产品升级更新历程 如何升级产品白皮书

产品白皮书，是企业对外发布的涵盖产品相关信息的原则性和指导性的文件。对外，基于企业的视角来向外界介绍某个产品的信息，作为产品上市前外界知道产品信息的一种标准说明；对内，明确公司内所有业务部门在传递某个产品的信息时所需要统一的口径，避免出现说法不一的情况。

一份合格的产品白皮书不仅是营销活动、辅助销售的有效工具，而且是支撑品牌形象、传播产品理念的良好载体。它既要具备解决方案的落地实践，也要涵盖产品功能的设计思路，以及符合政策趋势，或者顺应技术和理念趋势的独特观点，只有这样才能表现出产品的本质属性和内在逻辑，才能让人耳目一新。那么，《产品白皮书》该如何撰写呢?

如何定义

什么样的文件能被称之为“皮书”，可不是随随便便一个文件，因为封面是什么颜色就是什么颜色的皮书。要成为一册为人们所认可的皮书，该皮书内的文件须是具有权威的政府、社会或组织针对某一领域，用科学的手法观测、统计、分析后生成。只有具备了专业性、实用性、科学性等特质的文件或报告，才能是为人所接受和认可的“皮书”。那么什么是白皮书呢？

1.白皮书定义

白皮书从字面上解释为“拥有白色封皮的官方报告书”。 白皮书具有结构清晰、行文规范、文字简练、内容详实、事实清楚、立场明确、不带有文学色彩等特点。这类官方文书要求在印刷或网上发布时，做到排版简约、不作任何装饰、封面白底黑字。现如今在国内，白皮书可以是政府的报告书，也可以是政府或议会正式发表的以白色封面装帧的重要文件，也可以是一些企业单位官方发布的一种报告书。

2.产品白皮书

英文全称Product White Paper，是作为官方的企业对外发布的一份涵盖产品相关信息的原则性和指导性的文件。该文档是对某一个产品进行公开说明的企业官方文件。通过该文件，企业可以用一种正规的，规范的形式对产品进行发布说明。

3.白皮书作用

1.对公司而言

公司在发展变化中，总会面临着一系列的业务变化（如业务拓展和变更等）、产品迭代（如产品版本优化、功能上新等）、人员变化（如员工岗位变更、升/离职等），有序且系统的产品内容说明。可以帮助新任员工加快了解产品全貌，提升工作效率，降低犯错的概率。此外，有助于公司产品在原有基础上，开展有针对性地优化和升级，减少各类变化给产品本身带来的不利影响。

2.对产品经理而言

可以加强对产品各种逻辑细节、使用规则的掌握；快速排查产品问题，梳理异常分支，做好定位节省时间；熟悉老产品缺陷，在涉及新产品的设计时，可以更加全面地考虑问题。

3.对客户群体而言

在全面了解产品后，能更有针对性地寻找产品身上存在解决需求的功能和特性，提升客户对产品的利用效率。

升级原因

1.产品的需要

产品技术需要进步。每一个产品推出的时候，可以说在当时是先进的，但是在经过一段时间之后，技术在进步，如果产品不进步，那么很容易就会失去用户，不针对用户的需求进行相应的迭代，那么很快就会被其他的产品所代替。随着产品的打磨升级，原来的白皮书已不能完全展现产品的功能，产品的框图有很多内容已经发生了改变，因此需要进行产品白皮书升级。

2.宣传的需要

在品牌层面，通过白皮书可以提升品牌的知名度、权威性及打造企业的专业形象。这对于企业级服务来说是非常重要的，因为C端用户可能会因为一次打折促销购买产品，但 B端客户更多的是全方位考量产品的专业性，品牌的权威性等等。

3.项目的需要

软件类项目推进合作时，产品白皮书会作为介绍产品功能的基础资料发送给客户方。如果作为官方介绍类文件的白皮书不能抓住客户的需求痛点，在多个竞争者同时接洽的过程中很难脱颖而出，可能在初步接洽的过程中遭遇淘汰，甚至连参与投标的机会都没有。

升级步骤

白皮书是支撑对内业务的核心，其实就是将业务的逻辑、操作方式、业务标准等内容，成体系地传递给相关的业务人员，使其能够在工作过程中正确运用。具有官方权威性的白皮书到底如何升级呢？

1.前期的准备

从0开始写一本白皮书，可能听起来像“写作类项目”，但其实它更偏向于“构筑类项目”。完成白皮书，需要的不仅仅是笔力，还得有清晰的框架、条理、各部门良好的分工协作等。这一系列的动作，我们都需要在开始撰写之前进行筹备，使后续工作能够有条不紊地展开。

2.进度的管理

白皮书往往涉及的内容较多，需要多名成员协作完成。在分工完毕之后，各个协作部门的同时会领会自己的任务，开始撰写自己的部分。我们一定要在撰写完毕之前持续追踪并推进进度，使自己对撰写进度心中有数，也能及时对各个异常的进度做好干预。

