才能直接给客户发邮件。有一次，我问语言专家团队的负责人：“有必要这么严格吗？”她说：“你想象一下，有很多人，这辈子你都不会当面见到，你给他留下印象的唯一方式就是邮件。”听了她的这句话，顿时有醍醐灌顶之感。我想，这就是这个人常说的“见字如面”吧！

一封好的邮件到底应该是什么样的？邮件礼仪和与人见面的基本礼仪一样，不追求打扮得花枝招展，但要干干净净。简洁、干净是基础，然后才是个人风格。具体怎么做？

第一，正式的显示名和总结性的标题。

我们收到邮件首先会看两个信息：对方的显示名和邮件标题。所以，邮件礼仪的第一步就是用真名，比如“羽少”或者“美旅拍-羽少”。过于个性化、诗意化，尤其是“二次元”的名字可以用于QQ签名，但不要用在商务邮件里。

标题是全文的概括，最好能在20字以内总结核心内容。所以，像“你好”“来自XX公司”“报价”等，这些都不是好的邮件标题；而“请审阅：X公司关于Y项目的方案和报价”才是好标题。

第二，简单大方的格式。

一封好的邮件一定是简单大方的。格式要让位于内容，尽量少用不同颜色、不同大小的字体排版，更不要用背景图，甚至背景音乐。真正的高手撰写邮件，正文都是一种字体、一样大小、一种颜色，并且只用三种方式来排版：分段、缩进和加粗。分段负责阅读逻辑，缩进负责层次关系，加粗负责突出重点。所有复杂花哨的内容，基本都可以用这三种方式呈现。

第三，逻辑清晰的正文。

外国人喜欢称呼对方“DEARXX”，你可以说“尊敬的XX”；“见信好”。

问候之后，邮件正文一定要分段，每段只讲一件事。每段文字的首句是对整段的概括；尽量用小段，不要用大段；用短句，不要用长句；用简单的词，不要用复杂的词；能用100个子讲清楚的事情，不要用101个字。

结尾部分总结邮件内容。首先，要跟对方强调需要跟进的事情，比如“恳请您拨回复修改意见，非常感激”。其次，附上简短的祝福语，比如“祝：商祺”；亲密一些的可以写“祝：春安”；再亲密一些的可以写“祝：家人都好”。最后，记得署名，比如“羽少，美旅拍羽少”。

第四，良好的回信习惯。

收到邮件尽快回复，这代表了你的能力、效率以及对对方的重视程度。回信的专业性代表你的职业化程度。

要善用抄送、密送、回复、回复全部等功能。起草邮件时，就要决定抄送哪些人，能做到“一个不多、一个不少”是功力；回复邮件时，添加、删除、移动抄送者，这些操作更考验功力。如果发件人同时抄送给多人，通常需要选择“回复全部”，而不仅仅是回复发件人本人，因为抄送的目的就是希望大家都能持续关注邮件对话。当然，如果你觉得没必要有这么多人关注，可以把一些人从抄送移到密送，然后在正文中注明“为了不打扰大家，我把XX移到了密送”。这样，相关人等就会知道，从下一封开始，他们将会离开讨论。

如果邮件来来回回太多次，甚至讨论的主题都发生了变动，那么就可以修改主题，或者写一封新邮件，而不是“回复：回复“回复······”

在按下“发送”键之前，务必再次检查邮件标题、称呼、文字、附件等要素，直至确认无误。