怎么优化间接采购工作（让人头疼的间接采购）

一个做采购总监的朋友分享了这么一个案例：

他曾就职于浙江某民营企业，一次，开发区领导带团到该公司调研。上午临时通知，下午1点，开发区领导到达，行政安排接待。

领导一行10多人，车间参观，会议室交流等调研顺利进行。可是调研已束了，接待用的水果还没有买回来，会议现场的尴尬不言而喻。

事后采购复盘工作，问题出在了公司采购流程规定上：接待用品的采购审批权限是老板娘，当天正好不在，也没有联系到。

这是一个非生产性物料采购的失败案例，其实类似案例在企业采购过程中时有发生。

今天可能是没有及时买到接待用品，明天可能就是购买的物品质量出了问题，后天又可能出现设备配件短缺造成生产停滞……

造成以上问题的原因是多方面的：有的企业管理流程不完善；有的企业重视程度不足；有的企业采购人员能力不足。

不管怎样，出了问题，采购就避免不了要承担责任。所以，我们就应该通过制定非生产物料采购策略，完善采购流程，提升采购人员的管理能力，从而保证交付及时、质量合格，运营风险规避。

非生产性物料的相关概念：

首先我们来说一说非生产性物料的相关定义：

直接采购：用于产品生产及销售的物料与服务购买，服务于外部客户，也叫生产性采购。如原材料、产品包装、物流服务等。

间接采购：支持产品生产及销售，以及维持企业正常运营的物料及服务的购买，服务于内部客户，也叫非生产性采购。

如：行政采购、市场活动类采购、设备设施采购、HR服务类采购等。

MRO：是英文Maintenance, Repair & Operations 的缩写。即：Maintenance维护、Repair维修、Operation运行 (MRO)。通常是指实际的生产过程不直接构成产品，只用于维护、维修、运行设备的物料和服务。MRO是指非生产原料性质的工业用品。

