excel必学技术（为什么精英都是Excel控）

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今天，灵遥将为你带来一本新书，名字叫做《为什么精英都是EXCEL控》。

有别于其他EXCEL技术指南，在这本书里，你将看不到任何会在EXCEL运算中，用到的函数。

因为，在外资投资银行任职多年的作者熊野整看来，用好EXCEL，不仅仅是掌握炫酷的算法，而是，用最高效的方式，来告诉对方，这张表到底都说了些什么。

那么，如何做出一目了然、零失误和高效的EXCEL表格，让它成为你的工作利器呢？来和灵遥一起看看大神都是怎么做的吧！

01.一目了然的EXCEL：表格做得够漂亮，才值得信赖

统一的EXCEL格式，是备受商业人士的推崇的。

一方面，统一的格式，能够便于团队成员的阅读和交流。

有别于Word和PowerPoint，我们在拿到一张EXCEL表格后，不仅需要知道一个具体的数值，还需要知道这个数字是怎么来的。如果团队里一人一套格式，那只会增加理解和交流的压力。

另一方面，关键数据一目了然也能够给合作方留下一个注重细节、靠谱的好印象。

毕竟，谁也不希望自己的合作方，在开会时，嘴里不停地说着「等一等，我再找找，这个值……嗯，应该是这个值……」

所以，如果你希望提升工作中的效率，那么，请记得统一EXCEL的格式。

那么，在格式上都有哪些小窍门呢？作者结合了自己的日常工作经验，为我们总结了10点建议，供参考。

第一 ，把行高设为18。

如下图所示，EXCEL的预设行高一般为13.5。用这样的行高来制作表格，会让行与行之间没有间隙，看起来很拥挤。

图 | 《为什么精英都是EXCEL控》

因此，正确的做法是把行高统一为18，让文字的上下多出一点空间，使得整个表格呈现出简练的风格。

第二个，是统一字体。

如下图所示，当字体是Times New Roman时，即便很好看，也因为数字线的粗细度不一致，很不好阅读。这时，最好的做法，是改为Arial。

同理，中文字体也可以选择用「微软雅黑」来取代「宋体」，增加阅读舒适感。

图 | 《为什么精英都是EXCEL控》

除了限定字体外，让所有的文字保持同样大小，也能够极大程度地增加阅读的舒适感。

图 | 《为什么精英都是EXCEL控》

所以，如果有需要强调的内容，请用加粗或是固定颜色来实现，而不是调整字体大小。

第三个，是数字用千分位撇区隔。

如下图所示，数字要用千分撇标记出位数，来减少数数的压力。

图 | 《为什么精英都是EXCEL控》

第四个，是项目下的细项要缩排。

在EXCEL中，我们希望达到的目的，是让阅读者一眼看懂数据的含义或是计算方式。所以，遇到了小项目的时候，请向右缩进2格，方便对方的阅读。

图 | 《为什么精英都是EXCEL控》

比如，在看完了上面的表格后，因为作者很好地做了缩排处理，所以，我们能够一眼看出销售收入是「销售货量 x 单价」计算出来的结果。

第五个，是单位要自成一栏。

如下图所示，当我们把元、个、%等单位放在各栏目的后面，就会显得很凌乱。一旦单独列出，就会一目了然。

图 | 《为什么精英都是EXCEL控》

第六个，是同一组数据设定相同的栏宽。

看一下下面这张图，第一年、第二年、第三年属于同一个板块，所以，栏宽也要设置成相同宽度，来让整个表格看起来很整齐。

图 | 《为什么精英都是EXCEL控》

第七个，是表格框线要做到「上下粗、其余细」。

如果表格框线一模一样，就会导致重点不清楚，难以阅读。但是，如果调整为表格上下端使用粗线条，标示出表格的范围，中间用虚线画横线，就会很整齐。

图 | 《为什么精英都是EXCEL控》

第八个，是文字靠左对齐，数字靠右对齐。

文字和数字若是参差不齐，会阻碍阅读。但是，在选择对齐方式时，不是简单地设置就可以了，还得考虑从哪一端开始阅读。

比如，文字的阅读方式，是从左到右，而数字，则是从右到左：个、十、百、千、万、十万、百万、千万……如此计数。

图 | 《为什么精英都是EXCEL控》

另外，考虑到年份与数字的对应关系，第一年、第二年、第三年的对齐方式，最好也跟着数字靠右对齐。

图 | 《为什么精英都是EXCEL控》

第九个，是表格不要从B2，而不是A1开始。

一来可以看见表格上面的框线，二来表格的左边和上边会留有空间，无论是阅读，还是打印，都会很舒服。

图 | 《为什么精英都是EXCEL控》

最后一个，是在没有数字的位置上，填上N/A。这样，你便不用再去分神思考这个单元格究竟是要计算，还是不需要填入数字了。

02.正确无误的EXCEL：让工作0失误的3个原则和6个方法

