如何进行审计管理（为什么文档管理是审计准备的秘密武器）

为什么文档管理是审计准备的秘密武器

对于任何组织，尤其是大型组织，维护必要的审计文档始终是一项挑战。如果在接受审核时没有有效的文档管理解决方案，您将需要艰难地查找以各种不同方式储存的纸质文档、电子文件和电子邮件。

未能向审计师提供该信息会使您的业务面临风险，包括对不合规的处罚，关键行业认证的丧失以及日常业务活动的中断。例如，如果您正在进行深入的财务审计，这项活动可能会占用您的整个财务部门两到三周的时间，应付和应收流程则会停滞不前。

准备审计

审计有多种形式，具体取决于您的行业和地理位置。例如，您所在国家/地区的税务机关可以审核您的财务合规性。您可能还需要接受社会保障审计，行业当局的审计和母公司的内部审计。

当您知道审计即将进行时，您有一个特定的窗口来准备审计员想要查看的信息。对于标准审核，您通常需要几个月的准备时间。如果您的文档尚未良好地组织，时间是不多的。在其他审计中，有某种类型的调查，审计时间可能会紧张。

一些公司与顾问合作，将正确的信息放在一起，例如聘请税务律师来帮助准备财务审计的会计文件。

以下是准备审计的一些常见步骤：1、准备信息： 使用电子文件时，您可能需要将相关文档放在DVD或外部驱动器上，收集和复印必要的纸质文档。

在这里，重要的是不要提供太多或太少的信息。自愿提供不要求的文件（例如授予审核员对您的归档系统的完全访问权限）可能会扩大不必要的审核范围。但是，如果您提供的信息太少，审核员可能会认为您正在阻止审计，并要求您提供完全访问。以德国为例，如果审计师认为您隐瞒了信息，他们可能会采取法律措施。

2、对电子系统设置访问： 根据具体情况，您可能还需要提供 IT 系统的访问权限。在这种情况下，您需要为审核员准备登录凭据，以便他们轻松访问所需内容，同时限制对审核范围之外的信息访问。

3、为审核员的需求做准备：最后，在审计过程中您需要给审核员提供帮助。如果他们计划在本地进行审计，他们是否需要您提供办公桌或计算机来访问您的系统？如果是远程审计，您将如何对他们提供数据的远程访问？

在这些准备工作中，你的目标之一是创造一个积极的、合作的氛围。毕竟，审计员是人，让他们的工作变得容易，很可能对审计结果产生积极影响。

为什么文档管理是您的秘密武器？

如果您没有数字文档管理系统，那么准备审计既耗时又令人伤脑筋。当您的纸质文档、电子文件和电子邮件存储在不同的孤岛时，查找必要信息所需的时间要长得多，并且会增加丢失重要文件的风险。

如果您没有标准化的文档存储过程，这些问题就会成倍增加。员工对于自己的设备，倾向于根据短期内使工作最简单来创建自己的归档系统。如果您查看两个人的计算机和电子邮件帐户，您往往会发现不同的文件结构。在整个组织中有无数的信息孤岛，其中任何一个都可能包含与审计相关的信息。

这就是数字文档管理非常有价值的地方。一个实施良好的系统基本上迫使所有员工以单一的方式将文档存储在单个集中式存储库中。例如，每当员工扫描文档或将电子邮件拖到文档管理系统中时，系统都可以提示他们使用元数据标记文档，标识它们与不同类型的审核相关。

当您需要为审计员准备信息时，只需为审计相关的所有文档创建一个筛选器。从那里，可以轻松快速地查看结果并将正确的文档导出到外部驱动器或DVD。或者，您可以只为审计员提供PC和登录凭据，允许他们访问这些特定文件。

最后，数字文档管理系统可以轻松准备所需的信息、设置文件的访问权限、满足审核员的需求，从而大大降低了审计失败的业务风险。由于您的财务部门在审计期间不会被束缚数周，因此有助于避免您日常业务活动的中断。

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