excel怎样批量分类计算小计(如何在excel中用两个字段进行小计)

在Excel中,可以使用“小计”、“数据透视表”和“公式”功能进行小计。您可以在原始表格中使用小计功能进行小计。它可以完成一个字段、两个字段或两个以上字段的小计,但在子合计之前排序,并且不灵活,不能完成复杂小计。如果使用数据透视表进行小计,则必须在小计前创建数据透视表。它功能强大,小计简单,可以聚合满足各种需求。该公式是灵活的,可以根据不同的标准小计,可以提取小计的结果,但公式是复杂的。本文首先介绍了小计的功能,然后介绍了其他两种小计方法。

将Excel中具有小计功能的操作分解为待选字段的小计,对小计结果进行复制、排序和删除。有时你可能会遇到这样的排序和小计是灰色的小计时,小计,是什么原因?让我们从讨论这个问题的小计开始。

一、 为什么排序、筛选和小计在excel中灰显?(Excel小计不可用)

1、点击列号H,选择列H,选择“数据”页签,排序、过滤、小计置灰;选择有数据的范围,排序、过滤可用,小计仍不可用;演示如图1所示:

excel怎样批量分类计算小计(如何在excel中用两个字段进行小计)(1)

图1

2、解决办法。右键单击表中的某个单元格,在弹出的菜单中选择“表→转换为范围”,弹出一个对话框,询问“是否要将表转换为正常范围”,单击“是”,则表将转换为范围,并提供排序、筛选和小计功能;处理步骤如图2所示:

excel怎样批量分类计算小计(如何在excel中用两个字段进行小计)(2)

图2

二、 如何在excel中进行小计

(一) 如何按一个字段在excel中插入小计

如果要按部门小计,请计算每个部门的“应付工资”。操作方法如下:

1、排序。点击列号B,选择列B,选择“数据”页签,点击“A→Z”图标,打开“排序警告”对话框,选择“扩展选择”,点击“排序”,B列按升序排序,同一部门连接在一起,方便同一部门小计;操作过程步骤如图3所示:

excel怎样批量分类计算小计(如何在excel中用两个字段进行小计)(3)

图3

2、小计。选择表中任意单元格,按住Alt键,按A键和B键一次(或选择“数据”页签,单击屏幕右上角的“小计”),打开“小计”对话框,在每次变动时选择“部门”,在“使用功能”中选择“金额”,在“增加小计”中选择“应付工资”,其他保持默认设置,单击“确定”小计各部门的“应付工资”;操作流程步骤,如图4所示:

excel怎样批量分类计算小计(如何在excel中用两个字段进行小计)(4)

图4

如何按一个字段在excel中插入小计“替换当前小计”用于用当前小计替换旧小计。“数据下方汇总”是指小计结果显示在每种类型的数据下方。例如,小计的结果显示在演示中每个部门的下方;如果未选中,则小计的结果显示在每种数据的上方。“组间分页符”是指将每组数据显示在一页上,例如按“部门”小计,则将每个部门的数据显示在一页上。演示如图5所示:

excel怎样批量分类计算小计(如何在excel中用两个字段进行小计)(5)

图5

提示:小计时,如果提示“Microsoft Excel无法确定列表或所选内容中的哪一行包含此命令所需的列标签。”,因为表中的标题行已合并单元格,请拆分合并单元格以解决此问题。

(二) 如何在excel中进行多个小计(如何在excel中对组进行小计)

如果要按“服装与城市”两个字段小计,请计算每个服装和城市的销售量。操作方法如下:

1、将“衣服和城市”这两个字段分类为“主键和次键”。选择表中某一单元格,选择“数据”页签,点击“排序”,打开“排序”对话框,选择“衣服”作为“排序依据”,点击“添加级别”添加条件,选择“城市”作为“排序依据”,点击“确定”,再按“衣服与城市”升序排序,操作过程步骤如图6所示:

excel怎样批量分类计算小计(如何在excel中用两个字段进行小计)(6)

图6

2、小计。选择表中的一个单元格,按住Alt键,按A键和B键一次,打开“小计”对话框,选择“每次换衣服”的“衣服”,其他保持默认设置,单击“确定”按钮,小计每种服装的“销售额”;再次按Alt键,分别按A键和B键,再次打开“小计”对话框,选择“每种服装的城市”变更时,不勾选“替换当前小计”,点击“确定”,则对各城市的销售量进行小计;操作流程步骤如图7所示:

excel怎样批量分类计算小计(如何在excel中用两个字段进行小计)(7)

图7

3、群组浏览。点击屏幕左上角的3,显示按“衣服和城市”小计的结果,点击2,只显示按“衣服”小计的结果,操作步骤如图8所示:

excel怎样批量分类计算小计(如何在excel中用两个字段进行小计)(8)

图8

三、 如何在excel中复制粘贴小计

1、单击屏幕左上角的3,仅显示小计结果。单击A1将其选中,按住Shift键,单击数据区域右下角的最后一个单元格D20,然后选择数据区域。按F5键打开“转到”对话框,单击“特殊”,在已打开的对话框中,选择“仅可见单元格”,单击“确定”,选择数据范围内所有可见单元格,按Ctrl C键复制;

2、单击工作表标签“小计结果”切换到工作表,按Ctrl V键,则只将小计结果复制到新表中,操作步骤如图9所示:

excel怎样批量分类计算小计(如何在excel中用两个字段进行小计)(9)

图9

四、 如何在excel中对小计排序

1、单击屏幕左上角的2只显示按部门汇总的结果,单击列号D选择列D,选择“数据”选项卡,单击“A→Z”图标打开“排序警告”对话框,选择“扩展选择”,单击“排序”,然后,小计结果按“应付工资($)”升序排序。单击屏幕左上角的3可显示所有内容,每行数据也将与小计结果一起排序。操作过程步骤如图10所示:

excel怎样批量分类计算小计(如何在excel中用两个字段进行小计)(10)

图10

2、如果按两个字段进行小计,则只能对第一个字段(即组的级别2)的结果进行排序。

五、 如何在excel中删除小计

1、选中表中任意单元格,按住Alt键,分别按A和B键,弹出“小计”对话框,点击“全部删除”,小计结果被删除,操作步骤如图11所示:

excel怎样批量分类计算小计(如何在excel中用两个字段进行小计)(11)

图11

2、提示:如果用“全部删除”不能删除,请关闭并重新打开Excel,然后再次删除;如果仍然不能删除,请关闭所有打开的Excel,然后重新打开;如果不能,请重新启动操作系统并尝试删除;如果仍然不起作用,请使用上面的“组浏览”方法仅显示小计的结果,然后按住Alt,选中一行小计的结果,注意不要选中隐藏的行,好的,右击它们,在弹出菜单中选择“删除”。

如果在Excel中不能用subtotal函数完成所需的小计,可以使用数据透视表和公式。有关详细信息,请参阅文章“使用透视表和公式按年、月、周分类汇总,并提取分类汇总结果”。

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