时间管理的正确用法(时间管理的具体操作方法)

我是芷沐,80后职场宝妈,二级心理咨询师,爱阅读写作,爱心理学。

用心理学理解人生,用阅读充盈思想,用文字记录生活。

欢迎关注我,一起理解人生。

我在上一篇文章里分享了管理好时间的三个简单方法:321法则、捆绑策略、简化原则。

这仅仅是时间管理的起点,相当于头脑的启动,要高效行动,更关键的是如何执行。

所以今天分享的是时间管理实践的具体方法。

这里有四种方法:制定时间表、列待办事项清单、番茄工作法、GTD时间管理系统

第一种:制定时间表

制定时间表

方法:列出规划的时间及对应安排的事件。

有点像课程表,这种方法是较为初级的时间管理办法,比较原始,存在几个缺点,比如如果用时间表,前面的任务没有完成就很容易影响后续任务,进而产生失败感;时间被固化,如果有临时任务,难以灵活调整;没有关注时间成果。

请记住,我们要规划的是事件,而不是时间。

时间管理不意味着被时间束缚,而是通过时间去试探自己的极限,实现生命更大的自由。

所以,我们的时间管理不要单纯地规划时间,而是应该针对事件的重要与紧急性来安排规划时间。

比如,你本来计划的是早起阅读,下午运动。

但是早上因为有临时情况,比如孩子生病需要照顾,没办法阅读。

你就得重新找个时间安排阅读,可能是把下午运动的时间缩短或者直接替代。

而这个时候你可能阅读的效率也会提高。

时间管理的正确用法(时间管理的具体操作方法)(1)

第二种:列待办事项清单

列待办事项清单:

方法:列出待办事项并预估需要完成的时间。

这种方法相对于时间表有所改进,针对事件并预估时间,可以提高对时间的感知度,如果加上复盘和调整,就可以提高效率。

如果只是单纯的列待办事项,很容易出现完不成任务的情况,因为现实有很多的干扰因素,比如临时任务,情绪不佳,无法专注等等。

时间管理的正确用法(时间管理的具体操作方法)(2)

第三种:番茄工作法

番茄工作法:

这是一种用于专注工作的时间管理方法,但适用于个人专注时间,不适合娱乐、外出、沟通讨论等场景,所以使用番茄钟请保证自己的时间不会被打断。

建议安排在早起或者断网时段。

具体操作:

1.设定一个25分钟的闹钟;

2.默念三二一(321原则),开始全身心投入工作;

3.用专注的状态高效工作25分钟,不允许走神;

4.如果做到了步骤3,就完成了1个【番茄钟】;

5.如果在25分钟内走神/被打断,则【番茄钟失败】,回到1重新开始;

6.每完成1个番茄钟就休息5-8分钟,然后用321法则开始下一个番茄钟。

所以,使用番茄钟前,如果你的事项比较复杂,建议把任务分解成几个小任务,这样通过不断的完成小任务,可以持续激励自己的内心。

另外通过番茄钟可以锻炼自己的专注力,提高效率,还能养成预估做事时间的思维,有助于追求和分解更长远的目标。

时间管理的正确用法(时间管理的具体操作方法)(3)

第四种:GTD时间管理系统

GTD时间管理系统:

Getting Things Done的缩写,意思是把事情做完,简称“搞定”,是一种高效处理事物的流程。

总体流程:

清空你的大脑→今日待办→今日完成→本周总结。

具体操作:

1.清空大脑

我们的大脑是用来思考,而不是记忆的。

写下来:

每天早上或者睡觉前把头脑里的待办事项,都清理出来。

如果有些事两分钟内能完成,那马上去做。

做完记得回来继续清理大脑,不要被其他无关事情诱惑。

其他剩余的事情都写下来,建议用颜色区别不同类事件,比如工作相关统一黄色,生活相关统一蓝色等。

分类:

思考这些事情的意义,该如何做,需要多长时间,要什么时候完成。

把今天必须完成的放到今日代办的收集箱,需要较长时间完成的放在长期的收集箱里。

时间管理的正确用法(时间管理的具体操作方法)(4)

2.今日待办

每天早上,看自己的今日待办。

注意,这里分两项。

一项是不固定安排,今天特定要完成的事件,比如见之前约好的客户等。

一项是固定安排,每日需要打卡的安排,比如例会,写日记等。

这样你会对今天所要完成的事项有概念,今天结束之前,你要完成这些事项。

对于这些事项,请先判断该做什么,问三个问题:

我现在有多少时间?我现在有多少精力?什么事情比较重要?

以答案来安排你的待办事项。

时间管理的正确用法(时间管理的具体操作方法)(5)

3.今日完成

每完成一件待办事项,转移至“今日完成”,记录完成的时间或者番茄钟,并在旁边小结,需要注意或者改进什么,或者相关的感悟、收获。

时间管理的正确用法(时间管理的具体操作方法)(6)

4.本周总结

连续一周的“今日完成”,记得在周末的时候总结,看自己所完成的番茄钟和事项。

建议设定奖励,完成一定量,就给自己小奖励,激励自己继续。

时间管理的正确用法(时间管理的具体操作方法)(7)

具体用什么方式去实现,用纸质的手册或者电子版的笔记,或者手机的备忘录,这些都因人而异。只要自己方便就好。

我自己就习惯用有道云笔记,每天早上或者提前一天写上待办事项,做完就打勾。

隔天会复盘今天需要改进的地方,再做今日计划。

GTD流程的根本目的在于,使我们在任何一个既定时间,能够做出最好的选择:现在要采取哪个行动。

时间管理的正确用法(时间管理的具体操作方法)(8)

最后的话

推荐用GTD时间管理系统,结合番茄工作法,这样效率更高。

方法本质上仅仅是工具,只能够让已经擅长时间管理的人过得更轻松,却不能让本身自控力很差的人直接变成时间管理达人。

只有不断地践行、记录、复盘,你的做事方法才能越来越“高效率 高价值”。

End

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