采购备货流程及注意事项（采购新人请注意）

赵远是新入职的采购新兵，月初在采购一批篷布时，在网上寻找了几家供应商，和现合作供应商对比后，感觉网上其中一家供应商的性价比挺高计划部要求的到货时间比较急，赵远没有仔细甄别，就签了合同，按照供应商的要求预付了30%的预付款结果到了交货期，供应商却怎么也联系不上了，赵远这才意识到被骗了，接下来我们就来聊聊关于采购备货流程及注意事项?以下内容大家不妨参考一二希望能帮到您!

采购备货流程及注意事项

赵远是新入职的采购新兵，月初在采购一批篷布时，在网上寻找了几家供应商，和现合作供应商对比后，感觉网上其中一家供应商的性价比挺高。计划部要求的到货时间比较急，赵远没有仔细甄别，就签了合同，按照供应商的要求预付了30%的预付款。结果到了交货期，供应商却怎么也联系不上了，赵远这才意识到被骗了。

赵远向公司法务部求助，法务介入后一查，此供应商是冒用他人的信息注册的，预付款无法追回。损失由赵远承担一半，分管领导承担一半，赵远不但损失了一个月的工资，还被公司给予通报批评。

职场即江湖，采购职场更是没有硝烟的战场。想起我刚踏入采购职场那阵儿，也是没少踩坑。根据我的亲身感悟及所见所思，我总结了以下几种采购业务中易遇到的坑，希望对初涉采购职场的朋友们有所帮助。

1、遭遇采购诈骗

就像上面所提到的，刚入职的赵远就遇到了采购诈骗，那如何识别并避免采购诈骗呢？

首先一定要在正规网站查阅供应商的注册信息，经营状态是否正常，涉诉情况如何也要了解清楚。

其次对新开发的供应商，没经过实地考察确认的情况下，付款方式最好定为货到验收合格后付款（验收后打款卸车也可以，一手交钱，一手交货）。

再次，对报价低于市场价幅度较大的新供应商，在沟通谈判中对其他条件能轻易让步，唯独在付款方式上要求款到发货，或要求支付较大比例预付款的情况，要特别警惕，往往有陷阱。

2、对新供应商审核不严，只重价格，对质量、交付把控不足

采购新人在接到采购指令后，按照流程开始询比价。在以销定产的订单模式下，物料采购周期通常是比较紧张的。每名采购都负有采购降本的任务，现行价格大都是多次谈判后确定的价格，在此基础上再想实现降本几乎是不可能的。采购新人往往会采取开发新供应商的方式来实现降本，公司也倡导多开发新供应商。

开发新供应商固然是一件好事，但是需要一定的时间和周期。不经过实地考察、小批量采购试用，就贸然将订单交由新供应商来执行是存在很大风险的。出现质量问题，轻者让步接收，重者需更换供应商重新下单，势必会造成交付延迟、供需双方纠纷，打出的预付款能否收回也存在较大风险。

针对此问题的应对策略、建议：

将开发新供应商的功夫下在平时，不要订单来了再临时抱佛脚，拿订单来开发新供应商存在很大风险，大概率会以失败收场。

涉及采购额较大、需频繁合作的新供应商开发时，尽可能要去实地考察，现场查验供应商规模实力、生产经营现状，不能满足于查看供应商发过来的资质证件等。

现场察看新供应商符合要求后，还要进行小批量采购试用，确认产品质量、交付能力后，可以分小部分采购量由新供应商来做，确认其质量稳定、交付有保证后再逐渐加大合作力度，切不可一上来就将订单全部交由新供应商来执行。

3、代收货款有风险

与供应商结算，按照要求应该是公对公打款，但有时供应商出于某种原因，会授权用私人账户接收货款，这种情形在贸易商性质的供应商群体中出现较多。代收货款有风险，我们公司一位采购就吃过这种亏。

这位采购看到供应商销售人员拿着盖了公章的授权书，未加核实，就贸然将货款打至该销售提供的个人账户上。谁知该销售因与其公司发生纠纷，在离职之前用伪造的公章、授权书套取了货款后跑路了。后来通过诉讼，总算是追回了损失，不得不说是一个深刻的教训。

遇到此类情形时，首先一定要核实授权书、待收款账户的真伪，可以给供应商公司（老板）致电核实真伪，确认无误后方可打款。

4、警惕供应商信息变更带来的风险

在采购业务中，有的供应商由于被收购、重组等原因，提出更名等信息变更请求，这里面有哪些潜在风险呢？

供应商被收购以后，主营方向、产品线有时会做大的调整，原本的拳头产品、主打产品存在被边缘化的可能，在后续的采购业务中，给交付、服务方面都带来很大变数。

采购在接到供应商信息变更申请后，一定要对供应商的产品经营方向、策略做认真核实，最好实地去考察供应商生产现状。发现供应商产品策略调整时，要早做打算，要尽快开发出新的备选、替换供应商。

