澳大利亚商务邀请函（在澳大利亚经商）

因为我们很多来澳洲的新移民，无论是投资移民，技术移民，工作签证，若跟澳洲的公司个人沟通，用电子邮件是非常常用的，那么怎么写好一封电子邮件呢？

“Respect the client by saving his time” ，邮件的三个基本宗旨是：效率、清晰、礼貌，在商务邮件交往中，重要的是清晰明确地表达自己的意思，方便收件人理解。

1.收件人

选择收件人时，要区分发送（To）、抄送（CC）、密送（BCC）的不同。发送（To）的人是要受理这封邮件的主要收件人，理应对这封邮件予以回复；而抄送（CC）的人只是需要知道这封邮件，而没有必要一定去回复；密送（BCC），即收件人不会知道你发给了BCC的人，一般情况下不会使用。

2.主题

首先邮件主题不能空白，要简短概括出邮件的内容和重要性，方便对方能够快速检索邮件、筛选垃圾邮件。邮件主题要简单明确，表达出内容的重要性，如果主题中有关键词需要突出，可以添加符号加以着重，例如【】，如果邮件紧急，可以在邮件开头注明【Urgent】字样。

3.开头称呼与问候

一封邮件如何开头，决定了它的语调，也会让收件人对你形成既定印象，同时也能决定对方是否会继续阅读。邮件怎样开头与收信对象是谁有关。在和陌生人第一次联系时，用「Dear XXX」作为称呼最为保险和正式。双方熟悉后，可以用「Hi」作为开头，如果想再稍微正式一点，后面可加上对方的姓，如「Hi Mrs. Smith, …」。当对某个群体发邮件时，可以用「Dear All」作为开头称呼。

4.正文

首先，写正文的时候要直奔主题，把最重要的事情放在最前面。内容应简明扼要，多用短句，避免文字中出现歧义，如果内容复杂，也可以通过图片、表格、链接等形式加以说明，尽可能让信息传达高效，尽量多去使用陈述语句，而少使用感情色彩强烈的词语。

5.结束

邮件的最后要对收件人表示感谢，比如结尾部分可用「Thanks again」来表达感谢。邮件结尾要有署名，一般用「Best regards、Sincerely」等然后另起一行加上自己姓名。

邮件设置的签名档也很重要，方便收件人找到你的联系方式，所以这里要清晰地标明你所在的公司、部门、职位、联系方式，字体可以比正文稍小。

其次，多用点少用面，避免多个大段的出现。一封通俗易懂的邮件，多会按要点进行分条叙述，1，2，3......言简意赅，逻辑清楚，以重要性和紧急程度排序。

最后，正文中的标点符号也是需要注意的，避免中英文标点混用，并且注意避免感情强烈的符号，比如感叹号。

6.附件

如果邮件有附件，正文里一定要有对附件的提示，并且要对附件有一定的说明，同时附件的命名也应概括文件内容。如果文件格式特殊，也有必要说明附件可用什么工具打开。附件的数目不宜超过4个，如果过多可以使用压缩包传输。

7.常用语分享

表达邮件的目的，一般用于正文开头：

I am writing to inquire…

I am writing in reference to…

I am writing to confirm/ enquire/ inform you…

Thank you for your email…

Thank you for reaching out to us regarding …

提醒收件人查看附件：

Attached please find the latest information on…

结尾感谢并期待对方的回信：

If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me...

Thank you for your time and consideration...

I look forward to hearing from you...

结尾落款

Sincerely,

Yours Sincerely,

Regards,

Best Regards/Best Wishes,