接下来我们来看一下非生产性物料的分类：

基于功能分类：办公用品、办公家具、广宣POP、MRO配件、设备、生产辅料、劳保用品、办公软件、广告、差旅等。

基于管理分类：根据采购的金额或难易程度进行ABC分类等。

总之，除了用于产品生产之外，所有的花钱购买行为都可以包括在非生产性物料采购的范畴。

非生产性物料采购的困难点与重要性：

困难点很多，简单归纳为以下四点：

1、采购复杂度高：采购金额小、品种多、服务部门多、需求不明确、交期短。

企业非生产性物料采购，一般只占总采购金额的10%，采购品种根据企业的大小，少则上千种，多则上万种。

这些需要采购的物料，几乎来自所有部门，例如办公用品，每个部门，每个人都需要。

既然需求来自各个部门，每个人，大家提出的需求也就五花八门。需求的质量标准不统一，需求数量各异，交付时间可能都是迫在眉睫。

2、采购人员能力偏弱：简单理解为花钱买东西。

由于对非生产性物料采购的重视程度不够，企业配备的采购人员能力普遍偏弱，新手小白居多。

个别企业或企业的个别采购业务直接分散在各使用部门，对采购的规范性更是难以落地。

由于采购人员对所采购产品的技术知识掌握偏低，尽管运用了各种比价、招标等策略，相对成本仍然居高不下，采购回来的产品质量参差不齐。

3、部门间的协同差：使用部门的抱怨，采购部的忙乱。

采购人员天天忙于询价比价，按流程做事，使用部门提了采购申请就想拿到产品，需求部门有时候也没有交代清楚需求是什么。

4、供应市场的不确定性：品质、交付、成本、风险难以把控。

非生产性物料的多品种小批量，必然带来大量供应意愿不强的供应商，供应商的能力自然良莠不齐，质量、成本、交付的平衡就尤为重要。

如果对接多家中小型供应商，劣品假货很有可能充斥市场，总拥有成本高，风险管控不足。非生产性物料采购重要性不言而喻，如果做不好，企业运营效率必然低下。

供应链的最大挑战是复杂度，而非生产性物料采购则是管理复杂度的极端体现。企业现实的难题是既要满足采购价格品质及交期的要求，还要控制风险，提升效率。

1、内部满意度影响企业运营效率

非生产性物料采购涉及到所有部门，一旦管理不善必然导致组织间协同效率变低，企业运营效率不高。提升组织间的协同，必须做好非生产性物料的采购。

2、物料质量、交付影响企业运营效率

这一点不难理解，一旦设备所需配件出现质量问题，交付不及时，结果就是设备停用，相关运营停滞，其影响远不止效率这一方面。

3、广宣物料对企业的影响更是难以用金钱来衡量

某企业采购了一批五一节的广宣POP物料，结果市场部与采购沟通过程中，出现失误，发往市场的POP物料宣传容量的都是3L产品，而产品供应端准备的全部是容量5L的产品。

此次工作沟通不到位，POP广宣物料提前宣传了3L产品，造成了市场大面积的缺货，销售旺季缺货给公司带来了巨大的损失。

从以上这些可以看出，非生产性物料采购的困难点很多，基于其重要性，采购有责任、有义务重视起来，通过采购管理的有效性，提升企业运营效率！

随着互联网的发展，一些大型企业逐步实施数字化采购，工厂制造也走向中国制造2025，在这些采购创新的发展过程中，涌现出一批非生产性采购的优秀企业。

某家电企业的数字化采购：

该企业之前的IT化应用一直走在行业前列，2019年初接触如火如荼的数字化采购，并于4月份与某数字化项目公司签订实施协议，19年底成功上线。实现了办公用品从个人需求到供应商配送的数字化管理过程。

办公用品使用定时不定量配送，使用人在线根据自己需求，提交申请，在线自动汇总订单下达到供应商平台，每月固定15日，供应商将产品配送的需求部门。

平台自动生成结算数据到企业ERP，进行后续结算管理。平台实现整个过程数字化管理。

某汽车配件企业的设备采购：

2017年参观了昆山某汽车配件企业，目前该公司的自动化水平已经居于世界前列，公司基本可以定义为黑灯工厂了。

他们的机器人使用量自然非常大，机器人的质量同样也决定着企业的运营效率。他们的两个做法影响深刻：

一方面，在机器人选型上，老板说了，某品牌的比另一个品牌的好，但是好的贵了一点。这个“好”自然是考虑了机器人使用故障率的高低，而他们正是运用了贵买便宜用的策略。

另一方面，“在买设备时千万不要忘记备件”，记得《如何专业做采购》这本书中有这样一句话，印象深刻。

该企业老板不仅没有忘记备件的购买，而且还直接购买了延保，即每台机器人，直接购买了5年的使用，维修维护保养等。

5年内出的任何问题，供应商负责，因此在其车间里看到的，不是生产工人，而是设备的维保人员。设备运转保证了，生产运营自然高效！

所以，只要采购用心做，办法总比困难多。

采购策略与方法

那么，在工作中，我们应该如何去实施非生产性物料的采购呢？

一般有这几个采购策略和方法。

1、 分类分级

非生产性物料种类繁多，采购数量差异巨大，做好分类分级管理非常重要。

首先是物料分类，非常传统的就是根据物料的价值和供应难度进行四分的卡拉杰克模型，将物料分为杠杆产品、战略产品、瓶颈产品、一般产品。

基于不同种类的物料，选择合适的采购方案。

其次，是对物料进行分级，可以根据采购金额的大小对物料进行ABC分级。

例如，A类产品金额大于1万元，需要总经理审批；B类小于1万元大于1千元，由采购总监审批；C类小于1 千元，由需求部门审批。并且可以规定，大于1千元，采购部集中购买，小于1千元，使用部门自己确定。

