用excel制作员工信息库（利用Excel制作员工卡）

你是否遇到这样的问题：公司为了加强企业管理，要制作一些员工卡。这种工作如果委托专业的设计公司，就需要花费不菲的费用，若自己设计也非常繁琐，特别是对于大量的员工卡打印工作。怎么办呢？

实际上，员工资料一般情况下都是存储在Excel工作簿中，我们可以在其中设计员工卡模板，然后利用Excel的一些函数以及其他工具，就可以实现快速打印员工卡了，而且可以根据公司安排，可以打印任意的员工卡！

工作证

下面就以利用某公司的“2018年度公司员工明细表.xlsx”为例，来介绍其具体制作过程。

启动Excel2007，打开“2018年度公司员工明细表.xlsx”，在其中员工个人信息存储在“员工信息明细”工作表中，而且在此表G列的“照片”中添加了每个员工的个人照片。

既然是制作员工卡，必须创建一个员工卡模板工作表，新建一个“员工卡打印”工作表，在其中按照一般员工卡的布局大小要求，在C2:E15单元格区域内输入员工卡的固定内容，如公司名称、徽标、姓名、部门、岗位等内容，其中存储员工姓名的单元格为E11，同时为此区域选择一种填充颜色。

由于需要在员工卡中添加员工个人照片，因此必须先在员工卡模板中新增加一个图片控件。单击图片控件时，单击顶部功能区下面的快速访问工具栏上的“控件”按钮，从下拉列表中选择“插入”选项，在弹出的“Activex控件”列表中选择“图像”控件，然后拖动鼠标在员工卡模板中的公司名称与姓名之间划出一个图像控件。

小提示：

如果在快速访问工具栏上没有显示“控件”按钮，可以使用鼠标右击快速访问工具栏，在弹出的快捷菜单中选择“自定义快速访问工具栏”命令，在弹出的“Excel选项”对话框中，从“从下列位置选择命令”列表框中选择“开发工具选项卡”，然后从下面的命令列表框中选择“插入控件”命令，然后单击右侧的“添加”按钮，单击“确定”按钮即可。

二、定义源信息表引用区城名称

由于在员工卡制作过程中，需要引用源员工信息表中的一些单元格区域，可以将“员工信息明细”工作表某些区域定义名称，包括员工姓名以及照片数据。

定义员工姓名时，单击“公式”菜单，从弹出工具面板“定义的名称”中选择“定义名称”按钮，在弹出的下拉命令列表中选择“定义名称”选项，然后在弹出的“新建名称”对话框中，在“名称”文本框中输入“员工姓名”，而在“引用位置”中输入员工姓名所在的单元格区域，如:=员工信息明细!$B$3:$B$14，单击“确定”按钮。

按照以上操作步骤，再新建一个重定义名称“员工个人照片”，在其引用位置中输入以下公式:=INDEX（员工信息明细!$G:$G,MATCH（员工卡打印!$E$11,员工信息明细!$B:$B，）），此公式的目的是使用MATCH函数，根据“员工卡打印”明细表中E11单元格显示的员工姓名，从员工信息明细B列中返回到相同的名字，并引用其在G列中所存储的照片。

小提示：

如果在某个工作簿定义名称较多，查找修改起来就比较麻烦，而通过Excel的名称管理器就可以完成所有定义名称的编辑、删除以及新建工作，启用“名称管理器”时，只要单击“定义的名称”中的“名称管理器”即可，刚才创建的“员工姓名”、“员工个人照片”均在其中。

三、制作员工卡

在前面工作的基础上，就可以通过应用函数，根据E11单元格中的员工类名，将“员工信息明细”表中每个员工的个人信息，导入到员工卡中的相应单元格中，从而实现快速制作员工卡。

由于需要在员工卡模板中的E11单元格中输入员工姓名，为了实现快速输入，可以利用前面编辑的定义名称“员工姓名”，采用下拉列表框式输入。

单击E11单元格，然后单击“数据”菜单，在随之弹出的“数据工具”工具面板中，单击“数据有效性”按钮，从弹出下拉命令菜单中选择“数据有效性”选项。在弹出的“数据有效性”对话框中，从“允许”列表框中选择“序列”选项，在“来源”框中输入公式“=员工姓名”，单击“确定”按钮。同时单击插入的图像控件，在其编辑栏中输入公式:=员工个人照片。

在存储员工部门内容的E12单元格内输入公式:=IF（ISERROR（VLOOKU P（$E$11,员工信息明细!$B$3:$G$14,2,FALSE））,””,VLOOKUP（$E$11,员工信息明细!$B$3:$G$14,2,FALSE）），此公式就是根据E11中的员工姓名，查找在员工信息明细!$B$3:$G$14中相同的内容，并返回到第2列中的内容，即部门名称，然后在下面的E13（岗位）、E14（性别）、E15（学历）单元格中分别按照以上模式输入相应的公式，只不过是修改一下前面公式中的列号即可，比如在员工信息明细表中“学历”是位于第5列，因此输入公式:=IF（ISERROR（VL0OK UP（$E$11,员工信息明细!$B$3:$G$14,5,FALSE）,””,VLOOKUP（$E$11,员工信息明细!$B$3:$G$14,5,FALSE）即可。

这样，当需要打印某个员工的员工卡时，只需要单击E11单元格，从弹出的员工列表框中选择相应的员工姓名，如李刚，其相应的信息以及照片就会自动添加到员工卡对应位置中，然后进行打印，从而完就成员工卡的编辑工作了。

实际上，上面的方法，不仅仅可以用于制作打印员工卡，而且可以应用在其它一些工作领域，比如打印成绩通知书、邀请函、毕业证等，关键是应用查找函数VLOOKUP以及判断函数IF，实现源信息工作表中的数据引用，从而使我们的很多繁杂数据处理工作变得简单起来，大大提高我们的工作效率。

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