怎么样整理会议纪要(该怎么做会议纪要)

「会议」该怎么做会议纪要?

(本文来源于微信公众号“dop设计”,供于学习和交流,向原作者致谢,若有涉及到版权及内容问题请联系我将在第一时间处理!每天进步一点,就会离目标更近一步!)

本期来聊聊关于“会议纪要”的那些事儿,主要想解决下列问题:

怎么样整理会议纪要(该怎么做会议纪要)(1)

一.会议纪要是什么?怎么写?

设计交底会议结束之后,需要针对会议中各专业讨论的主体以及其结构,撰写一个会议纪要。

把设计交底会议过程中遇到的问题及解决方案进行一个归纳和汇总,如实地记录会议内容,这就是“会议纪要”。

“会议纪要”用什么方式去记?需要着重记录哪些信息?记录的时候有哪些要点需要注意?

从2个方面分析有关“会议纪要”的相关知识

一、会议纪要需要记录哪些信息?流程是怎样的?

会议纪要的主要目的就是如实地记录我们会议过程中所讨论的内容,那这里面就需要我们整理好会议相关的各类信息。

比如:这次参会的客户是谁?主要讨论什么项目?为什么要开这个会?这次会议想解决什么问题?等等。

主要可以分为2类(基本信息和主要讨论内容):

怎么样整理会议纪要(该怎么做会议纪要)(2)

会议纪要样板↑

1、会议基本信息记录(可分为7类):

  • a、客户名称
  • b、项目名称
  • c、目的(需要把核心目的写上,如:xx商业室内50%扩初设计汇报
  • d、地点(召开会议的地点
  • f、出席人与未出席人(全部写出来,并标注对应的公司
  • g、发送对象(直接标注“出席者及未出席者”即可

2、主要讨论内容记录(2个方面):

a、在正式记录之前,可以用一句话来总结一下我们本次会议的主要讨论内容,然后再展开具体的内容记录。

如:1.0 xxx发展总公司(简称甲方)以及参与项目的各个设计方xxx工程设计,xx设计,xx设计院等进行了xx商业精装50%室内扩初汇报,汇报获得了业主的认可。汇报会议中,xx设计详细介绍了商场室内50%扩初设计(材料方案,室内天花方案,铺地方案,平面优化调整等等)并与业主方以及各个设计方积极讨论所涉及到的内容,并得以确认。

b、总结完整体项目讨论概况后,我们就能记录详细的会议讨论信息了,可以用图文的形式进行表达

可以以问题→解决方案的方式进行记录:

如:1.1(序号)商场一层平面中,x轴—x轴处的卫生间位置有待优化,如下图:

怎么样整理会议纪要(该怎么做会议纪要)(3)

详细问题记录与解决方案↑

xx设计建议的平面调整方案:(会议讨论结果)

卫生间沿走廊开门中立面上可做暗门处理,原卫生间区域可做xxx用。若xx设计院中一层平面中有更合适的位置,请提出给与各方参考决议。

1.2 xx设计建议商场一层x轴—x轴处xx空间改为xx空间,便于服务办公楼和商场。

1.3 xx处风管宽度需压缩至最小值(xx设计院符合答复)

以此类推,把我们会议过程中的讨论内容及解决方案按照排序全部记录好,以便查阅。

二、记录中的(4个)注意事项

1、客观的、如实的记录会议内容。

2、内容调整后需明确后面的工作由谁来做、执行的明确时间。

3、我们还会在会议纪要的下面写一句话,保护自己:“以上所有内容,如有异议,请在两个工作日内给到回复,如果不回复,视会议纪要所有内容大家都是认可”。

这是为什么呢?

  • a、因为往往很多会议纪要人家不会去看,业主也不在意,反正你写就写了,但这个会议纪要里讲的内容还是很重要的。
  • 它是我们的一些结论,这些结论可能是会上在讨论完之后,业主在回避的,他不想担这个责任。
  • b、比如有的业主会说我没收到这个邮件,你什么时候发的,我怎么不知道?项目出现问题时就会推卸责任。这时候邮件的功能就会体现出我们什么时候发出来的。
  • c、但还有一种业主会说,你说是这么做,但我没同意,会议纪要是你写的,你凭什么说我同意?

这句话一出,业主就会紧张,有些人一看不说就是默认了,就会仔细看并且回复。所以会议纪要最大的作用就是保护自己,让各类工作可以明确和推进。

4、确保会议记录发送的及时性

会议纪要最晚不要超过2天,过了一星期你说会议纪要写好了,谁还理你啊?早已经是下一波事情了。

二.会议纪要一般由谁来写?

一般的会议纪要是会议的主持方写,谁主持会议谁写。

可以分成2种情况来分析各专业汇总或由深化方,设计方等独立记录都可以,只不过由我们写可以对我们比较有利)

1、从主持方角度看

如果是主持方来写,它一般会提一个要求,因为它不是纯专业的,或者说他只是一个项目管理公司,它就会要求:

方案设计师,你的内容你写,灯光你的内容的你写,几个人写好,汇总给我,我来汇总成一个东西,最后变成一个整体的会议纪要,发给业主,再看一遍有没有什么问题,如果2天没回复,没问题,这个就正式的发出去了,就是这样。

2、从深化方角度看(方案设计、项目负责人等等)

从深化设计的角度来说,会议纪要要我们来写。

a、中国的语言文字是比较多样的,平时可能会上在吵架,会议纪要里就可以写得很平淡,写成经会议讨论,经会议明确等等。

b、有些东西我们也可以往我们想要的方向去写,比如:会议纪要中写的是,这个事情在业主强烈明确下,其实会议中是业主是偷偷摸摸说好吧。

c、但事实还是事实,只是在事实上面加了一点点我们的情绪,强调的或者是弱化的内容。导致我们会议纪要出去的时候能够把我们的想法表达得淋漓尽致。

一般业主很少会去改会议纪要里的这些东西,他就会说这个结论对与不对,它不会去说这些。但是这些东西写进去,一旦有问题,要去讨论的时候,那对我们就比较有利。

所以我们就会叫我们的方案设计师也好,项目负责人也好,做这个事情的时候,我们自己做。回来当天连夜写完,第二天发掉。是这样一个状态。

今天关于「会议」该怎么做会议纪要?(本文来源于微信公众号“dop设计”,供于学习和交流,向原作者致谢,若有涉及到版权及内容问题请联系我将在第一时间处理!每天进步一点,就会离目标更近一步!)就分享到这里,希望对你有所启发,欢迎留言补充,大家一起探讨学习……

怎么样整理会议纪要(该怎么做会议纪要)(4)

,

免责声明:本文仅代表文章作者的个人观点,与本站无关。其原创性、真实性以及文中陈述文字和内容未经本站证实,对本文以及其中全部或者部分内容文字的真实性、完整性和原创性本站不作任何保证或承诺,请读者仅作参考,并自行核实相关内容。文章投诉邮箱:anhduc.ph@yahoo.com

    分享
    投诉
    首页