如何写一封正式的邮件（邮件是你的脸面）

如果我问你,你和客户、领导、跨部门同事最常用的沟通方式有哪些？

相信发邮件绝对是其中最重要的一项。越是重要的内容，越需要邮件的形式来沟通。

邮件的写作水平，可以说是一个人是否职业的一面镜子。

我相信很多人都有过这样的经历：邮件写完之后，发现忘了添加附件。发出去之后，急急忙忙加了一句不好意思，刚才忘记添加附件了。

或者没有主题就把邮件发出去了，然后双方在来回的邮件中，一直挂着一个无主题的标题，来回地回复邮件，特别的尴尬。

或者你的邮件里写了好多的内容，发出的之后对方却一直没有给你回复。

那要写一封职业的、得体的邮件，应该注意哪些呢？

第一，邮件的标题要简单直接，最好要会用标签。

很多人发邮件不写标题，这是非常不专业的做法，而且会造成很多的后后遗症。

如说：收件人没有办法从标题上去判断邮件的内容，以及在后期不方便搜索和查阅等等。

所以一个合格的邮件标题应该有两个细节要注意：

1、标题简单直接，明确你的内容方向。

不要怕麻烦，越清楚直接越好。比如领导很有可能收到十个项目进展邮件。当想了解项目的时候，通过标题搜索，就能简单点进去。

所以你在标题上多写几个字，看起来麻烦。但其实是为了后续沟通更加节省双方的时间去考虑的。

2、善于利用标签提高打开率。

如果是特别重要和紧急的事情，或者你想吸引收件人的注意力的话。你可以在标题前面加上括号重要、或者括号紧急、或者括号期待回复的标签。

因为收件人很有可能每天收了几十封、上百封的邮件。你通过这样的方式，可以让对方先留意你的邮件，以免会漏掉重要信息，耽误项目的进度。

第二、关于收件人和抄送人的使用。

很多人分不清收件人和抄送人。你发给对方，你需要对方知悉且希望别人回复的人，这样的人是收件人；而抄送人是对方需要知悉，但不需要回复的人。

同时非常不建议大家使用密送，所谓的密送就是收件人和抄送人都看不到，只有你和密送对象能看到的邮件。

那这个是密送会给人一种打小报告，不公开、不坦诚的感觉。

所以你如果希望某个人收到你的邮件，而收到这个邮件的人，你又不希望别人知道。那你可以单独的转发给他就完了。

第三，如果你的邮件有附件，最好先添加附件，再来写邮件的正文。

很多人发邮件，经常犯了一个错误，就是把邮件发出之后发现忘了添加附件。所以发邮件的时候，最好的习惯是先添加附件，然后写正文。然后再写主题，最后写上收件人。这样就可以避免忘记发附件的尴尬。

大家可能会问：为什么是最后写上收件人。因为有一些人在邮件写到一半的时候，会不小心点发送。这样子的话，会让自己写到一半的邮件会发出去，也会非常的尴尬。

所以当你把所有的内容都写完之后，再来填收件人是非常保险的一个做法。养成这样的习惯之后。你再来写邮件，出错的概率就非常的低了。

第四，你最好能用对方的名字来称呼对方，以增加好感。

有些人在邮件正文开头会写一个HI、所有人。但其实相比于HI，人们更喜欢你直接叫他的名字。因为这样会让人感觉更舒服，而且人的大脑会特别留意自己的名字。所以也千万不要把别人的名字写错，因为每个人都会很在意自己的名字是不是写正确。

