财务软件系统初始化怎么操作 会计软件之系统级初始化

系统级初始化包括创建账套并设置相关信息、增加操作员并设置权限、设置系统公基础信息等内容。

一、创建账套并设置相关信息

（一）创建账套

账套是指存放会计核算对象的所有会计业务数据文件的总称，账套中包含的文件有会计科目、记账凭证、会计账簿、会计报表等。一个账套只能保存一个会计核算对象的业务资料，这个核算对象可以是企业的一个分部，也可以是整个企业集团。

建立账套是指在会计软件中为企业建立一套符合核算要求的账簿体系。在同一企业中，可以建立一个或多个账套。

（二）设置账套相关信息

建立账套是所有会计处理的前提。通常，账套的建立、备份和恢复等工作由系统管理员完成。建立账套时需要根据企业的具体情况和核算要求设置相关信息。账套信息主要包括：账套号、企业名称、企业性质、会计期间，记账本位币等。

1.设置账套基本信息

包括：账套编号，账套名称、账套数据存储路径、账套启用会计期间等。账套编号是一个账套在软件系统内部的识别代码。账套号不能重复。账套名称一般用来描述账套的基本特性，可以输入核算单位简称或用该账套的用途命名。账套号与账套名称是一一对应的关系，共同来代表特定的核算账套。账套数据路径用来指明账套在计算机系统中的存放位置，为方便用户，应用系统中一般预设一个存储位置，称其为默认路径，但允许用户更改。

二、管理用户并设置权限

用户是指有权登录系统，对会计软件进行操作的人员。管理用户主要是指将合法的用户增加到系统中，设置其用户名和初始密码，或对不再使用系统的人员进行注销等操作。

（一）管理用户

管理用户是指为每个用户确定用户名并设置密码等信息。每次注册或登录系统，都要进行用户身份的合法性检查。用户及权限管理提供了按照预先设定的岗位分工进行授权、分权功能，只有进行严格的操作分工和权限控制，才可能一方面避免与业务无关人员对系统的操作，另一方面对系统所含的各个子产品的操作进行协调，以保证系统的安全与保密。一般通用软件中，用户的增删以及权限设置的权力通常由系统管理员控制。系统管理员负责对整个电算化系统的管理以及重要环节的操作。

用户设置通常跟密码设置联系在一起。设置密码，一方面避免无关人员进入系统，另一方面也使不相容职务岗位人员做好相互牵制工作。新增加的用户必须被授权后才拥有对系统的操作权力。设置用户需要录入以下内容：用户编号、用户姓名、用户所在部门、用户密码。

（二）设置用户的权限

设置用户的权限是按照会计内部控制制度中不相容职务分工牵制的原理，对已设置好的用户所进行的权力分配。

在增加用户后， 一般应该根据用户在企业核算工作中所担任的职务、分工来设置用户对各功能模块的操作权限。在权限分配时，应特别注意授权、执行、审核、记录等不同性质工作的分工要求，把具有相互牵制作用的操作权限授予不同的操作员。通过设置用户权限，用户不能进行没有权限的操作，也不能查看没有权限的数据。

三、设置系统公用基础信息

（一）设置编码方案

设置编码方案是指设置具体的编码规则，包括编码级次、各级编码长度及其含义。其目的在于方便企业对基础数据的编码进行分组管理。设置编码的对象包括部门、职员、客户、供应商、科目、存货分类、成本对象、结算方式和地区分类等。编码符号能唯一地确定被标识的对象。

（二）设置基础档案

设置基础档案是后续进行具体核算、数据分类、汇总的基础，其内容一般包括设置企业部门档案、职员信息、供应商信息、客户信息、项目信息等。

1.设置企业部门档案

部门是指用户单位下辖的需要区别核算方法或具有相应管理要求的单元。部门是一个逻辑概念，其与单位内部实际的职能部门不一定一一对应， 甚至可以完全不同。

设置企业部门档案一般包括输入部门编码、名称、属性、负责人、电话、传真等。其目的是方便会计数据按照部门进行分类汇总和会计核算。

2.设置职员信息

职员是指参与用户单位的业务活动，且需要对其进行核算和业绩考核的人员。设置职员信息一般包括输入职员编号、姓名、性别、所属部门、身份证号等，其目的在于方便进行个人往来核算和管理等操作。

3.设置往来单位信息

往来单位包括客户与供应商：

1.设置客户信息是指对与企业有业务往来核算关系的客户进行分类并设置其基本信息，一般包括输入客户编码、分类、名称、开户银行、联系方式等。其目的是方便企业录入、统计和分析客户数据和业务数据。