接着，我们来看看如何避免EXCEL数据出错导致的返工。

首先，即便EXCEL可以完成复杂的计算，但是，在使用EXCEL时，也要努力做到简化计算流程，让任何人都能够秒懂。

其次，无论计算多么简单，也要彻底地执行检查工作。

最后，无论是什么样的表格，都要由团队成员来交叉检查，避免提交时出错。

除了这3个原则外，EXCEL的制作时，都有哪些技巧可以减少出错率呢？来和灵遥一起看看作者的建议吧！

第一，制作EXCEL时，请把计算式子和手动输入的数字分开 。

如下图中，把「本年度增加500个」单独放到一行，减少了解释这500是哪儿来的的时间。

图 | 《为什么精英都是EXCEL控》

第二，制作EXCEL时，算式越简单越好，最好是「这个格子」等于「这个格子 这个格子」。

比如，下图中的这个营业利润计算数字，用了一列中的4个格子，对制表者以外的人，实在是不太友好。

图 | 《为什么精英都是EXCEL控》

第三，为了便于同事的检查和客户的阅读，制表人可以额外地准备一张架构图，明确这张表格里都有哪些工作表，哪张工作表又是哪张工作表的计算结果。

图 | 《为什么精英都是EXCEL控》

这样，即便是一个新人，也不会在「这个表格是做什么的」问题上浪费时间了。

第四，是在准备架构图的同时，详细地标注某个数值的来源，或是背后的假设。

图 | 《为什么精英都是EXCEL控》

第五，是在检查时，养成每计算一次就检查一次，每个单元格都检查，计算时间 = 检查时间，这三个习惯。

一方面，你可以用F2键来查看计算公式。具体的操作方法，是点选有算式的单元格，然后再单击F2键。

图 | 《为什么精英都是EXCEL控》

另一方面，你要知道，单纯盯着一个数字看，也许并不能够发现错误。所以，你要用折线，来检查数字的变化。

举个例子，下图中的销售数据（第1年到第5年），你若是有画一张折线图，你便会发现，整个数据在第3年实现了一个较大幅度的增长，在其它年份，则都没有呈现出这样的趋势。

图 | 《为什么精英都是EXCEL控》

发现了这个问题后，你便可以拿着这张表格去问你的同事了。

第六，对大多数人来说，数字都是一个难以迈过的坎，尤其是在数字繁多，计算复杂时，稍有不慎，便会算错，然后拿出成倍的时间来修正错误。

与其这样，不如摆正心态，在一开始就留出足够的时间，仔细检查，制作出正确无误的Excel表格。

03.高效率的EXCEL：提升工作的「质」与「量」

最后，我们来聊一下，如何提升EXCEL计算的「质」与「量」。

首先，所谓的提升EXCEL运算的「质」与「量」，说的便是借由统整格式来减轻EXCEL的理解难度，加快EXCEL的理解速度。

一方面，你得彻底地遵循统一的格式原则和检查工作，来提升EXCEL的使用效率。另一方面，你得妥善地使用快捷键，来提升EXCEL的制表速度。

那么，使用EXCEL时，都有哪些好用的快捷键呢？来和灵遥一起看看作者的建议的。

第一类快捷键，是搭配Ctrl键的快捷键，常见的有复制Ctrl C，和粘贴Crtl V。

另外，用于设定格式的快捷键 Ctrl 1、全选工作表的Ctrl A、插入栏或行的快捷键Ctrl 「 」，也是你要牢记的。

图 | 《为什么精英都是EXCEL控》

图 | 《为什么精英都是EXCEL控》

图 | 《为什么精英都是EXCEL控》

第二类快捷键，是搭配Alt键的快捷键，有变更背景色彩的Alt - H - H、变更文字色彩的Alt - H - F - C、变更字体的Alt - H - F - F，和靠右对齐的Alt - H - A - R等等。

操作方法也很简单，连续按下这几个键位即可。

图 | 《为什么精英都是EXCEL控》

第三类，是其他。比如，F2就是一个可以用来检查单元格内算是的按键，而，F4则是一个可以重复作业的按键。

以上，便是全书的内容。

在这本书里，灵遥发现了一个道理：大神与普通人的距离，并没有我们想象中的那么遥远，他们没有长着三头六臂，也没有在智商上面，甩普通人好几条街。

你看到，他们做事时的干净利落，与其说他们有多聪明，不如说他们选择了一条正确的练习道路，然后，日复一日地坚持练习。

所以，如果你也想成为一个甩周围人一大截的人，不妨认准一点，拼命发力。

毕竟，Practice makes perfect！

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文 | 武灵遥，一位践行着「日读书一本，日更文一篇」的职业读书人，本文首发于个人公众号：书语人间（syrjjy)

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