公文基础知识分析 重要阅读内容引导

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公文基础知识分析 重要阅读内容引导

公文写作中怎样规范使用专业术语

岳海翔

[解答] 公文中常用的专业术语，各有其特定的功用，实践中应特别注意把握如下三点：

第一，要真正弄清每一专业术语的确切含义，不可错用。上述诸种公文的专业术语，各有其特定的含义，由此而具有不同的用途。因此，公文写作中必须做到正确使用，决不能粗疏。例如何处应用“为荷”，何处应用“为要”，何处应用“为盼”，均有特定的使用要求。如果错用，就会影响乃至损害公文内容的正确表达。对此，应予特别注意。

第二，要严格区分各相近专业术语的使用界限，切忌混淆滥用。上述诸多公文写作专业术语，其在表层意义上极其近似，如不严加区分，使用时极易导致混淆，而这对公文内容的确切表达无疑是有害的。因此，必须予以充分重视。如“签发”与“签署”；“应该”与“必须”；“申请”与“申报”；“审核”与“审签”；“拟定”与“拟订”等等，这几组专业术语乍看颇为相近，但其各自的使用功能却有严格限制，不容随意滥用。否则，势必影响公文内容的准确表达。

第三，要根据不同的行文关系和职权范围，恰当选用专业术语。上述诸种专业术语的使用，在很大程度上取决于发文机关的职权范围和不同的行文关系。对上级机关的行文，在专业术语的使用上应当做到尊重、诚恳，如“妥否，请批示”、“以上报告如有不妥，请指示”等等；对下级机关的行文，在专业术语的使用上即应做到坚决、肯定，如“此令”“此复”“希认真贯彻执行”“特此通知”等等；对平行机关或不相隶属机关的行文，在专业术语的使用上应当做到委婉、谦和，如“盼函复”“为荷”“为盼”等等。对此，公文写作中如有忽视，造成错乱，就将直接影响公文的内容质量及其效用，甚至使行文目的和意图落空，招致不应有的麻烦或损失。

（作者系中国写作学会副会长，中国写作学会公文写作专业委员会常务副会长兼秘书长，中国公文学研究所所长、研究员）