3.内容的整合

多人协作撰写白皮书时，要注意每个人的行文风格，叙事风格都不同。白皮书作为后续业务的操作指南，一定不能太“精分”，太有割裂感。我们需要对所有的内容用统一的语言和视角进行梳理整合，使白皮书内容通顺，前后统一。

4.审核并敲定

在完成了撰写、整合之后，白皮书需要最终交付给相关部门负责人及此项工作的总负责人进行审核，汇总意见初步修改后，还需要经过有话语权领导的高层评审，只有通过审核才能宣发落地。在宣发完成后，我们需要对白皮书在各个业务部门的使用效果进行评估，以便进行后续的优化迭代。

注意要点

在撰写白皮书时，要注意条理清晰，清楚地表明中心思想，不可偏离主题。同时，要注意框架的逻辑感、图文结合、全文内容连贯。达到以上要求的文档，才是一个整体的文档。

1.框架逻辑性

在制定最开始的文档框架时，拟定的标题必须讲究逻辑性，总标题与大标题之间、大标题与小标题之间、小标题与小标题之间的各个层次，都要符合一定的逻辑关系，做到层次清晰。一般来说，文档标题与大标题之间具有领属关系，而各个小标题相互之间或是并列关系，或是递进关系，或是总分总关系等等。总之一条，不能彼此包容或者相互交叉，不能出现逻辑混乱、层次不清、相互包含等问题。另外，对各个小标题的设置，还要照应全文主旨，分清性质、轻重、主次，仔细考虑其排列次序，做到条理清楚、合乎逻辑。

2.图文相结合

白皮书通篇不能全是文字，要图文结合。全篇都是文字的话，不利于浏览者进行阅读，会潜意识认为很枯燥，不能坚持阅读下去。但要是图文结合的话，就会增强文档的趣味性。而且一些难以理解的事情，还可以通过图片引导的形式，使辅助阅读者明白其中的含义。框图要能概括、总结或是促进理解，不可是毫无意义的插图。

3.内容要连贯

白皮书的中心意思要明确，内容具有连贯性。一篇优秀的书面表达，除了要切中题意，不漏要点，言准确，简洁规范之外，还要行文连贯，流畅自然。所谓连贯，就是句子要有一个清晰的合乎逻辑的顺序转折要自然，结构要紧凑，一步步地加以叙述。

心得体会

产品白皮书属于产品使用类文档，使其通过产品文档掌握产品的功能使用，也就是我们常说的产品使用帮助，如果不搞清楚文档面向的对象，往往写出来达不到预想的效果。通过ESB、MDM、IDM、DAP四个产品白皮书的撰写，积累了一些经验，在此分为四个方面与大家分享。

1.条理要清晰

文档的条理清晰不仅让文档看起来比较顺畅，更让阅读者能够很清楚地理解。所以，下笔之前就应当知道白皮书内容大致分为几个大标题，大标题又细分了几个二级标题，然后在大纲的基础上，再进行详细的内容填充。大纲列出来之后，然后再来反复地添加、修改，排列顺序时要考虑逻辑顺序，要层层递进，逐级深入。

2.逻辑要严谨

产品类的白皮书不同于平常我们书写的文档类型，对于内容叙述的严谨性要求非常严格。因为它不单单是对这个产品的理解，它更是需要作为一个协作的载体让其他的同事同时使用，更可能成为其他同事工作方向的指引。因此，严谨是必须的。所以在满足了文档条理清楚的前提下，仔细斟酌、思考白皮书可能会出现歧义、漏缺的部分，反复修改白皮书成为一项必须的工作。

3.用词要专业

专业的用词不当可以帮助你提升白皮书的专业度，更可以帮助你提升效率，减少重复和不必要的沟通成本。既然是行业那就需要符合行业标准，使用专业的行业术语是一种职业化的表现，这样既可以很快和同事达成共识，又让别人觉得你很专业。当然，对于新手来说，如何掌握专业的用词，这就需要平时多看多读了。

4.格式要规范

对于一个IT行业从业人员来讲，规范化、流程化的工作模式是非常重要的。对于需要经他人手的白皮书来说，格式的规范与否是一个衡量你专业化程度高低的重要衡量标准。当然，说到这个规范，你在第一次写作之前就应该了解这个规范是一个什么样的规范。是行业规范？还是公司内部的规范？这取决于你所在公司或所从事项目的情况。数通畅联的产品白皮书需要遵循公司内部文档的规范。

实际上，升级白皮书并不是一件容易的事。平时需要多多进行知识积累，实际上知识管理就是输入→处理→输出的过程，大量的输入才能有高质量的输出。想写出质量较高的白皮书更需要深入了解产品的功能及实际应用的场景，将产品的使用与所应用的行业领域相结合，只有深入到业务中，才能撰写出质量有保证的白皮书。

在内容营销中，白皮书是一个令人又爱又恨的存在，因为制作白皮书，不仅需要内容创作能力，还需要强悍的框架思维、资源的支持与跨团队的协作，并不是一件容易事儿。但攻克难关之后，会发现撰写白皮书不仅能建立知识框架，将零碎知识变成知识网，还能拓宽认知边界，提升思维高度、广度、深度，是不断提高自我、挑战自我的过程。

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