会议的八个细节（成功会议三部曲）

成功召开会议

作为会议主持人的角色是让团队更容易实现会议目标。让它变得更容易涉及到任务，比如让团队保持在正轨上，遵循议程，让每个人都参与进来，做出明智的决定，当然还有按照规范开会。

因此，在完成本文后，你能够开启并为有效的会议定下基调，确定使讨论保持正轨的技巧，描述鼓励参与的工具，以及描述在会议期间实现清晰沟通的技巧。

开始会议

那么，让我们开始进行引导。我们怎么开会议？我总是很早就到。如果是面对面的会议，我想先到那里，在每个人到达时向他们致意。如果是电话会议，我想先接通电话，这样我就可以打招呼，欢迎人们加入电话。

其次，在可能的范围内，你要设定并遵循准时出发的标准。它发出了一个明确的信息，你是认真的，有重要的工作要做，需要有效地利用时间，你不想浪费他们的时间。如果人们迟到了，并且看到会议已经开始，他们会得到你打算准时开始的信息。晚开始也意味着你需要从议程主题中削减一些时间，这通常是不好的。然后，一个友好的问候，作为欢迎，然后是一些关于当地商业或体育或天气的闲聊，是一个很好的方式，帮助人们在进入议程前的几分钟感到舒适。

就自我介绍而言，这一建议因团队类型和会议类型而异。如果团队成员没有变化，而且每次会议都有相同的人参加，那么就没有必要进行介绍。然而，如果是电话会议，我喜欢请所有在线的人打个招呼，以及他们从哪里打来的电话。它帮助每个人，包括我，把一个声音和一个名字联系起来。

接下来，我将陈述关键的会议结果。我回顾议程。我回顾了规范，特别是针对会议期间可能出现的一些问题的规范。具体来说，如果我知道在某个问题上可能存在冲突，我可能会在会议之前回顾我们关于冲突的规范。我问议程是否有变化或增加，然后我们开始。

保持讨论正常进行

在我多年来从与会者那里听到和听到的所有评论中，最大的抱怨是讨论偏离了轨道，结果是他们浪费时间，在会议期间几乎没有取得什么成果。三大时间浪费是话题迁移、放大和时间管理不当。

话题迁移

当一个不相关的话题，甚至是一个智力上具有挑战性的话题，可能比计划中的议程项目更有趣、更吸引大多数成员时，就会发生话题迁移。

你可以控制话题迁移，以下是一些对我有用的技巧。首先，你可以用一个随意但清晰的评论进行干预。比如，“看来我们已经偏离了预算修订的议程主题。让我们回来重新关注我们需要做些什么来修订预算。”

你可以直接用这样的话来解决转移问题：“我们现在正在讨论这个特定的研究方案，虽然这对一些人来说可能很有趣，但它让我们远离了如何修改项目预算这一重要问题。”

最后，你可以用类似这样的评论指出影响，“我必须指出，我们刚刚花了最后10分钟讨论客户投诉，这减少了讨论改变项目预算方法的时间。”

话题放大

在话题放大中，这里的一个议程项目对一些高度参与和感兴趣的团队成员非常感兴趣，他们似乎想没完没了地讨论它。与此同时，团队中的其他成员几乎没有兴趣，或者根本没有兴趣，因此，他们经常参与一些不正常的行为，比如旁白或查看电子邮件。

使用一些非常简单的工具可以限制话题的放大。首先，你可以让对这个话题非常感兴趣的小组在会议之外作为小组开会，推迟讨论，并在下次会议上汇报。我使用过这种干预，效果很好。

你也可以推迟会议的剩余时间；有时，如果小组成员同意在不超过15分钟内完成讨论，就可以这样做。你可以建议他们继续，而我们其他人休息一下，然后回到会议上。

通常你可以简单地把这个话题提到停车场。如果有时间，可以在会议结束后在停车场讨论项目。也可以将它们添加到下次会议的议程中，或作为行动项目提交给小组审议或个人。这些是我个人或团队非常喜欢的方法。

处理放大问题的最佳方法是在准备议程时避免出现问题。不要把只需要少数团队成员参与的话题列入议程；对于此类主题，请使用子团队。

时间管理不善

时间管理不善的两个最大问题是开始晚，而且没有按照议程上的时间估计进行。如果你的会议偶尔晚了五分钟，或者你花了额外的十分钟讨论一个话题，不要太担心。然而，当它成为你会议中的一种行为模式时，你就要开始担心了。

时间管理不善可以通过准时开始，并保持接近议程上的时间估计来防止。例如，我会这样说，“我们只剩下几分钟的时间来完成这个主题，似乎在选择东海岸工程公司作为我们项目的承包商方面正在形成共识。”另一方面，“看来我们今天不会达成协议，所以我要请加里和凯伦调查此事，并在下次会议上汇报。”

对每个议程项目使用现实的时间估计也很重要。通常这是让团队开始积极时间管理的原因之一。

最后，在会议期间注意时间，必要时推进讨论，提出潜在共识，或将项目移至停车场。

鼓励参与

如果你想增加吸引更多人参与的可能性，可以使用更多开放式问题。顺便说一句，这些问题问什么，什么时候，如何，为什么，不能回答是或否。我将在下一节中更多地讨论这些问题。

让它成为一个真正的问题，而不是以问题的形式隐藏的陈述，比如，“你们不认为我们应该延长参与者的注册期吗？”这不是问题；那是你的意见。

有时，你可能需要准备好泵，这意味着你需要通过实际向小组提供一些信息或提供一些选项来推动讨论。比如，“有人提出了一些想法，包括找到一个新的位置，改变位置，甚至重新开始。你们对这些选择都有什么感觉？”