2.设置供应商信息是指对与企业有业务往来核算关系的供应商企业进行分类并设置其基本信息，一般包括输入供应商编码、分类、名称、开户银行、联系方式等。其目的是方便企业对采购、库存、应付账款等进行管理。

4.设置项目信息

项目是指一个特定的核算对象或成本归集对象。企业需要对涉及该项目的所有收入、费用、支出进行专项核算和管理。设置项目信息，一般包括定义核算项目，建立项目档案，输入其名称、代码等。项目类别是指所设置项目的名称，如工程费用、业务费用等；而项目目录是指某一类项目的具体分类，如“工程费用”可分为“人工费”“材料费”“其他”等。

（三）设置收付结算方式

设置收付结算方式一般包括设置结算方式编码、结算方式名称等。其目的是建立和管理企业在经营活动中所涉及的货币结算方式，方便银行对账和票据管理和结算的使用。

（四）设置凭证类别

设置凭证类别是指对记账凭证进行分类，用户为了便于管理或登账方便，一般对记账凭证进行分类编制，但各用户的分类方法不尽相同，可以根据本单位的需要对凭证进行分类。

设置凭证类别是指对记账凭证进行分类编制。用户可以按照企业的需求选择或自定义凭证类别。系统一般提供 5 种常用的分类方式供用户选择：

1. 记账凭证；
2. 收款凭证、付款凭证、转账凭证；
3. 现金凭证、银行凭证、转账凭证；
4. 现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证；
5. 自定义凭证类别。

凭证类别设置完成后，用户应该设置凭证类别限制条件和限制科目，两者组成凭证类别检验的标准，供系统对录入的记账凭证进行输入检验，以便检查录入的凭证信息和选择的凭证类别是否相符。

通常在会计软件中系统提供的限制条件一般包括借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无、无限制等。

凭证类别的限制科目是指限制该凭证类别所包含的科目。不同类别的凭证，将受到不同的限制。比如，收款凭证借方必有库存现金或银行存款科目。在记账凭证录入时，如果录入的记账凭证不符合用户设置的限制条件或限制科目，会提示错误，要求修改，直到符合为止。

在录入凭证之前，应进行凭证类别的设置。已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别；若限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有的下级科目都将受到同样的限制。

（五）设置外币

企业在经营活动中不可避免地会涉及多种币种，为了方便用户对不同币种的业务数据进行记录和计量，在录入初始数据时，可选择不同的货币币种。

在会计科目功能定义中可以选择是否“外币核算”，选择所需的币种。设置外币是指当企业有外币核算业务时，设置所使用的外币币种、核算方法和具体汇率。用户可以增加、删除币别。通常在设置外币时，需要输入币符、币名、固定汇率或浮动汇率、记账汇率和折算方式等信息。

1. 币符和币名，即货币的惯例代码和名称；
2. 固定汇率、浮动汇率，即指定系统选择固定汇率还是浮动汇率；
3. 记账汇率，即经济业务发生时的记账汇率，对于使用固定汇率(即使用月初或年初汇率)作为记账汇率的用户，在填制每月的凭证前，应预先在此录入该月的记账汇率，否则在填制该月外币凭证时，将会出现汇率为零的错误。对于使用变动汇率( 即使用当日汇率)作为记账汇率的用户，在填制凭证的当天，应预先在此录入该天的记账汇率；
4. 折算方式，系统提供直接汇率法和间接汇率法两种折算方式。

在录入原币数额后，系统会根据预设的汇率自动将原币折算为本位币。这时系统也允许修改折算后的本位币数值。系统会将输入的各个币种的折合本位币进行试算平衡。

企业有外币的，要进行外币及汇率的设置。外币及汇率的设置与录入固定汇率或是浮动汇率有关。如果使用固定汇率，则应在每月月初录入记账汇率(即期初汇率)，月末计算汇兑损益时录入调整汇率(即期末汇率)；如果使用浮动汇率，则应每天在此录入当日汇率。

（六）设置会计科目

设置会计科目就是将企业进行会计核算所需要使用的会计科目录入到系统中，并按照企业核算要求和业务要求，对每个科目的核算属性进行设置。设置会计科目是填制会计凭证、记账、编制报表等各项工作的基础。设置会计科目，一般包括以下内容：

