人事档案审核补充资料情况说明，人事信息库维护

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人事信息库，也叫员工花名册(实际上与前文提及的员工花名册不同)，人事专员需定期进行信息库维护。

人事信息库的表单组成

××公司人事信息库维护表，见表。

这张表，可分为不同的子表，包括：正式员工、试用期、返聘、子公司、离职等，应分类维护。有的在Excel表中维护，有的在EHR、ERP子模块中维护。

从事本项工作，新手容易出错之处包括：每条信息或者不完整，或有差错；该有的人员信息没有，不该有的人员信息没有转移到其他子表中。

原因分析：信息不完整，有的是因为人事专员不够认真严谨；有的是因为录入依据没有审核(比如应聘登记表)。信息不对称，有的是因为相关岗位负责人没有把变化的信息提交给人事专员，比如离职名单；也有的是因为员工有身份、证件、地址方面的变更，但没有及时告知HR。

人事信息库维护存在差错或维护不及时，会影响后续的人事数据提供，导致最终数据出现差错。人事专员新手应养成严谨、认真、仔细的工作态度，以及定期维护、核对信息的习惯，以确保人事信息的准确性、提交的及时性。

薪资信息原则上不应出现在这张表中。有的公司，人力资源专员做薪资也做人事，就把薪资信息维护进去了。但未来发生岗位调动，人事专员不应知道薪资数据，所以要把薪资科目从信息库中删除。

除了五险一金，多数公司也有其他福利。比如：过节费、高温费、误餐补贴、劳保补贴、生日津贴等。这些津贴、补贴，公司有规定的标准，有些标准是全公司统一的，有些标准是分类的。人事专员需要按规定时限，进行统计造册，发给薪资专员。

200×年××公司异地劳动节福利发放表，见表。

福利统计的注意事项：这些统计表都是简单的Excel表。但新手常犯的差错，还是不该有的人员没有删除，该有的人员却遗漏了。

差错原因：信息不对称，相关岗位告知信息不及时、不准确。人事专员不够认真、仔细、严谨。人事专员对公司规定不够熟悉，比如：正式员工，过节费全发；劳务派遣、试用期内、实习生，可能减半发放；离职人员不发；顾问全发，或减半，或不发。针对这些特殊情况，薪资专员都要事先对照规定，如有不明之处应向主管请示。

劳动关系、薪资福利、绩效考核、招聘、培训、日常人事管理等涉及公司人事资料的环节都需做好档案管理工作。例如，员工档案、劳动合同、工资相关资料、考核记录、培训记录、奖罚记录、社保公积金业务处理资料、离职资料等都是非常重要的，需要完整并妥善保管，以免给企业增加不必要的风险。

除了劳动合同、员工档案外，其他人事资料都可以按月度或年度来整理，资料多的可以分月度归档，资料少的就可以按年度来归档，并装进档案盒，每盒做一个目录，作为本盒档案的清单明细。还可以做得更细致一些，在每页打上页码，目录表上每个项目都标明对应的页码，这样更方便查找，同时目录应保留电子版。卷内文件目录表，见表。

档案分类编码、归档范围和保管期限，见表。

员工劳动合同也可用同样的方法进行整理，按劳动合同起止时间排序整理，装进档案盒，打上页码、附上目录，只要看目录就能查到谁的合同在第几页，然后翻到那页就找到了。同时目录要保留电子版，需要时可先通过电脑确定那份合同的具体位置，再去找纸质的就很方便了。

员工档案内资料较多，包括入职登记表、身份证复印件、各类证书复印件、照片等，所以要将每个员工的资料装进档案袋，并在档案袋上注明员工姓名、工号等信息，方便查找。

员工档案表模版，见表。

员工档案可以按部门、入职日期、工号来整理。如果公司有员工工号，建议按照工号来整理归档；如果没有设置工号，则按照入职日期来整理归档，这样更便于查找。也有些公司按照部门来整理，这种整理方式稍微麻烦些，因为公司的组织架构不是一成不变的，员工也会遇到调岗换部门的情况，这样每次调整时都要调整档案，增加了工作量。也有些公司的劳动合同是装在员工档案里的，这样直接整理员工档案即可。

此外，每一个负责保管人事资料的员工都要注意资料的保密性，不可随意将资料交给员工个人或其他人。因工作原因需借阅的，必须做好登记并跟踪档案及时还回，还回时最好检查下档案是否有变动。

某公司人力资源总监从人事专员处获取了自己与总经理的劳动合同，后一直未归还，鉴于职位悬殊，人事专员也未进行催回。

后公司决定解除人力资源总监的劳动合同，并按规定支付经济补偿金，可在与人力资源总监沟通时，其拿出劳动合同称公司支付的经济补偿金不足。原因是公司劳动合同约定如因公司原因与总监级及以上员工解除劳动合同除了支付正常的经济补偿金以外，需额外支付2个月的工资作为补偿，而人力资源总监和总经理的劳动合同上写明需额外支付6个月的工资作为补偿。

因公司没有明确的文件规定，同时公司已拿不出原来的那份劳动合同，也没有证据证明其更改了劳动合同，所以最终只好额外多支付4个月工资。

人事专员的工作内容，大致如前文所述。新手有个熟悉、学习的过程，学会了，日复一日即可。当然，每月都会有些例外情况，要调整，也要沟通协调、请示汇报。

可以看到，这些工作包括：做表单、统计数据、核对数据、外出现场办理业务、电话邮件当面沟通。也有额外发生的工作，比如：体系审核时，要提供各种相关的人事数据，此时会比较忙碌，需要加班。

工作较多时，可能无法及时办理社保公积金等，有些员工就会来质询、“吵架”。人事专员干了一天活，碰到这种负面情况，会影响心情。由于Excel表不熟练、公式链接错误、数据不对，被主管、部门领导批评，也是常有的事。社保大厅、公积金中心的工作人员态度不好，排队人很多，导致心情很差，也是常有的事。相关岗位人员、薪资专员、财务部人员、车间人员、外地销售等，一部分人的性格不好、脾气很大、做事风格很牛、说话很拽，人事专员被“欺负”，也经常发生。对于这些情况，人事专员应调整自己的心情，积极面对。

此外，人事专员还要做好工作周报、月度总结、半年总结、年度总结等文字性工作。也要走OA报销自己的发票，或者领导的发票。

人事专员的目标是晋升为人事主管，或者平调为其他专员。这将面临更复杂的问题，或陌生的工作模块，我们将在后面章节中继续探索。

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