最后，这对主持人来说至关重要，保留你的观点。促进的一般规则是，在分享你的观点之前，尽量从团队成员那里得到回应。通常这会导致更多的参与。我的经验是，在许多团队中，如果领导者通过提供自己的意见开始讨论，团队成员通常会觉得他们应该同意领导者的意见。

通过提出正确的问题鼓励参与

现在，让我们来看一些不同类型的问题，以及如何利用它们来鼓励更多的参与。正如我所说，一个开放式的问题是一个无法回答是或否的问题。所有优秀的促进者都必须能够有效地使用它，因为它往往会增加并吸引最多的参与。正如我所说，一个好的开放式问题从什么、如何或为什么开始。例如，这里有一个很好的开放式问题，“我们可以通过哪些方式解决这个问题？”

因此，封闭式问题可以回答是或否。例如，“我们是否应该继续当前的程序？”然而，你可以将一个封闭式问题与一个探索性问题结合起来，这将引发更多的参与，比如“那么，你为什么认为我们应该继续目前的程序？”

不管是哪种类型的问题，一个间接问题都会被简单地问到整个小组。例如，它对整个团队是开放的。

当您想向团队中的特定成员提出直接问题时，可以使用直接问题。比如，“罗纳塔，我们如何获得供应管理人员的支持？”你很少使用这种类型的问题，因为你不想让对方尴尬，把他们放在现场。现在，使用直接问题的最佳时机是当你拜访主题专家，征求他们的意见或关于他们专业领域的信息时。

重定向问题是一种将问题从你身上转移到另一位团队成员身上的技巧。当有人直接征求你的意见时，你会说：“丹妮尔在问我们应该如何应对营销策略的变化。安妮，作为我们的营销代表，你怎么看？”

接力问题是通过将问题发回整个团队来回答直接向团队负责人提出的问题的另一种方式。例如，“利塞特征求了我的意见，但你们中的许多人在这方面有更多的经验，所以你认为我们应该怎么做？”

正如我之前指出的，探测问题通常被用作另一个问题的后续工具，在这个问题中，你正在寻找更多信息。

最后，一个总结或寻求共识的问题就是这样。当你感觉到小组讨论即将结束时，你可以用一个问题来帮助小组达成一致决定。例如，“当我在听讨论时，我突然想到我们已经准备好向团队中添加一名研究科学家，对吗？”

鼓励安静的成员参与

好吧，让我们转到一个经常被问到的话题：鼓励沉默的成员参与。虽然这件事必须通过外交手段来处理，但如果处理得小心，这是可以做到的。以下是我使用的一些技巧。

首先，我寻找非语言线索。当有人向前倾，脸上似乎有疑问的表情，或者摇头表示同意或不同意时，你可以尝试这样的方式：“马里奥，看起来你有一个问题，或者你想在这个话题上补充什么。我想听听你的想法。”你在这里干什么？你为马里奥打开了大门，他可以选择加入讨论，也可以选择拒绝。

当一个安静的人提供一些信息或发表评论时，提供积极的强化会有所帮助。你的回答是肯定的，比如，“谢谢你在数据集成方面提出的深思熟虑的想法。”

你也可以问一个简单的问题。这可能是他们专业领域的事情。例如，“肖恩，我知道你在亚太市场营销方面有丰富的经验。请告诉我们，我们应该如何用这种新产品接近该地区。”

当另一位团队成员或我提出问题时，我有时会转过身，脸上带着友好的表情，直视安静的人，表示我有兴趣听到他们关于这个话题的意见。关键是你友好的表情。

你也可以给这个人一个行动项目，要求他们在下次会议上向团队汇报。但一定要在会后与他们核实，确保他们理解行动项目，并询问他们是否需要任何帮助。

最后，你还可以私下与此人交谈，表明团队需要他们的专业知识和投入，你希望看到他们成为贡献者。保持积极的态度，不要妄下判断。

最后要意识到，有些人在公共场合讲话并不舒服，但他们可以在其他方面帮助团队。

实现清晰的沟通

我们如何在团队会议期间实现清晰的沟通？以下是我们经常使用的一些技巧。首先，放慢语速，说出你的话，尤其是在一个多元文化的会议上。

尽量减少口语和俚语表达。例如，灌篮或绕着灌木丛打，或一块蛋糕，或把它们打到拳头，这些表达对一些人来说很难理解，当然，它们很难或不可能翻译。

使用多通道通信。例如，您可以通过打印文档、照片、幻灯片或原型来支持口头演示。

在我提供的企业培训中，我们花了大量时间练习听力技能，比如复述和总结。因为如果团队成员发表了你认为不清楚的声明，那么你的角色就是为团队重申。

总结协议很重要，因为你希望团队成员清楚地了解已经达成的协议，这样他们在离开会议时就可以清楚地理解，这是他们可以实施并与其他人沟通的事情，尤其是他们的经理。

最后，你要寻找缺乏一致性的非语言迹象。当你看到皱眉或疑惑的表情时，请演讲者或其他团队成员重复这些要点，或者你为他们总结一下。例如，如果你看到很多质疑的表情，你可以停止讨论，然后说：“好吧，现在让我们停下来，回顾一下计划的关键要素。”然后再问。“你们其他人怎么看？”

总结

因此，在阅读完本文后，您应该能够开启并为有效的会议定下基调，确定保持讨论正常进行的技巧，描述鼓励参与的工具，以及描述在会议期间实现清晰沟通的技巧

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