再次，根据购买的数量和时间，将物料分为定量定时、不定量定时、定量不定时、不定量不定时四种采购模式。

一般情况下，定量定时的物料可能不多，但是我们应当尽可能把物料规定为定时不定量和定量不定时，坚决杜绝不定时不定量采购。

如果非得进行不定量不定时的紧急采购，就把它规定为领导特批流程。

2、 标准化和需求管理

标准化：实施物料规格的标准化，为不同的产品项目、夹治具或零件使用共通的设计/规格，或降低订制项目的数目，以规模经济量，达到降低采购成本的目的。通过物料规格的标准化，减少SKU数量，减少管理成本。

需求管理：使用部门提出的采购申请，可以从买什么、买多少、什么时候买、什么时候到、怎样得到五个方面进行分析。

采购首先要明确购买需求是什么。

例如：车间地板漆损坏，需要维修，可能提的需求就是一桶油漆，采购如果按要求买回来了，就可能出现还需要刷子等其他物料等。内部沟通不畅、内部损耗大、管理成本高。

这个案例购买需求应该是车间地板漆维护，而不是车间提出的购买地板漆。

而购买申请中，需要购买的物料也要进行标准化管理，严控SKU的增加。

3、 集中采购

将所有采购的职能集中到采购部门，通过规范与优化采购流程，处理好利益的再平衡，防止内部冲突。标准化产品的采购向单一供应商集中。

对于那些标准化、同质化同时又是竞争性的产品， 尽可能将采购集中到一个相对优秀的供应商，也就是发展单一供应商。这样就减少了供应商数目，将有限的采购资源向优秀供应商集中，可以获得更好的质量、价格、交货以及服务保证。

不同产品的采购向同一个供应商集中。

采购部门尽可能向同一个供应商采购不同的产品，也就是发展集成供应商。集成供应的结果可以节省交易成本，同时因为规模更大，也增加了采购谈判的力度，有利于获得更低的采购价格。

采购集中度越高，对于供应商的管理或者采购活动的监控也更加容易。

4、 TCO

总所有成本TCO (Total cost of ownership)是一种公司经常采用的技术评价标准，它的核心思想是在一定时间范围内所拥有的包括购置成本和使用成本在内的总体成本。

在某些情况下，这一总体成本是一个为获得可比较的现行开支而对3到5年时间范围内的成本进行平均的值。

TCO可以用买和用两个维度进行分类，最好是便宜买便宜用，其次选贵买便宜用，再次选便宜买贵用，坚决不贵买贵用，除非没得选择。

5、 供应商基地建设

基于所有部门需求品种多，供应商数量多，采购管理难度大，采购人员要做好供应资源的储备与整合。一些常用重要物料的供应商基地需要建设好，合适的供应基地是供应及时、质量稳定的保证。

例如：工程维修、基建维护等的采购可以集中和某一个专业的供应商谈判一个年度折扣价，做为长期合作供应基地。

通过实施以上的采购策略，可以逐步改善非生产性物料的采购管理，但是各项策略的有效落地绝对离不开制度流程的不断完善，采购人员能力的逐步提升。

1)建立完善的非生产性物料采购管理制度

制度是基础，流程是保障。采购人员要像爱护自己的眼睛一样爱护采购流程，严格执行采购制度流程，是采购管理实践的核心。

2)采购人员专业能力提升

采购人员要有能力选择供应商，确定价格，通过合同控制风险，有能力进行双赢谈判。通过专业采购四大核心能力的系统学习，系统管理实践，运用好上述采购策略，管理好非生产性物料采购。

总之，采购人员通过合适的策略运用，发挥自己的采购专业能力，不断完善企业的非生产性物料采购管理，让非生产性物料采购越来越完善，朝着卓越的方向去发展。

尽管非生产性物料的采购需求复杂度非常高，组织间的协同做起来也是困难重重。但是只要我们采购运用好策略方法，用专业能力一定会赢得认可。通过采购的影响力、领导力促进组织间的高效运营！

作者：Joycer，来源：宫迅伟采购频道

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