写上对方的名字是一种礼貌和尊重，也可以让对方对你有更多的好感。

第五，邮件的正文要围绕主题，尽量的简洁。

比如邮件的一开始就写总结和结论，收件人看到这句话，就能判断对这份邮件是不是感兴趣。从而决定要不要继续读下去。

所以一封邮件的整体的结构，可以是这个样子：一开头表明主题，接下来细节阐述，最后做一个小结。在表达上尽量的简洁，所有的信息都围绕的主题。不相关的内容都把它们删掉。

第六、在需要对方重点注意的地方，你一定要标记出来。

在邮件的正文里边，有一些需要对方重点注意的内容，你可以用加粗，或者用高亮的方式把它标注出来，这样子的话，可以在最短的时间里抓住对方的注意力。

比如：项目风险、改进措施、关键数据是整篇邮件的重点，加粗标记之后，很容易就引起对方的注意。

第七，在正文末尾写上自己的签名，这样能体现出你的职业化。

这是很多人在写邮件的时候经常忽略的一个问题。在正文末尾加上签名和联系方式，可以大大降低对方联系你的成本，这样也更容易形成双方的联系。

有一个小细节提醒大家，就是作者的签名，你写在左下角就可以了。

不需要像传统的纸质信函一样写在右下角，一方面不同的邮件系统在读取对方邮件的时候，格式是容易出现错误的，你以为你排在了右下角，但是对方收到的时候，很有可能就会错行，你的名字很有可能分别被排列在了两行的内容里面，会显得非常的丑。

其次，人的阅读习惯是从左到右的，如果你把签名放在右下角。那对于读者而言，他的阅读效率是一个很大的干扰。从左到右的阅读过程中，突然要跳到右边去，这对读者而言是一个阅读干扰。我们要以尽量少的干扰的方式，达到提高沟通效率的目的。

除了以上七个邮件的主要构成部分以外，在写电子邮件的时候，还要六个注意事项：

1、一封邮件只说一件事情，不要表达多件事情。

如果你想讨论多件事情，可以分别写多封邮件去探讨。

2、在一个多人讨论的邮件里边，如果删掉了某个收件人或者添加了某个人，要在邮件正文开头去注明。

比如说你可在回复邮件了一开头就可以注明：加张三，这样所有的收件人都会知道哪些人加入了讨论。

3、如果某一个话题更适合用当面沟通，或者用电话的方式去解决的话，就不要写电子邮件。否则就是浪费你自己和对方的时间。

4、不要试图通过电子邮件去讨论复杂的议题，或者有重大分歧的话题，尤其这个话题还涉及到很多人的时候，当你碰到这样的情况的时候，你更适合去约一个工作会议去探讨。

电子邮件比较适合去阐述事实性的内容，比如说你们开了一个会有一个会议纪要，或者合作备忘，或者你要给你的领导写一个周报等等。

电子邮件非常适合在一些口头讨论形成共识和决议的时候，作为一个双方共同认可的内容和备忘录的形式去承载，因为人跟人之间的讨论，口头表达容易出现表达和理解的偏差，而用文字的方式给参与各发，可以方便参会的各方作为日后查询。

5、不要在邮件里去讨论公司的机密，或者别人的隐私。

对于很多规范的公司而言，公司邮件他其实是公司的资产，而不是你个人的资产。而且也不是保密的内容，很多的公司的IT部门，是有权力去调取你的电子邮件的，所以如果你不希望讨论的内容被别人看到，那你就不要在邮件里面去讨论。这既是对公司的保护，也是对你自己的保护。

6、重要的邮件写完之后，最好能再检查一遍。

看看有没有不合适的表达，越是重要的邮件，越要小心细致。如果不是特别紧急，你可以在邮件写完之后，你可以喝点东西或者和同事来聊天，过一会再来看看自己之前写的邮件有没有不合适的地方。

总结一下这堂课的内容，在写一封电子邮件的时候大家需要注意的是：

1）标题要简单直接，可以使用标签来提高对方的打开率；

2）在多位收件人的时候，要分清楚谁是直接沟通对象，而谁又是相关的抄送对象；

3）先添加附件，再写正，这样不容易忘记附件；

4）用全名来称呼对方，可以让对方更有好感；

5）邮件的正文要围绕主题，尽量的简单明确，同时要注意标注重点。

6）如果要给人感觉更加职业的话，可以写上签名。

好的写作其实来源于好的阅读和倾听。

很多人并没有逐字逐句阅读和倾听的耐性，导致你学了很多的东西，其实并没有真正的掌握它。

如果没有好的阅读，没有逐字逐句倾听和阅读的耐心和能力的话，那你真正的学到的东西也是非常有限的。

养成逐字逐句阅读与倾听的习惯。这样大家可以更好的学习和吸收。

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