1.指定科目

指定科目是指选定库存现金、银行存款科目，供出纳管理使用，所以在查询库存现金、银行存款日记账前，必须指定现金、银行存款总账科目。

指定科目主要包括指定“现金科目”“银行科目”和“现金流量科目”等。完成了指定科目后，出纳管理的相关功能便可以执行。

如果指定科目已被制过单或已录入期初余额，则不能删除、修改该科目。如果要修改该科目，必须先删除有该科目的凭证，并将该科目及其下级科目余额清零，再进行修改，修改后还要将余额及凭证补上。指定的现金流量科目供定义现金流量表时取数函数使用，所以在录入凭证时，对指定的现金流量科目系统自动弹出窗口，要求指定当前录入分录的现金流量项目。

2.增加、修改或删除科目

系统通常会提供预置的科目，用户可以直接引入系统提供的预置科目，在此基础上根据需要增加、修改、删除会计科目。如果企业所使用的会计科目与预置的会计科目相差较多，用户可以根据需要在系统初始设置时选择“不预置行业会计科目”，可以自行设置全部会计科目。

增加会计科目时，应遵循先设置上级科目，再设置下级科目的顺序。科目编码、科目名称不能为空。增加的会计科目编码必须遵循会计科目编码方案。

修改或删除会计科目应遵循“自下而上”的原则，必须先从末级科目开始，即先删除或修改下一级科目，然后再删除或修改本级科目。修改或删除已经输入期初余额的会计科目，必须先删除本级及下级科目的期初余额，才能修改或删除该科目。

科目一经使用，即已经输入凭证，则不允许修改或删除该科目，只能增加同级科目，而不能为该科目增设下级科目。

3.设置科目属性

• 1.会计科目编码

系统中的会计科目由科目编码和科目名称两部分构成。其中科目编码是按照科目编码方案对每一科目进行代码定义。

其中，各级科目编码必须唯一，且必须按其级次的先后次序建立，即先有上级科目，然后才能建立下级明细科目。科目编码中的一级科目编码必须符合现行的会计制度。通常，通用商品化会计核算系统在建立账套时，会自动装入规范的一级会计科目。

在对会计科目编码时，一般应遵守以下原则：

1. 唯一性：每个编码必须唯一地标识每一个科目，不可重复。
2. 统一性：所有会计科目的编码标准必须遵守统一的编码方案 。
3. 扩展性：编码既要适应企业当前核算的要求，又要考虑将来企业业务发展的变化，在设计编码时应注意保留些空间，以方便将来科目的增减变动。

因为编码结构在初始化中已经设定，以后再改变将会有很大的风险，所以在进行科目设置时，对于每一个科目的类别、余额方向、外币核算、辅助核算等各项内容，也要进行正确的设置，否则会影响到某类会计业务的核算。

• 2.会计科目名称

科目名称是指本级科目名称，通常分为中文科目名称和英文科目名称。

在中文版中，必须录入中文名称：若是英文版，则必须录入英文名称。科目中文名称和英文名称不能同时为空。

从会计软件的要求来看，企业所使用的会计科目的名称可以是汉字、英文字母、数字等符号，但不能为空。其中一级会计科目的名称必须按现行会计制度的要求设置，二级及以下明细科目可以按照企业或单位的具体要求设置。

• 3.会计科目类型

按照企业会计制度规定，会计科目按其性质划分为资产类、负债类、共同类、所有者权益类、成本类和损益类共六种类型。用户可以选择级科目所属的科目类型。如果增加的是二级或其以下科目，则系统将自动与其一级科目类型保持一致，用户不能更改。

• 4.账页格式

用于定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。一般可以分为普通三栏式、数量金额式、外币金额式等格式。当科目有数量核算时，账簿格式设置为“数量金额”；当科目有外币核算要求时，账簿格式设置为“外币金额式”。

• 5.外币核算

用于设定该科目核算是否有外币核算。

• 6.日记账和银行账

用于设置科目是否有日记账、银行账核算要求。一般情况下，库存现金科目要设定为日记账；银行存款科目要设定为银行账和日记账。

• 7.数量核算

用于设定该科目是否有数量核算。如果有数量核算，则需设定数量计量单位。

• 8.科目性质(余额方向)

用于定义该科目余额默认的方向。一般情况下，资产类、成本类、费用类科目的余额方向为借方，负债类、权益类、收入类科目的余额方向为贷方。

记借方的科目，科目性质在借方；记贷方的科目，科目性质在贷方。一般情况下，只能在一级科目下设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同。已有数据的科目不能再修改科目性质。

• 9.辅助核算

辅助核算功能用于设置科目是否有辅助核算。辅助核算的目的是实现对会计数据的多元分类核算，为企业提供多样化的信息。辅助核算一般包括部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算等五种专项核算。

辅助核算一般设置在末级科目上。某一科目可以同时设置多种相容的辅助核算。

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