5、要警惕试用期陷阱

李南新入职了一家公司采购，从事采购工作。入职两周后，HR代表公司与李南签订无固定期限劳动合同。考虑到一些采购入职没多久就辞职的现状，公司进一步拉大了试用期与转正后的薪资差距。试用期为六个月，试用期工资为转正后薪资的70%。

这家公司的做法违反了《中华人民共和国劳动合同法》相关规定。根据《中华人民共和国劳动合同法》第二十条规定：劳动者在试用期的工资不得低于本单位相同岗位最低档工资或者劳动合同约定工资的百分之八十，并不得低于用人单位所在地的最低工资标准。

除此之外，有的公司为约束新入职员工，要求将学位证、毕业证等证件交由单位保管，甚至要求新入职员工缴纳相关培训费用，在试用期内不为员工缴纳社保……这些做法都是违法的。

新入职的采购要想规避此类坑，一定要熟知《中华人民共和国劳动合同法》的相关内容。知法懂法才不会进坑、吃亏。

6、碍于面子，不遵守流程的坑

董斌在公司负责管件采购，一天接到公司销售梁经理电话，梁经理着急忙慌地说，客户急需一批非常规管件，按照正常程序，走完请购流程，再由计划部下达采购指令单至少需要一天时间，梁经理说客户工地上急用，因为是非常规，供应商不做备存，需现开模生产，能否先让供应商加班生产，随后再补齐请购单等手续。

董斌起初是不同意的，但耐不住梁经理的再三请求。小董给供应商打了电话，让供应商现在就开模生产。供应商很配合，一个夜班就将该批次管件生产完毕，小董想着用加急物流直发客户工地应该来得及。正在这时，梁经理又打来电话，说客户为降低施工难度，更改了局部施工方案，这批管件暂时不需要了。小董一听就头大了，供应商这边马上要发货了，你却说不要了，常规管件还可以劝说客户留作库存，非常规管件可怎么向供应商开口。

最后，通过协商，梁经理还是接收了这批管件，待以后有合适的订单再进行消化利用。

采购新人在业务中，经常会遇到内部需求部门“不按流程、不讲武德”的请购电话，要的时候火急火燎，有时恰恰计划赶不上变化。这种情况下，让采购很为难，有时为了顾及面子就掉进了坑。

针对此种情况的避坑建议是：

区分需求是不是真的十万火急，如果有缓和的空间，一定要让需求人员走请购绿色通道，快速将相关手续办好，再按照流程快速启动采购程序；

如果确实是客户特别着急，来不及走流程，一定要让需求部门负责人及分管领导签字确认，如果出现意外情况，非流程采购来的物料由需求部门接收、消化。

7、和供应商交往距离处置不当，让采购陷入被动

陈奇为人豪爽，不拘小节，特别喜欢交朋友，他在公司负责钢管、钢带采购业务。他不但与公司同事打成一片，给供应商处得也特别融洽。

供应商来公司谈业务，他甚至会自己掏腰包请供应商去小饭馆撮一顿。他去供应商公司考察，对供应商的招待也不拒绝。他心想，只要自己走得正、站得直，不贪不占，不做损害公司利益的事，就问心无愧，啥也不怕。

在一次大批量的钢管采购中，公司核价部门通过另寻供应商对比，陈奇报批总价比核定总价高出不少。公司领导平素就听闻陈奇和供应商经常吃吃喝喝、称兄道弟，此次大发雷霆，将陈奇调离采购岗位，去生产车间做一名操作工。

古人云，“瓜田不纳履，李下不整冠”。职场本就是一个是非场，采购更是一个极其敏感的岗位，做到自己问心无愧远远不够，让公司、他人认为你问心无愧才是关键。

采购在业务中，一定要有边界感，和供应商尽量杜绝工作之外的接触，必须要应酬的话，也要有部门领导或其他人一块参与方为妥当。

8、做事拖拉、没有条理让采购工作乱如麻

郑强在公司是出了名的慢性子，在工作中也是不紧不慢，做事没有条理性。他负责公司委外加工业务，将铁皮、挡环等物料交由供应商进行镀锌加工。

由于办事拖拉，没有条理，对委外加工的物料台账没有及时更新，导致半年下来，铁皮、挡环发出去的、回来的数量对不上，最后两名同事帮他整理糊涂账，实在对不上的差额物料，由郑强按照采购价格进行赔偿，并被调离采购岗位。

采购工作工作量很大，尤其需要清晰的头脑，好记性赶不上烂笔头，一定要及时将业务数据输入ERP系统，及时建立、更新自己的工作台账。杜绝拖拉、做事有条理不但可以提高工作效率，还不会出错。

9、结束语

都说吃一堑长一智，如果能吃别人的堑长自己的智，无疑是明智的选择。

愿这篇小文能助您把纷繁复杂的采购职场看得清楚一些，明白一些。

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